So schreibst du die perfekte Dankesnachricht für deine Hotelgäste

Was genau ist eine Dankesnachricht?

Eine Dankesnachricht – auch bekannt als Abreise-Kommunikation – ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, die Beziehung zu deinen Gästen zu pflegen. Es handelt sich um eine kleine Geste der Wertschätzung, die per E-Mail, SMS oder sogar als handgeschriebene Karte im Zimmer übermittelt werden kann. Sie ist mehr als bloße Höflichkeit: Sie hält die Verbindung aufrecht und lädt deine Gäste dazu ein, auch weiterhin in Kontakt zu bleiben.

Warum ist eine Dankesnachricht für Gäste so wichtig?

Bei der Vielzahl an Unterkunftsmöglichkeiten ist eine Dankesnachricht eine kleine, aber bedeutungsvolle Geste, um die Entscheidung deines Gastes, bei dir zu übernachten, anzuerkennen. Damit drückst du nicht nur Dankbarkeit aus, sondern stärkst auch die Bindung und schaffst Vertrauen – beste Voraussetzungen für einen erneuten Besuch.

Gleichzeitig bietet sie die Gelegenheit, nützliche Informationen nach dem Aufenthalt zu teilen – etwa Kontaktmöglichkeiten, Links zu deinen Social-Media-Kanälen oder ein exklusives Rückkehrangebot. Eine persönliche, aufmerksam formulierte Nachricht kann aus einem einmaligen Gast einen treuen Fan machen.

Best Practices für das Formulieren einer Dankesnachricht

Jetzt, da du weißt, weshalb Dankesnachrichten eine so große Rolle spielen, geht es darum, wie du sie überzeugend gestalten kannst.

Gäste mit Namen ansprechen

Sprich deine Gäste mit ihrem Namen an, damit die Nachricht persönlicher wirkt. Ein simples „Liebe/r [Name des Gastes]“ zeigt, dass du sie als Individuum wertschätzt – nicht nur als weitere Buchung. Grundsätzlich gilt: Je persönlicher die Nachricht, desto besser.

Wertschätzung klar ausdrücken

Im Mittelpunkt steht das Danke: Formuliere es am besten gleich am Anfang und ohne Floskeln. Lass deine Gäste wissen, dass du ihren Aufenthalt schätzt und dich darauf freust, sie in Zukunft wieder zu begrüßen.

Etwas mit Mehrwert anbieten

Überlege, einen Anreiz für die Rückkehr einzubauen, z. B. einen Rabatt für den nächsten Aufenthalt, einen kostenfreien Zusatzservice oder die Einladung ins Treueprogramm. Du kannst auch um eine Bewertung bitten oder zu einer kurzen Gästebefragung einladen.

Persönlich machen

Falls dein Gast einen besonderen Anlass gefeiert hat, gehe direkt darauf ein. Eine auf ihn zugeschnittene Nachricht – etwa ein Dank dafür, dass dein Hotel für den Jahrestag oder die Geschäftsreise ausgewählt wurde – zeigt deine Liebe zum Detail und verbessert das Gästeerlebnis.

Mit einer einladenden Schlussformel abrunden

Formuliere einen freundlichen Schluss und lass durchblicken, dass du dich jederzeit über ein Wiedersehen freust. Ergänze dabei Kontaktinfos und Wege, in Verbindung zu bleiben, z. B. per Social Media, E-Mail oder WhatsApp.

Mit diesen Best Practices stärkst du die Beziehung zu deinen Gästen, förderst Loyalität und bleibst positiv im Gedächtnis.

Lass die Nachricht vom Hotel- oder Empfangsmanager mit vollem Namen, Titel und Kontaktdaten unterzeichnen – das wirkt persönlich und verbindlich.

Vier Beispiele für gelungene Dankesnachrichten

Nun, da du weißt, wie eine gute Dankesnachricht aufgebaut ist, zeigen dir diese Beispiele, wie du sie individuell für dein Hotel gestalten kannst.

Einfache Dankesnachricht

Betreff:Danke für deinen Aufenthalt im [Hotelname]

Liebe/r [Gastname],

vielen Dank, dass du dich für das [Hotelname] entschieden hast. In [Ort] gibt es viele Optionen – umso mehr schätzen wir es, dass du bei uns warst. Wir hoffen, du hattest einen angenehmen Aufenthalt.

Wenn du einen Moment Zeit hast, freuen wir uns sehr über dein Feedback. Deine Rückmeldung hilft uns, besser zu werden und den bestmöglichen Service zu bieten. Du kannst deine Eindrücke in unserer kurzen Gästebefragung teilen: [Link].

Wir würden dich auch gern bald wieder begrüßen. Als kleines Dankeschön haben wir für dich diesen Promo-Code: [Promo-Code einfügen] – damit erhältst du 25 % Rabatt auf deinen nächsten Aufenthalt.

Wir freuen uns darauf, dich wiederzusehen!

Dankesnachricht mit Freunde-&-Familie-Rabatt

Betreff: Teile deinen Aufenthalt – und einen exklusiven Rabatt

Liebe/r [Gastname],

wir hoffen, du hattest einen großartigen Aufenthalt im [Hotelname] in [Ort]. Deine Meinung liegt uns am Herzen: Wenn du deine Erfahrung teilen möchtest, freuen wir uns über eine Bewertung auf Google, TripAdvisor oder Booking.com [Links].

Wenn es dir bei uns gefallen hat, warum nicht Freunden und Familie davon erzählen? Als geschätzter Gast erhältst du exklusiv 30 % Rabatt auf drei Übernachtungen für dich oder deine Liebsten. Verwende dafür bei der Buchung einfach den Code [Gutscheincode].

Wir freuen uns darauf, dich – und hoffentlich auch deine Freunde und Familie – bald wieder bei uns zu begrüßen.

Beste Grüße

[Name, Unterschrift und Kontaktdaten deines Managers]

Dankesnachricht mit Hinweis auf Direktbuchungen

Betreff: Buche deinen nächsten Aufenthalt direkt bei uns – und genieße exklusive Vorteile

Liebe/r [Gastname],

vielen Dank für deinen Aufenthalt im [Hotelname] in [Stadt]. Es war uns eine Freude, dich bei uns zu haben, und wir hoffen, du hattest eine großartige Zeit. Wir freuen uns über deine Rückmeldung und dein ehrliches Feedback: [Bewertungslink].

Reserviere das nächste Mal direkt über unsere Website [Link] und freue dich auf exklusive Rabatte und zusätzliche Leistungen. Direktbuchungen garantieren dir immer den besten verfügbaren Preis und weitere Vorteile – ganz ohne Umwege.

Wir freuen uns darauf, dich bald wieder willkommen zu heißen.

Herzliche Grüße

[Name, Unterschrift und Kontaktdaten deines Managers]

Dankesnachricht mit persönlicher Note

Betreff: Vielen Dank für deinen Aufenthalt im [Hotelname]

Liebe/r [Gastname],

es war uns eine große Freude, dich im [Hotelname] in [Ort] begrüßen zu dürfen. Wir hoffen, du hattest eine schöne Zeit bei uns und wünschen dir eine angenehme Weiterreise.

Um unseren Service stetig zu verbessern, würden wir uns sehr über dein Feedback zu deinem Aufenthalt freuen: [Link zur Bewertung/Feedback-Seite].

Solltest du wieder einmal nach [Stadtname] reisen, hoffen wir, dich erneut bei uns willkommen heißen zu dürfen. Wenn wir dir künftig in irgendeiner Weise behilflich sein können, erreichst du uns jederzeit per E-Mail, über unsere Social-Media-Kanäle oder telefonisch [Links].

Nochmals vielen Dank, dass du dich für uns entschieden hast!

Alles Gute und hoffentlich bis bald

[Name, Unterschrift und Kontaktdaten deines Managers]

Fazit

Wir haben gezeigt, warum Dankesnachrichten wichtig sind, welche Best Practices wirken und wie praxistaugliche Beispiele aussehen. Je klarer und direkter deine Botschaften, desto größer die Chance, dass Gäste zurückkehren.

Doch eine persönliche Dankesnachricht ist erst der Anfang. Wiederbuchungen und ein höherer Customer Lifetime Value (CLV) gelingen vor allem dann, wenn du Gäste auch nach dem Aufenthalt weiter begleitest. Weil Akquisekosten im Gastgewerbe hoch sind, zahlt sich kluge Kommunikation entlang der gesamten Guest Journey doppelt aus: Sie stärkt Beziehungen und macht deine Maßnahmen dauerhaft wirksamer.

Lade unsere Anleitung „Perfektionierung der Gästekommunikation“ herunter