Moderne Hotelrechnungen: von traditionell zu digital

Zum Bedauern aller gehört die Abwicklung der Rechnung zum Abschluss eines Hotelaufenthalts. Aber sie ist notwendig. Durch die Digitalisierung hat sich aber auch die Abrechnung in modernen Hotels verändert. Die Technologie hat einen entscheidenden Beitrag geleistet, um Rechnungsprozesse und Buchhaltung effizienter und transparenter zu gestalten. Das hat Vorteile für Hotelbetreiber und Gäste.

Hotelrechnung – Was ist das?

Wer im Hotel übernachtet, bekommt eine Rechnung. Auf dieser werden nicht nur die Übernachtungskosten, sondern alle Kosten und Gebühren detailliert aufgelistet. Die Ausstellung einer Rechnung basiert nicht auf Freiwilligkeit: In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Hotels ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus verschiedenen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften, unter anderem dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Rechnungen dienen nicht nur als Buchführungsinstrument für den Gast, beispielsweise zur Abrechnung von Spesen oder zum Absetzen von der Steuer bei Geschäftsreisen, sondern auch als offizielles Dokument für das Hotel, um Einnahmen zu dokumentieren und steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen. Sowohl Gast als auch Hotel bekommen so außerdem die Möglichkeit, die Posten zu überprüfen und bei Bedarf zu reklamieren.

Wichtige Elemente einer Hotelrechnung

Das muss auf einer Hotelrechnung stehen

Jede Hotelrechnung sieht anders aus, so wie auch die Abrechnung in Geschäften und Restaurants unterschiedlich aussieht. Aber einige Schlüsselelemente müssen darauf immer zu finden sein, damit sie rechtlich korrekt ist:

•       Hotelinformationen (Name und Anschrift vollständig)
•       Gastinformationen (Name und Anschrift vollständig)
•       Rechnungsnummer
•       Rechnungsdatum
•       Zimmerdetails
•       Erbrachte Leistung und Preis
•       zusätzliche Leistungen
•       Steuern und Gebühren
•       Zahlungsinformationen
•       Hotelstempel und Unterschrift.

Übliche Gebühren und Kosten / Steuern

Manche Gäste sind überrascht, wenn sie auf ihrer Rechnung abgesehen vom Zimmerpreis weitere Gebühren finden. Allerdings kann die Besteuerung von Hotelkosten je nach Land und Steuergesetzgebung variieren. Die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer), also die allgemeine Verbrauchssteuer aus Waren und Dienstleistungen, kennen wir in Deutschland und sind es gewohnt, sie auf allen Rechnungen zu finden. Das ist bei Hotelrechnungen nicht anders.

Dazu kommen aber teilweise noch lokale Steuern oder Tourismusabgaben sind häufige Komponenten auf Hotelrechnungen. Die können beispielsweise für Förderungen des Tourismus eingesetzt werden oder der Infrastruktur zugutekommen. Die genauen Steuersätze und Regelungen müssen gemäß den örtlichen Vorschriften berücksichtigt werden.

Automatisierte Rechnungen

Wie funktionieren automatisierte Abrechnungen im Hotel?

Die Digitalisierung ermöglicht automatisierte Zahlungslösungen, die sowohl für Gäste als auch Hotelbetreiber Vorteile bieten. Durch ins Management-System integrierte Zahlungssysteme können Transaktionen nahtlos und sicher abgewickelt werden. Das vereinfacht nicht nur den Zahlungsprozess, sondern spart auch viel Zeit und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf schönere Interaktionen mit Gästen zu konzentrieren.

Mit Mews Payments werden Routineaufgaben in der Abrechnung automatisiert. Rechnungsposten werden während des gesamten Aufenthalts in das System gespeist, unabhängig vom gewählten Buchungsweg oder Buchungsort. Zahlungen können mit einem Klick veranlasst werden und die Übersicht zu jedem Zeitpunkt der Guest Journey in Echtzeit abgerufen werden. 

Vorteile für den Gast

Die Gästebedürfnisse ändern sich, viele möchten flexibler und unabhängiger reisen. Dazu gehört nicht nur Check-in und Check-out, sondern alle Vorgänge während des Hotelaufenthaltes. Da die Abrechnung immer Teil einer Hotelübernachtung ist, bietet sich daher auch die Digitalisierung des Zahlungsprozesses an. Durch die Automatisierungen wird der Ablauf etwas unsichtbarer, wesentlich bequemer und bleibt trotzdem sicher. Bei der Bezahlung stehen den Gästen mehrere Varianten zur Verfügung, sodass jeder die für sich passende wählen kann.

Dabei ist eine solche Zahlungsabwicklung für Gäste nichts Neues. Durch Entwicklungen über die letzten Jahre und Jahrzehnte und dem Aufstieg von Fintech (Finanztechnologie) kennen wir das bereits aus dem Alltag. Der öffentliche Nahverkehr und Taxifahrten werden immer mehr auf digitale Zahlung umgestellt, Rechnungen kommen per Mail, unser geliefertes Essen bezahlen wir vorab digital und im Supermarkt kassieren wir uns an Selbstbedienungskassen ab und zahlen mit dem Handy. Derartige Zahlungsoptionen auch auf Reisen vorzufinden, sorgt weniger für Überraschungen als für einen Eindruck von Modernität.

Vorteile für Hotelbetreiber

Die Vorteile der digitalisierten Abrechnungen für Hotelbetreiber liegen auf der Hand. Zuerst ist da vor allem einer zu nennen: Automatisierte Zahlungen reduzieren Fehlerquellen. Falsch abgetippte Kreditkartenzahlen oder fehlerhafte Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Außerdem machen digitale Abrechnungen manuelle Schritte unnötig und ermöglichen so einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund – die lästigen Zahlungen werden unsichtbarer und die Gäste werden nicht ständig daran erinnert. Die Mitarbeitenden sparen Zeit, die sie wieder für die individuelle Gästebetreuung nutzen können.

Zudem bieten die Systeme durch die Integration von Zahlungen in das Property Management System effiziente Verwaltungen der Rechnungen. Sie können von überall aus eingesehen, angepasst und abgerechnet werden. Hat ein Gast einmal seine Zahlungsdaten hinterlegt, müssen sie nicht wiederholt eingegeben werden. Gleichzeitig stehen mit den Automatisierungen für Planungen enorm wichtige Analysen zur Verfügung. Ein klarer Mehrwert, wenn es um Kalkulationen und zukünftige Entwicklungen geht.

Überblick Finanzen und Wachstum

Als Hotelbetreiber sind Zahlen der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen. Es ist ein Muss, den Überblick zu behalten, die Zahlen zu analysieren und die Daten in Zukunftspläne miteinzubeziehen. Sie sind Grundlage für beispielsweise den Flow-Through, der als Indikator für die Profitabilität eines Hotels ist. Auch KPIs sind in der Hotelbranche zentral, wie der durchschnittlichen Tagesrate (ADR) und der Umsatz pro verfügbarer Raum (RevPAR), dienen als Grundlage für eine umfassende Analyse und Prognose für zukünftiges Wachstum.

Automatisierte Zahlungssysteme wie Mews Payments tragen also nicht nur dazu bei, Zahlungsprozesse zu vereinfachen, sondern auch zur Finanztransparenz, Marketing und Wachstumsstrategien.

Fazit

Die Hotelrechnung ist schon lange kein einfaches Abrechnungsdokument mehr. Es hat sich nicht zuletzt aufgrund der Digitalisierung zu einem Baustein der Transparenz und Effizienz entwickelt. Der Zahlungsprozess für Gäste wird durch Automatisierungen vereinfacht und Hotelbetreiber haben neue Möglichkeiten, ihre Finanzen und Leistungskennzahlen effektiver zu verwalten. Automatisierte Zahlungslösungen sind damit nicht nur ein Zeichen für Modernität, sondern tragen auch maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität von Hotels bei.

Sieh dir unseren Guide „Wir müssen über Zahlungsvorgänge sprechen“ an