¿Cómo crear la mejor carta de bienvenida para los huéspedes de tu hotel?

25 may 2023   •  5 min de lectura

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Agustina Lagos

carta de bienvenida hotel

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Hola Agustina, te escribo estas líneas para agradecerte el haber elegido mi hotel para tu escapada este fin de semana. Entiendo que necesitas despejar tu mente unos días, por eso he preparado esta sorpresa para ti.

Así empezaba la carta de bienvenida que me encontré sobre la almohada el día que llegué al hotel aquel fin de semana de primavera disfrazado de invierno.

Como al pasar, al hacer la reserva dejé caer que necesitaba desconectar unos días, o eso creo. Lo que no imaginaba, es que el director del hotel me dejaría una carta de bienvenida con una invitación para ayudarme a desconectar.

No olvidemos que un hotel no solo ofrece habitaciones, ofrece experiencias. Y una carta de bienvenida para tus huéspedes es el primer paso para que su experiencia sea inolvidable.

 

¿Qué es una carta de bienvenida de un hotel? 

De pequeña, cuando nos íbamos de vacaciones el día más emocionante para mí era el día que llegaba una carta de mis abuelos.  

Abrir el sobre era como un gran abrazo, la combinación de palabras todas ellas dirigidas hacia mí me hacían sentir especial.  

Una carta de bienvenida es un mensaje personalizado que enviará el director del hotel o su equipo a sus huéspedes cuando llegan al hotel. Puede ser escrita a mano o enviada por correo electrónico una vez que el huésped completa su registro. Aunque si me preguntas a mí, mis preferidas son las que se escriben a mano y las encuentro en la habitación ni bien entrar.  

Una carta de bienvenida a tus huéspedes es la mejor forma de decir que nos importa y que apreciamos que nos haya elegido.  

Abrir el sobre y leer su nombre, lo predispone de manera positiva y lo prepara para vivir una gran experiencia.  

Con tantas opciones de alojamiento que existen, debemos entender que lo más importante para atraer a los mejores huéspedes y ganarnos su confianza es ofreciendo experiencias personalizadas.

 

¿Por qué es importante enviar una carta de bienvenida a los huéspedes de tu hotel? 

Una nota de bienvenida es el primer paso para causar una buena impresión.

Si aún no envías cartas de bienvenida a los huéspedes en tu hotel, estas 6 razones te convencerán para empezar a hacerlo.

1. Ayuda a crear una experiencia personal

¿Sabes cuál es la palabra favorita que elige casi todo el mundo?

Su nombre propio.

Ver tu nombre en una carta de bienvenida ayuda a crear una primera impresión positiva.

Los mensajes de bienvenida ayudan a tus huéspedes a sentirse apreciados desde el momento en que entran a su habitación.

2. Proporciona información importante

Cuando llegas a un hotel por primera vez, quieres saber aquellos detalles que no son tan evidentes (porque el horario de check in y check out ya te lo enviaron en el mail de la confirmación de reserva). Lo que quizás no sepas es dónde se encuentra caja fuerte, cuál es la contraseña del wifi o cuál es el restaurante que no te debes perder.

3. Personaliza la estancia

Así era la carta que dejaron en mi habitación durante aquella escapada de desconexión, personalizada. Me dieron la sensación de que había sido escrita solamente para mí. Que alguien se tomó el tiempo para saber el motivo de mi viaje y hacer lo posible por mejorar mi experiencia en el hotel.

4. Establece expectativas 

Una carta de bienvenida permite a los huéspedes saber qué pueden esperar de su estancia. Como por ejemplo, qué productos encontrarán en la mesa del desayuno, cual es el horario del spa o cual es el tratamiento estrella que ofrecemos allí.

5. Crea una relación más personal

Puedes aprovechar una carta de bienvenida para pedir que rellene una encuesta o nos comente su experiencia al final de su estancia. También puedes compartir enlaces a tus redes sociales con una invitación para que publiquen sobre su estancia y utilicen tus hashtags.

6. Ayuda a vender más

Un mensaje de bienvenida es una excelente oportunidad para vender servicios adicionales.

Podemos ofrecer que reserven una mesa en el bar del hotel con solamente un clic, o que consulten a nuestro conserje virtual sobre los tratamientos que ofrecemos en el spa.

por que es importante enviar una carta de bienvenida a los huespedes

 

¿Cómo escribir la mejor carta de bienvenida para tu hotel?

Ahora pasemos a la parte práctica:

Siempre debemos ser coherentes con el tono de voz de nuestra marca, por lo tanto, debemos considerar utilizar el mismo tono en todas las comunicaciones del hotel. Si empleamos un tono formal, así será nuestra carta de bienvenida. En cambio, si solemos ser más informales a la hora de dirigirnos a nuestros huéspedes, podemos elegir un tono más relajado en nuestra carta de bienvenida.

Recordémoslo una vez más. Llama a tu huésped por su nombre, como “Estimada Agustina”.

Y si se trata de un huésped frecuente, optemos por empezar con: "Bienvenida de nuevo, Agustina”

Presentación

Preséntate y presenta a tu hotel agradeciendo al huésped que te haya elegido. Y si es posible, agrega unas palabras que lo hagan sentir que esta carta ha sido escrita para él. Si sabes el motivo del viaje, menciónalo junto con alguna idea para mejorar su experiencia.

Cuerpo

La mayoría del contenido de la carta de bienvenida puede dedicarse a información que el huésped necesita saber para disfrutar de su estancia. Podemos mencionar los eventos locales que se celebran en las inmediaciones, las ofertas especiales de su restaurante o avisar de que tenemos paraguas de cortesía en la recepción porque hay previsión de lluvia.

No debemos olvidar el mencionar información importante sobre algún cambio o reforma que se pueda estar produciendo en el hotel. Si la piscina va a estar cerrada durante toda la estancia, debemos hacérselo saber. Esto lo menciono porque me ha pasado. Y créeme, no fue tanto la decepción de no poder disfrutar de la piscina, sino, lo ridícula que me sentí con el bañador y el albornoz puestos frente a la puerta cerrada del spa. Solo me faltaba el flotador de patito para rematar la situación.

Despedida

Terminamos la carta deseándoles una estancia maravillosa. Y recordándole nuestra forma más directa para contactar con nosotros. También podemos añadir nuestras redes sociales para animarles a que te etiqueten en las fotos que suban.

 

Ejemplo de una carta de bienvenida para los huéspedes de tu hotel

Y con esto, aquí tienes lo que estabas esperando: una carta de bienvenida para tus huéspedes. Si te gusta, siéntete libre de utilizarla en tu hotel.

Querido [Nombre del huésped],

¡Bienvenido al [Nombre del Hotel]! Estamos emocionados de tenerte como nuestro huésped y queremos asegurarnos de que tengas una estancia excepcional desde el primer minuto.

Encontrarás una caja fuerte en el armario de la entrada, te invitamos a guardar tus objetos de valor allí durante tu estancia. También te hemos dejado almohadas y mantas extra dentro del armario frente a la cama.

Mañana te esperamos a partir de las 7 de la mañana para desayunar como un rey. Tenemos un buffet lleno de frutas de estación, una selección de panecillos y dulces caseros preparados por nuestro pastelero profesional, [Nombre] y una variedad de embutidos y productos de proximidad.

Nota personal: No te pierdas nuestro café latte ecológico.

Si tienes coche, el parking ubicado en la esquina más próxima suele tener plazas libres, no busques más.

¿Quieres un lugar para relajarte y disfrutar de un cóctel después de un largo día? Juan y José, nuestros recepcionistas más divertidos, te recomiendan El Oasis, un bar a la vuelta de la esquina del hotel.

Sabemos lo importante que es capturar momentos especiales, asi que te animamos a que compartas tus selfies al lado de nuestra piscina en las redes sociales. Nos encuentras como [nombre de la red social] y el hashtag [hashtag del hotel] 

¡Síguenos para inspirarte al sacar tus fotos! 

Si te bajas la aplicación del hotel [nombre de la aplicación] puedes comunicarte con tu conserje durante las 24 horas. También puedes marcar el cero (0) para hablar con la recepción.

Esperamos que disfrutes de tu estadía en el [Nombre del Hotel] y que te lleves recuerdos inolvidables.

Un cordial saludo,

Director general

Nombre del hotel

Conclusión

Una carta de bienvenida en más que un agradecimiento por habernos elegido. Es una nota con datos prácticos para que nuestros huéspedes puedan disfrutar de una experiencia 360 grados.

Tanto si la escribes a mano, como si la envías por correo electrónico procura hacerla lo más personalizada posible. Los huéspedes notarán la diferencia.

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Autor

Agustina Lagos

After 25 years working in hotels, Agustina now lends her expertise to the world of hospitality copy. When she's not crafting copy, she's travelling at any cost. And with her trusty pup Bruna by her side, she's always on the go, no matter the exhaust!

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