¿Qué es un folio de hotel?
Un folio de hotel (también llamado folio del huésped o folio maestro) es un documento que registra todas las transacciones financieras relacionadas con la estancia de un huésped. Es una cuenta en curso de cada cargo y pago, que se actualiza en tiempo real desde el check-in hasta el check-out.
Un folio estándar puede incluir:
- Tarifas de habitación
- Cargos por alimentos y bebidas
- Servicio de habitaciones
- Tratamientos de spa
- Uso del minibar
- Impuestos y tasas
- Historial de pagos y saldo pendiente
Los datos del folio se registran automáticamente en la mayoría de los sistemas de gestión de propiedades (PMS) modernos y constituyen la base de la factura del huésped cuando llega el momento del check-out.
¿Por qué son importantes los folios de hotel?
Una facturación fluida agiliza las operaciones y mejora la experiencia de los huéspedes. Al fin y al cabo, pocas cosas resultan más frustrantes para un huésped que encontrar cargos incorrectos al final de su estancia.
Los folios de hotel:
- Garantizan la precisión de la facturación al registrar los cargos en el momento en que se producen
- Agilizan el proceso de check-out al permitir tener todo listo y detallado
- Evitan disputas gracias a una total transparencia
- Refuerzan la confianza y la satisfacción, ya que a ningún cliente le gusta encontrarse sorpresas en la factura final
Además, simplifican el trabajo administrativo al coordinar a los departamentos de contabilidad, recepción y F&B con una vista compartida del gasto de los huéspedes.
Folio de hotel y factura de hotel: ¿en qué se diferencian?
Los folios y las facturas de hotel están estrechamente relacionados, pero no son exactamente lo mismo.
- Un folio de hotel es un registro dinámico y actualizado que recoge todas las transacciones del huésped en tiempo real desde el momento del check-in. Se actualiza de forma continua durante toda la estancia y el personal del hotel lo utiliza principalmente para rastrear y gestionar los cargos.
- Una factura de hotel es un documento final y legalmente vinculante que se emite al hacer el check-out. Incluye los datos fiscales y de facturación, la información de contacto del huésped, los números de factura y el importe final adeudado. Una vez emitida, no se puede modificar (salvo que haya un error en los datos de facturación).
Piensa en el folio como la cuenta en curso y en la factura como la cuenta final.
5 tipos de folio de hotel
Los folios tienen distintas características según el tipo de huésped o de reserva. Estos son los más habituales:
1. Folio de huésped
Es el folio estándar que se utiliza para registrar todos los cargos en los que incurre un huésped durante su estancia, como el precio de la habitación, los cargos del minibar, etc.
2. Folio de cliente externo
Se utiliza para registrar los cargos de personas que usan los servicios del hotel sin pernoctar, como un cliente local que cena en el restaurante.
3. Folio dividido
Permite dividir los cargos entre dos o más partes. Es ideal para viajeros de negocios cuya empresa solo cubre una parte de los gastos.
4. Folio de empleado
Registra los gastos del hotel realizados por su personal, como comidas en horario laboral o estancias en habitaciones.
5. Folio maestro
También llamado folio de grupo, consolida los cargos de varias habitaciones bajo una sola cuenta, lo que resulta ideal para eventos, reservas de grupo o clientes corporativos.
Cómo entender un folio de hotel
Un folio de hotel es, a grandes rasgos, una detallada cuenta de hotel que registra todos los cargos y pagos realizados durante la estancia de un huésped. Incluye la información del huésped y de la estancia, como el nombre, el número y tipo de habitación, y las fechas de check-in y check-out.
También encontrarás líneas con los detalles de cada transacción, incluidos los cargos por habitación, los gastos de restauración, el uso del minibar, los tratamientos de spa, los impuestos (como el de ocupación o el municipal) y los métodos de pago utilizados.
Al revisar un folio de hotel, es importante:
- Comprobar que las fechas de la estancia coinciden con la tarifa de habitación correcta
- Verificar que no haya cargos duplicados
- Asegurarse de que se han aplicado los descuentos o tarifas correspondientes
- Revisar si hay cargos no autorizados
- Confirmar que el saldo final sea correcto
¿Qué debes incluir en un folio de hotel?
Un folio de hotel claro debe incluir toda la información que tu huésped (y tu personal) necesitan para comprender rápidamente todos los cargos de un vistazo.
Datos del huésped y de la estancia
- Nombre del huésped
- Número de habitación
- Fechas de check-in y check-out
- Número de folio
- Nombre y dirección del hotel
Conceptos de las transacciones
- Fecha del cargo
- Descripción (por ejemplo, “Servicio de habitaciones - cena”, “Minibar - bebidas”)
- Cargos y abonos
- Saldo acumulado
Resumen
- Total de cargos
- Total de pagos
- Saldo final pendiente
- Método de pago utilizado al hacer el check-out
Cómo gestionar eficazmente los folios de hotel
Ahora que sabes cómo crear un folio de hotel, es el momento de descubrir cómo gestionarlos eficazmente para mejorar las operaciones, la experiencia del huésped y los ingresos.
1. Usa el tipo de folio apropiado
No todos los huéspedes son iguales, por eso es importante adaptar el tipo de folio a la reserva. Utiliza:
- Folios de huésped para clientes individuales
- Folios maestros para reservas de grupo o eventos en los que varias habitaciones o servicios se facturan a un único pagador
- Folios divididos cuando la cuenta debe dividirse entre varias partes
Un uso adecuado de los folios evita confusiones en la facturación y garantiza un check-out más ágil.
2. Automatiza los folios con tu software de recepción
La introducción manual de datos da pie a errores. Integra los folios con tu sistema de gestión de recepción, tu sistema de punto de venta (POS) y tus sistemas de contabilidad para automatizar el flujo de información y asegurarte de tener precisión en tiempo real. Herramientas como Mews permiten asignar cargos, procesar pagos y cerrar folios de una forma sencilla y fiable.
3. Forma a tu equipo
La eficacia de un folio de hotel depende del equipo que lo gestiona. Por eso, es fundamental contar con un personal de recepción bien formado y disponer de unos procedimientos operativos estándar (POE) bien definidos. Asegúrate de que tu personal conoce los flujos de trabajo de los folios, sabe detectar discrepancias y es capaz de explicar los cargos a los huéspedes cuando sea necesario.
4. Gestiona las expectativas de los huéspedes
Sé transparente desde el principio. Informa a los huéspedes sobre los depósitos, gastos imprevistos y qué está incluido en su estancia. Las sorpresas en el momento del check-out no ayudan a fidelizar clientes.
5. Utiliza los datos del folio para personalizar la experiencia
Los cargos desglosados no solo son útiles de cara a la contabilidad, también aportan información valiosa. Analiza los datos de los folios para saber qué gusta a tus huéspedes (y qué no les gusta) y usa esa información para personalizar tus futuras ofertas, ventas adicionales o ventajas del programa de fidelización. Utilizar datos reales no solo te permite personalizar la experiencia del huésped, sino también diferenciarte de la competencia.
Conclusión
Los folios de hotel son mucho más que papeleo: son fundamentales para ofrecer una experiencia de huésped profesional, personalizada y fluida dentro del sector hotelero.
Desde garantizar la precisión en la facturación hasta ofrecer mejores análisis del comportamiento de los huéspedes, gestionar correctamente los folios se traduce en check-outs más fluidos, clientes más satisfechos y operaciones más eficientes.
Y con un PMS moderno como Mews, los folios se gestionan prácticamente solos, permitiendo que tu equipo dedique más tiempo a lo que realmente importa: ofrecer un servicio natural y fluido.
Si estás pensando en cambiar de PMS, consulta la guía que te mostramos a continuación.
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