Tout ce que vous devez savoir sur les notes d'hôtel

Qu'est-ce qu'une note d'hôtel ?

Une note d'hôtel, parfois appelée note client ou note principale, est un document de référence qui répertorie toutes les transactions financières liées au séjour d'un client. Il s'agit d'un compte rendu détaillé de chaque débit et paiement qui est mis à jour en temps réel, du check-in au check-out.

Voici les éléments qui peuvent figurer sur une note standard :

• Tarifs des chambres
• Frais F&B
• Room service
• Soins spa
• Utilisation du minibar
• Taxes et frais
• Historique des paiements et solde impayé

Les données de la note sont saisies automatiquement dans la plupart des systèmes de gestion hôtelière (PMS) modernes et servent de base à la facture débiteur du client au moment du check-out.

L'importance des notes d'hôtel

Qui dit facturation sans erreur dit opérations fluides et clients ravis. Après tout, peu de choses sont plus frustrantes pour les clients d'un hôtel que des débits incorrects à la fin de leur séjour.

Les notes d'hôtel :

• Garantissent l'exactitude de la facturation en suivant les débits dès qu'ils surviennent.
• Accélèrent le processus de check-out en préparant et en détaillant tous les éléments à régler.
• Contribuent à prévenir les litiges en offrant une transparence totale.
• Renforcent la confiance et la satisfaction –  personne n'aime avoir de mauvaises surprises sur sa facture finale.

Elles permettent également aux agents de réception, aux employés du département F&B et aux membres du service comptabilité de consulter les dépenses des clients sur une seule et même vue partagée, ce qui simplifie grandement les formalités administratives.

Note d'hôtel et facture débiteur d'hôtel : quelle différence ?

Les notes et les factures débiteur d'hôtel sont étroitement liées, mais elles ne sont pas tout à fait identiques.

• Une note d'hôtel est un enregistrement dynamique et en temps réel de toutes les transactions des clients, dès le check-in. Elle est mise à jour en continu tout au long du séjour et est principalement utilisée par le personnel de l'hôtel pour suivre et gérer les débits.
• Une facture débiteur d'hôtel est un document définitif et juridiquement contraignant émis lors du check-out. Elle comprend les informations fiscales et de facturation, les coordonnées du client, les numéros de facture débiteur et le montant final dû. Une fois créée, elle ne peut plus être modifiée (sauf en cas d'erreur dans les informations de facturation).

Considérez la note comme la facture provisoire et la facture débiteur comme la facture finale.

Cinq types de notes d'hôtel

Selon le client ou la réservation, toutes les notes ne sont pas identiques. Voici les types les plus courants :

1. Note client

Il s'agit de la note standard utilisée pour suivre tous les débits engagés par un client pendant son séjour dans votre hôtel, par exemple, pour l'utilisation du minibar, etc.

2. Note non-client

Une note non-client sert à enregistrer les débits des personnes qui utilisent les services de l'hôtel sans y passer la nuit, comme un visiteur local qui dîne au restaurant.

3. Note séparée

Une note séparée vous permet de répartir les débits entre deux ou plusieurs parties. C'est idéal pour les voyageurs d'affaires dont la société prend en charge certains frais, mais pas tous.

4. Note employé

Les notes employé permettent de suivre les dépenses hôtelières engagées par le personnel, telles que les repas pris pendant le service ou les séjours en chambre.

5. Note principale

Une note principale, ou note de groupe, consolide les débits de plusieurs chambres sur un seul compte, ce qui est idéal pour les événements, les réservations de groupe ou les clients professionnels.

Comprendre une note d'hôtel

Fondamentalement, une note d'hôtel est une facture d'hôtel détaillée qui enregistre tous les débits et paiements effectués pendant le séjour d'un client. Elle contient des informations sur les clients et leur séjour, telles que le nom du client, le numéro de chambre, le type de chambre et les dates de check-in et de check-out.

Vous y trouverez également des lignes détaillant chaque transaction, y compris les transferts chambre, les dépenses F&B, l'utilisation du minibar, les soins spa, les taxes (telles que la taxe d'occupation ou la taxe de séjour) et les méthodes de paiement associées.

Lorsque vous examinez une note d'hôtel, il est important de :

• Faire correspondre les dates de séjour avec le tarif correct de la chambre.
• Vérifier qu'il n'y a pas de doublons de débits.
• S'assurer que les remises ou les tarifs corrects ont été appliqués.
• Rechercher les débits non autorisés.
• Confirmer que le solde final est exact.

Les éléments à inclure sur votre note d'hôtel

Une note d'hôtel claire doit comporter tout ce dont votre client – et votre personnel – a besoin pour comprendre tous les débits en un coup d'œil.

Informations sur les clients et le séjour

• Nom du client
• Numéro de la chambre
• Dates de check-in et de check-out
• Numéro de la note
• Nom et adresse de l'hôtel

Lignes de transaction

• Date de débit
• Description (par exemple « Room service – Repas », « Minibar – Boissons »)
• Débits et crédits
• Solde courant

Section récapitulative

• Total des débits
• Total des paiements
• Solde final dû
• Méthode de paiement utilisée lors du check-out

Gérer efficacement les notes d'hôtel

Maintenant que vous savez comment créer une note d'hôtel, il est temps de découvrir comment les gérer efficacement afin d'optimiser vos opérations, d'améliorer l'expérience client et de booster vos revenus.

1. Utilisez le type de note approprié

Tous les clients ne sont pas identiques, c'est pourquoi vous devez adapter la note à la réservation. Utilisez :

• Les notes individuelles pour les clients individuels.
• Les notes principales pour les réservations de groupe ou les événements pour lesquels plusieurs chambres ou services sont facturés à un seul payeur.
• Les notes séparées lorsque les frais doivent être partagés entre plusieurs parties.

Une utilisation appropriée des notes évite toute confusion en matière de facturation et simplifie le check-out des clients.

2. Automatisez vos tâches grâce à votre logiciel de réception

La saisie manuelle de données est source d'erreurs. Intégrez vos notes à votre système de gestion de la réception, votre système de point de vente (POS) et vos systèmes comptables afin d'automatiser le flux de données et de garantir leur exactitude en temps réel. Des outils tels que Mews facilitent l'attribution des débits, le traitement des paiements et la clôture des notes en toute confiance.

3. Formez votre équipe

L'efficacité d'une note d'hôtel dépend entièrement de l'équipe qui la gère. C'est pourquoi il est crucial de former le personnel de réception (contenu disponible en anglais) et de mettre en œuvre de procédures opérationnelles standard (SOP) clairement définies. Votre équipe doit comprendre les processus liés aux notes, savoir identifier les incohérences et être en mesure d'expliquer les débits aux clients, si nécessaire.

4. Définissez les attentes des clients

Faites preuve de transparence dès le départ. Informez clairement vos clients à propos des acomptes, des frais accessoires et de tous les éléments inclus dans leur séjour. S'il y a bien une chose qui ne booste pas la fidélité des clients, ce sont les mauvaises surprises lors du check-out.

5. Utilisez les données des notes d'hôtel pour personnaliser l'expérience

Les débits détaillés ne servent pas uniquement à des fins comptables, ils constituent également une source d'informations précieuse. Analysez les données des notes pour identifier ce que les clients apprécient (et n'apprécient pas) et utilisez ces informations pour adapter vos offres futures, vos upsells ou les avantages de fidélité. L'utilisation de données réelles vous aide non seulement à personnaliser l'expérience client (contenu disponible en anglais), mais également à vous démarquer de la concurrence.

Conclusion

Les notes d'hôtel sont bien plus que de simples documents administratifs : elles jouent un rôle capital pour créer des expériences hôtelières professionnelles, sur mesure et fluides.

Qu'il s'agisse de garantir l'exactitude de la facturation ou de mieux connaître les clients grâce à des données plus précises, une gestion efficace des notes d'hôtel optimise le processus de check-out, améliore la satisfaction client et renforce l'excellence opérationnelle.

De plus, avec un PMS moderne comme Mews, les notes se gèrent pratiquement toutes seules : votre équipe a donc plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte le plus : une hospitalité qui semble naturelle.

Si vous envisagez de changer de PMS, consultez le guide ci-dessous.

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