Was ist ein Hotel-Folio?
Ein Hotel-Folio – manchmal auch Gäste-Folio oder Master-Folio genannt – ist ein Stammdokument, das alle finanziellen Transaktionen, die zu dem Aufenthalt eines Gastes gehören, nachverfolgt. Es ist ein laufendes Konto für jede Abbuchung und Zahlung. Es wird in Echtzeit vom Check-in bis zum Check-out aktualisiert.
Ein Standard-Folio könnte enthalten:
- Zimmerraten
- Abbuchungen für Speisen und Getränke
- Zimmerservice
- Spa-Anwendungen
- Nutzung der Minibar
- Steuern und Gebühren
- Zahlungsverlauf und offener Saldo
Foliodaten werden in den meisten modernen Property Management Systemen (PMS) automatisch erfasst und bilden die Grundlage für die Rechnung des Gastes beim Check-out.
Warum sind Hotel-Folios wichtig?
Eine reibungslose Abrechnung führt zu problemloseren Betriebsabläufen und zufriedeneren Gästen. Schließlich gibt es nur wenige Dinge, die für Hotelgäste frustrierender sind als falsche Abbuchungen am Ende ihres Aufenthalts.
Hotel-Folios:
- Sorgen für eine genaue Abrechnung, indem sie die Abbuchungen nachverfolgen
- Beschleunigen den Check-out, indem sie alle Posten bereithalten und auflisten
- Verhindern Streitigkeiten durch vollständige Transparenz
- Steigern das Vertrauen und die Zufriedenheit – denn niemand mag Überraschungen auf seiner endgültigen Rechnung.
Sie reduzieren auch die Probleme im Back Office, indem sie die Buchhaltung, die Rezeption und die Abteilungen für Speisen und Getränke (F&B) in einer einheitlichen Ansicht der Ausgaben der Gäste zusammenfassen.
Hotel-Folio vs. Hotelrechnung: Was ist der Unterschied?
Hotel-Folios und Rechnungen sind eng miteinander verbunden, aber sie sind nicht ganz dasselbe.
- Ein Hotel-Folio ist eine dynamische Aufzeichnung aller Transaktionen des Gastes in Echtzeit – ab dem Zeitpunkt des Check-ins. Es wird während des Aufenthalts laufend aktualisiert und dient vor allem dem Hotelpersonal dazu, die Abbuchungen zu verfolgen und zu verwalten.
- Eine Hotelrechnung ist ein endgültiges, rechtsverbindliches Dokument, das beim Check-out ausgestellt wird. Sie enthält Angaben zu Steuern und Abrechnung, Kontaktinformationen des Gastes, Rechnungsnummern und einen fälligen Endbetrag. Einmal erstellt, kann sie nicht mehr bearbeitet werden (es sei denn, es liegt ein Fehler in den Details der Abrechnung vor).
Stell dir das Folio als laufenden Reiter vor – und die Rechnung als die endgültige Rechnung.
5 Arten von Hotel-Folios
Je nach Gast oder Buchung sind nicht alle Folios gleich. Hier sind die häufigsten Arten:
1. Gäste-Folio
Ein Gäste-Folio ist das Standard-Folio, in dem alle Abbuchungen eines Gastes während seines Aufenthalts in deinem Hotel erfasst werden, z. B. die Raten für die Zimmer, die Kosten für die Minibar und so weiter.
2. Folio für Nicht-Gäste
Ein Folio für Nicht-Gäste wird verwendet, um Abbuchungen für Personen zu erfassen, die den Service des Hotels nutzen, ohne zu übernachten – wie ein einheimischer Besucher, der im Restaurant speist.
3. Split-Folio
Mit einem Split-Folio kannst du die Abbuchungen zwischen zwei oder mehreren Parteien aufteilen. Es ist ideal für Geschäftsreisende, deren Firma einige Kosten übernimmt, aber nicht alle.
4. Mitarbeiter-Folio
In den Mitarbeiter-Folios werden die Hotelausgaben des Personals erfasst, z. B. Mahlzeiten im Dienst oder Aufenthalte in Zimmern.
5. Master-Folio
Ein Master-Folio oder Gruppen-Folio fasst die Abbuchungen von mehreren Zimmern auf einem Konto zusammen – ideal für Veranstaltungen, Gruppenbuchungen oder Firmenkunden.
Wie ein Hotel-Folio zu verstehen ist
Ein Hotel-Folio ist im Wesentlichen eine detaillierte Hotelrechnung, die alle Abbuchungen und Zahlungen während des Aufenthalts eines Gastes aufzeichnet. Es enthält Informationen über den Gast und den Aufenthalt, z. B. den Namen des Gastes, die Zimmernummer, den Zimmertyp und das Datum von Check-in und Check-out.
Außerdem findest du Zeilen mit Posten, die jede Transaktion auflisten, einschließlich der Abbuchung von Zimmern, Speisen und Getränken, der Nutzung der Minibar, Spa-Anwendungen, Steuern (wie Belegung oder Bettensteuer) und die dazugehörigen Zahlungsmethoden.
Wenn du ein Hotel-Folio überprüfst, ist es wichtig, dass:
- die Daten des Aufenthalts mit der richtigen Zimmerrate übereinstimmen
- du überprüfst, ob es doppelte Abbuchungen gibt
- du sicherstellst, dass die richtigen Rabatte oder Raten angewendet wurden
- du nach unberechtigten Abbuchungen suchst
- du bestätigst, dass der Endbetrag korrekt ist
Was solltest du in dein Hotel-Folio aufnehmen?
Ein übersichtliches Hotel-Folio sollte alles enthalten, was dein Gast – und dein Personal – braucht, um alle Abbuchungen schnell und auf einen Blick zu verstehen.
Gast und Details zum Aufenthalt
- Name des Gastes
- Zimmernummer
- Check-in-/Check-out-Datum
- Folio-Nummer
- Name und Adresse des Hotels
Posten der Transaktion
- Datum der Abbuchung
- Beschreibung (z. B. „Zimmer Service – Abendessen“, „Mini Bar – Getränke“)
- Abbuchungen und Gutschriften
- Laufender Saldo
Bereich der Übersicht
- Abbuchungen insgesamt
- Zahlungen insgesamt
- Fälliger Restbetrag
- Beim Check-out verwendete Zahlungsmethode
Wie du Hotel-Folios effektiv verwaltest
Jetzt, da du weißt, wie du ein Hotel-Folio erstellst, ist es an der Zeit, herauszufinden, wie du deine Folios effektiv verwalten kannst, um Betriebsabläufe, das Gästeerlebnis und Umsätze zu verbessern.
1. Verwende die richtige Art von Folio
Nicht alle Gäste sind gleich, deshalb musst du das Folio an die Buchung anpassen. Verwendung:
- Gast-Folios für einzelne Gäste
- Master-Folios für Gruppenbuchungen oder Veranstaltungen, bei denen mehrere Zimmer oder Services an einen einzigen Zahler abgerechnet werden
- Split-Folios, wenn die Abrechnung zwischen verschiedenen Parteien aufgeteilt werden muss
Die korrekte Verwendung von Folios vermeidet Verwirrung bei der Abrechnung und erleichtert den Check-out.
2. Automatisierung mit deiner Front-Desk-Software
Die manuelle Eingabe von Daten ist fehleranfällig. Integriere deine Folios in dein Front Desk Management System, Kassensystem und deine Buchhaltungssysteme, um den Datenfluss zu automatisieren und Genauigkeit in Echtzeit zu gewährleisten. Mit Tools wie Mews ist es einfach, Abbuchungen zuzuweisen, Zahlungen zu bearbeiten und die Folios zuverlässig abzuschließen.
3. Schule dein Team
Ein Hotel-Folio ist nur so effektiv wie das Team, das es verwaltet. Deshalb sind Schulungen für das Personal an der Rezeption und klar festgelegte Standardarbeitsanweisungen (SOPs) so wichtig. Stelle sicher, dass dein Team die Arbeitsabläufe für die Folios versteht, Abweichungen erkennt und den Gästen die Abbuchungen bei Bedarf klar erklären kann.
4. Lege mit den Gästen die Erwartungen fest
Sei von Anfang an transparent. Informiere deine Gäste über Anzahlungen, Nebenkosten und die Leistungen, die in ihrem Aufenthalt enthalten sind. Überraschungen beim Check-out sind nicht gerade förderlich für die Treue der Gäste.
5. Nutze Daten aus dem Hotel-Folio, um das Erlebnis zu personalisieren
Abbuchungsposten sind nicht nur für die Buchhaltung gedacht – sie liefern wertvolle Erkenntnisse. Analysiere Foliodaten, um herauszufinden, was Gäste mögen (und was nicht), und nutze diese Informationen, um zukünftige Angebote, Zusatzverkäufe oder Treueprämien anzupassen. Die Verwendung echter Daten hilft dir nicht nur, das Gästeerlebnis zu personalisieren, sondern hebt dich auch von der Konkurrenz ab.
Fazit
Hotel-Folios sind mehr als nur Papierkram – Sie sind ein Schlüssel für ein professionelles, personalisiertes und schmerzfreies Gästeerlebnis im Gastgewerbe.
Von der korrekten Abrechnung bis hin zu besseren Rechnungseinblicken für die Gäste – die richtigen Hotel-Folios sorgen für einen reibungsloseren Check-in, zufriedenere Gäste und effizientere Betriebsabläufe.
Und mit einem modernen PMS wie Mews verwalten sich Folios praktisch von selbst – sodass dein Team mehr Zeit hat, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist: Gastfreundschaft, die sich mühelos anfühlt.
Wenn du bereit bist, dein PMS zu wechseln, schau dir unsere Anleitung unten an.
Download „Die Anleitung zum Wechsel deines PMS“
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