Padroneggiare il processo di check out da effettuare in hotel: una guida completa

Chiavi di lettura

• Il check out dell'hotel finalizza il soggiorno dell'ospite e crea un'impressione duratura della tua proprietà.
• La semplificazione dei processi di partenza riduce la congestione della scrivania nelle ore di punta del mattino.
• Le soluzioni digitali come il check out ancora da effettuare eliminano le code e accelerano il turnover delle camere.
• Le opzioni di check out ancora da effettuare generano ulteriori incassi dalle camere con disponibilità flessibile.
• I sistemi automatizzati avvisano il dipartimento di pulizie all'istante, preparando più velocemente le camere per i nuovi arrivi.

Passiamo molto tempo a parlare del check-in, ma che dire del check-out? Potrebbe sembrare un compito semplice, eppure questo touchpoint finale gioca un ruolo sorprendentemente importante nel viaggio dell'ospite. È la tua ultima occasione per fare un'impressione duratura, che spesso determina se l'ospite se ne va con una nota positiva o negativa.

È anche un momento operativo cruciale per il tuo hotel: un'opportunità per ottimizzare i flussi di lavoro, raccogliere feedback e persino ottenere un incasso extra. Quindi, come si fa a rendere il check out rapido ed efficiente per il personale e a far sì che l'esperienza degli ospiti sia perfetta?

In questa guida tratteremo l'intero processo di check-out in hotel, compresi i modi migliori per gestirlo, se vale la pena offrire il check out tardivo e come un sistema di gestione della proprietà (suggerimento, suggerimento: Mews) può migliorare l'intero processo.

Che cos'è il check out dell'hotel?

Il check-out dell'hotel è il processo formale con cui gli ospiti concludono il loro soggiorno, saldano eventuali addebiti e lasciano il loro alloggio.

Ma il check out non è solo una formalità. È l'ultima opportunità per lasciare agli ospiti un'esperienza positiva e senza attriti o, se gestita male, un'inutile seccatura. E quando gli ospiti se ne vanno con una nota positiva, le possibilità di recensioni entusiastiche e di soggiorni di ritorno aumentano notevolmente.

Qual è l'orario standard di check out da effettuare in hotel?

L'orario di check-out standard è solitamente compreso tra le 10:00 e le 12:00, il che consente agli hotel di prepararsi per i prossimi ospiti in arrivo. Gli ospiti possono andarsene in qualsiasi momento prima dell'orario standard, ma la politica dell'hotel potrebbe essere diversa per i check out ancora da effettuare. Alcuni hotel offrono il check out tardivo gratuito ai membri della fedeltà, mentre altri addebitano una tassa.

Se gli ospiti non effettuano il check out formale saldando il conto e restituendo le chiavi o scelgono di soggiornare nella camera oltre l'orario di check-in, gli albergatori potrebbero essere costretti ad addebitare una tassa o addirittura una notte in più per evitare perdite di incasso.

Opzioni di check out ancora da effettuare

Gli hotel possono offrire opzioni di check-out anticipato tramite app mobile o chioschi per il self-check-out e una cassetta per la consegna delle chiavi delle camere, in modo che gli ospiti non debbano fare la fila.

Politiche di check-out tardivo da effettuare

Una comunicazione chiara è fondamentale. Fornire modelli di messaggi di check-out per gli hotel aiuta a evitare la confusione sugli orari di check-out e sulle tasse per il check-out tardivo. In questo modo gli ospiti sapranno quanto dovranno pagare se decideranno di soggiornare oltre il normale orario di check-out. Puoi anche offrirlo come un vantaggio o un supplemento a pagamento.

Cosa succede se un ospite non effettua il check-in in tempo?

Quando gli ospiti superano l'orario di partenza previsto, le strutture devono affrontare problemi operativi e potenziali perdite di incasso. I programmi del dipartimento di pulizie vengono stravolti, ritardando la preparazione delle camere per gli ospiti in arrivo. In queste situazioni, il personale della scrivania deve contattare l'ospite per confermare le sue intenzioni e risolvere la situazione.

Dovresti offrire un check out ancora da effettuare nel tuo hotel?

Il check out tardivo è un vantaggio per tutti: gli ospiti apprezzano la flessibilità e gli hotel possono addebitare una piccola tassa, una tariffa fissa o un'estensione oraria, per consentire loro di soggiornare più a lungo.

Se una camera non viene prenotata immediatamente dopo la partenza di un ospite, offrire un check out tardivo è un modo semplice per migliorare l'esperienza dell'ospite e massimizzare l'incasso di una singola prenotazione.

Perché dovresti migliorare il processo di check out dell'hotel?

Il check-out è la fase finale del viaggio dell'ospite e uno dei punti più facili da migliorare sia per l'esperienza dell'ospite che per l'efficienza operativa. Ecco perché è importante:

Migliorare la soddisfazione e le recensioni degli ospiti

Gli ospiti apprezzano l'agilità e la convenienza in ogni fase del viaggio in hotel. Un check out ancora da effettuare lascia una forte impressione finale e può contribuire direttamente a migliorare le recensioni, aiutando i futuri ospiti a scegliere te rispetto alla concorrenza.

Ridurre la congestione della scrivania

Un processo di check-out semplificato aiuta a evitare lunghe file alla scrivania durante le ore di punta, soprattutto in tarda mattinata. In questo modo si migliora l'esperienza degli ospiti e si riduce lo stress del personale della scrivania: gli ospiti si accorgono sempre quando il personale è calmo e ha il controllo della situazione.

Accelerare il ricambio delle camere

Prima il dipartimento di pulizie sa che un ospite è partito, prima può iniziare a pulire e preparare le camere per gli arrivi. Un turnover più rapido significa un potenziale di occupazione più elevato, maggiori opportunità di miglioramenti e check-in anticipati da effettuare.

Aumenta l'efficienza operativa

Più i tuoi processi sono snelli, più puoi ridurre il carico di lavoro del personale, aumentandone la soddisfazione, riducendo al minimo gli errori e risparmiando tempo e denaro. I processi chiari sono una ricetta per il successo.

Come ottimizzare il processo di check out da effettuare negli hotel

Proprio come il check-in, dove il check-in online prima dell'arrivo e i chioschi self-service aiutano gli ospiti a saltare le code, anche il check-out dovrebbe essere senza soluzione di continuità. La chiave è ridurre al minimo i tempi di attesa e offrire opzioni flessibili che rendano la partenza il più agevole possibile.

Ecco come farlo nel modo giusto:

Invia una notifica di check out da effettuare

Quando si avvicina l'ora del check-out, invia agli ospiti un promemoria via SMS, email o notifica in-app. Puoi anche includere i dettagli del check out ancora da effettuare nei sistemi TV delle camere o nei materiali stampati. Promemoria chiari assicurano che gli ospiti siano preparati, riducendo i ritardi e la confusione dell'ultimo minuto alla scrivania.

Offri un modo semplice per saldare il conto.

La maggior parte degli ospiti dispone di una carta di credito, per cui è facile addebitare le spese accessorie come gli acquisti al minibar o il servizio in camera. Valuta la possibilità di offrire più modi per saldare il conto:

• Pagamento anticipato al check-in da effettuare: Permetti agli ospiti di pagare la notte prima: ideale per le partenze anticipate.
• Pagamenti self-service: Consenti agli ospiti di pagare tramite l'app del tuo hotel o un link via e-mail per evitare le code in scrivania.
• Fatturazione automatica: Invia ricevute digitali subito dopo il check out, eliminando le pratiche burocratiche.

Semplificare i rendimenti chiave

Nessun ospite vuole sentirsi in affanno, soprattutto quando un taxi lo aspetta fuori. Per facilitare il processo:

• Consenti agli ospiti di lasciare le chiavi in camera o in una cassetta per la consegna delle chiavi.
• Utilizza chiavi digitali in modo che l'accesso venga revocato automaticamente al termine del check-in, eliminando la necessità di restituire la carta.

Semplificare la partenza

Gli ultimi momenti prima che un ospite se ne vada sono importanti. Piccoli accorgimenti, come l'assistenza per i bagagli, l'organizzazione del trasporto o il semplice ringraziamento agli ospiti, possono fare una grande differenza nel ricordo del loro soggiorno.

Raccogli il feedback

Il check out è il momento perfetto per raccogliere i feedback degli ospiti. Il personale dovrebbe chiedere di persona, ma anche seguire un rapido sondaggio via e-mail o testo. Per incoraggiare le risposte, considera la possibilità di offrire un piccolo incentivo, come uno sconto su un futuro soggiorno o una bevanda complementare alla prossima visita.

Opzioni di check out tradizionali o express

Gli hotel possono offrire diversi tipi di processi di check-out. Ognuna di esse presenta dei vantaggi e si rivolge a diversi tipi di viaggiatori. L'obiettivo è fornire opzioni che soddisfino tutti i profili degli ospiti, migliorando la soddisfazione e le impressioni generali.

Check-out tradizionale da effettuare in scrivania

Gli ospiti si mettono in fila alla scrivania per saldare il conto (che può essere fatto la notte prima se il volo o la partenza sono al mattino presto), restituire le chiavi e confermare l'orario di partenza. È l'ideale per gli ospiti che preferiscono l'interazione personale, non si sentono a proprio agio con la tecnologia o hanno esigenze di fatturazione complesse.

Se da un lato offre la possibilità di offrire un servizio personalizzato, vendite aggiuntive e raccolta di feedback, dall'altro può essere lento e causare congestione.

Check out rapido da effettuare

Gli ospiti saldano il conto e poi lasciano le chiavi nella camera o nella cassetta. È un'ottima soluzione per gli ospiti con voli anticipati o semplici fatturazioni e aiuta a ridurre la congestione della scrivania. Tuttavia, riduce il coinvolgimento a livello personale e la possibilità di lasciare un'impressione duratura sugli ospiti.

Check out mobile da effettuare

Il check out mobile può essere effettuato tramite l'app o il sito dell'hotel. Gli ospiti possono controllare le addebite, pagare e confermare la partenza. Questa opzione piace ai viaggiatori d'affari e agli ospiti esperti di tecnologia, soprattutto con l'aumento dell'ospitalità senza contatto. Richiede un'infrastruttura tecnologica esistente.

Chioschi self-service

I chioschi nella hall permettono agli ospiti di effettuare il check out in autonomia, pagare e saltare la scrivania. Sono particolarmente efficaci negli hotel ad alto volume. Richiedono spazio e manutenzione, ma possono accelerare notevolmente il processo di check-out e snellire il traffico degli ospiti.

Come massimizzare gli incassi durante il check-out

Il processo di check out va oltre l'augurare agli ospiti un buon viaggio. È un'opportunità privilegiata per aumentare gli incassi e la fedeltà.

Vediamo alcuni modi per massimizzare l'incasso durante il check-out:

Vendite aggiuntive dell'ultimo minuto

Offri dei supplementi tempestivi che ti sembrino utili e facili da accettare alla partenza:

• Offri un check out tardivo a pagamento con prezzi fissi o orari per generare un incasso incrementale.
• Promuovi i trattamenti spa, i ristoranti o l'accesso alle lounge mentre gli ospiti hanno ancora tempo per goderseli.
• Posiziona i componenti aggiuntivi come miglioramenti convenienti e dell'ultimo minuto, piuttosto che come spinta alla vendita.
• Sfrutta le esperienze positive per incoraggiare acquisti ripetuti in soggiorni futuri

Incentivi per le prenotazioni future

Incoraggia gli ospiti a pianificare il loro prossimo soggiorno mentre la tua proprietà è ancora in primo piano:

• Offri sconti esclusivi per le prenotazioni dirette tramite il tuo sito web o il telefono.
• Consigliare strutture gemelle in base alla destinazione successiva dell'ospite
• Evidenzia i vantaggi della fedeltà come notti gratuite, miglioramenti o check out ancora da effettuare
• Cattura le prenotazioni in anticipo prima che gli ospiti si rivolgano a piattaforme di terzi

Strategie di Remarketing

Mantenere il coinvolgimento anche dopo la partenza per favorire la fidelizzazione a lungo termine:

• Incoraggia l'iscrizione alla newsletter con sconti o offerte esclusive
• Cattura i dati degli ospiti per consentire una comunicazione più personalizzata
• Invia follow-up mirati in base ai soggiorni precedenti e alle preferenze.
• Coinvolgere nuovamente gli ospiti con promozioni tempestive per favorire il ripetersi delle prenotazioni

Quali sono le migliori pratiche per un efficace processo di check-out in hotel?

L'implementazione di strategie collaudate per il check-out in hotel garantisce la costante soddisfazione degli ospiti, mantenendo al contempo l'efficienza operativa. Queste pratiche essenziali creano partenze senza problemi a vantaggio sia degli ospiti che del personale:

• Comunica gli orari di check out ancora da effettuare durante la prenotazione e l'arrivo.
• Invia notifiche di promemoria 24 ore prima e la mattina della partenza
• Offrire diversi metodi di pagamento e check-out (self-check-out, mobile check-outo check-out di persona).
• Informare il dipartimento di pulizie quando l'ospite ha effettuato il check-out
• Raccogliere il feedback degli ospiti
• Fai un sondaggio per sapere com'è stata la loro esperienza e se c'è qualcosa che puoi fare per migliorare in futuro.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un software per il check-out degli hotel?

I moderni software per il check-out degli hotel trasformano i processi di partenza da attività manuali a flussi di lavoro automatizzati.

Le strutture che utilizzano soluzioni di cassa dedicate ottengono notevoli vantaggi operativi:

• L'elaborazione automatica dei pagamenti riduce gli errori di fatturazione ed elimina la generazione manuale di ricevute.
• Le notifiche in tempo reale del dipartimento di pulizie accelerano il ricambio delle camere di 20-30 minuti per ogni partenza.
• La gestione delle chiavi digitali revoca automaticamente l'accesso, migliorando la sicurezza senza l'intervento del personale.
• L'integrazione dei dati degli ospiti consente comunicazioni personalizzate e campagne di marketing mirate.
• I pannelli di controllo analitici rivelano i picchi di partenza, aiutando a ottimizzare i livelli di personale durante i periodi di maggiore affluenza.

In che modo Mews può migliorare il processo di check out da effettuare negli hotel?

L'utilizzo di un PMS intelligente per hotel come Mews , che automatizza le attività manuali e ottimizza l'esperienza degli ospiti, può migliorare il processo di check-out negli hotel in vari modi.

Chiavi elettroniche

Con la chiave digitale dell'hotel, gli ospiti potranno vivere un'esperienza completamente senza contatto. Una volta effettuato il check-out, l'accesso viene automaticamente revocato su tutti i dispositivi. Questo significa niente code alla scrivania, niente smarrimento delle chiavi e una maggiore sicurezza sia per gli ospiti che per il personale.

Software per il dipartimento di pulizie

Il software per il dipartimento di pulizie di Mews assicura che le camere vengano pulite tempestivamente dopo il check out di un ospite, accelerando il turnover. Il personale viene avvisato automaticamente, consentendo di dare priorità alla pulizia e di aggiornare lo stato delle camere in tempo reale. In questo modo le operazioni si svolgono senza intoppi e le camere sono pronte per gli ospiti in arrivo più rapidamente.

Concierge virtuale

Un concierge virtuale permette agli ospiti di gestire il check out ancora da effettuare alle loro condizioni. Possono programmare l'orario di partenza, controllare gli addebiti e saldare il conto senza mai recarsi in scrivania. Una volta completata l'operazione, riceveranno un'e-mail di conferma automatica con una ricevuta. Questa sì che è ospitalità moderna.

Chioschi per il check-in da effettuare

Un chiosco per il check-in non si limita a velocizzare gli arrivi, ma snellisce anche le partenze. Gli ospiti possono effettuare il check-in in modo indipendente, saldare i saldi in sospeso ed evitare inutili ritardi, anche se partono la mattina presto o al di fuori dell'orario di lavoro del personale.

Un'esperienza di check-in-to-check-out completamente integrata

Dal momento in cui un ospite arriva a quello in cui se ne va, Mews collega ogni punto di contatto. Che si tratti di pagamenti automatizzati, aggiornamenti in tempo reale sul dipartimento di pulizie o gestione digitale delle chiavi, tutto funziona insieme per creare un'esperienza senza soluzione di continuità.

Per il personale, questo significa una migliore comunicazione, meno amministrazione e un più rapido ricambio delle camere. Per gli ospiti significa maggiore comodità e una partenza senza stress.

Offri una migliore esperienza di check-out in hotel

Il check out è una parte fondamentale dell'esperienza dell'ospite. Una partenza ben eseguita lascia un'impressione duratura, riduce gli attriti e crea nuove opportunità di incasso.

Seguendo le migliori pratiche e sfruttando un PMS come Mews, gli hotel possono trasformare il check out da un'attività di routine a un'esperienza semplificata e a misura di ospite.

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