Programmazione dei dipendenti dell'hotel: best practice

Chiavi di lettura

• La programmazione dei dipendenti di un hotel è più efficace quando la pianificazione dei turni e l'esecuzione dei turni in tempo reale sono considerate due sfide gestionali distinte ma collegate, che richiedono strumenti diversi.
• Gli strumenti di programmazione operativa utilizzano i dati in tempo reale della proprietà, come gli arrivi, le partenze e lo stato delle camere, per assegnare i compiti e riequilibrare i carichi di lavoro durante il turno, anziché limitarsi a pubblicare chi lavora quando.
• Collegare le decisioni di pianificazione ai dati in tempo reale della proprietà è ciò che trasforma un piano di assegnazione del personale in un guadagno di produttività misurabile per tutto il tuo team.

E se il problema più grande per il budget del lavoro del tuo hotel non fosse il numero di persone programmate, ma quello che succede dopo che hanno timbrato il cartellino?

La maggior parte dei proprietari di hotel considera la programmazione dei dipendenti come la compilazione dei turni settimanali: chi lavora, quando e per quanto tempo. È un punto di partenza ragionevole, ma risolve solo metà del problema.

Una volta arrivato il personale, la sfida si sposta sulla traduzione delle prenotazioni odierne, dello stato delle camere e delle priorità del workload in assegnazioni reali. Il divario tra la pianificazione e l'esecuzione è il punto in cui i costi di manodopera aumentano, gli standard di servizio diminuiscono e i direttori passano i turni a cercare aggiornamenti invece di supervisionare il servizio.

In questa guida ti illustreremo gli strumenti e le pratiche per affrontare entrambi i livelli, in modo che tu possa gestire ogni giorno un'attività più snella e coerente.

Cos'è un software per la programmazione dei dipendenti di un hotel?

Il software per la programmazione dei dipendenti dell'hotel si riferisce a strumenti che gestiscono due funzionalità distinte: decidere chi lavora quando attraverso i turni e dirigere come viene eseguito il lavoro una volta che il personale arriva. Le due funzionalità sono collegate ma richiedono strumenti diversi per funzionare bene.

Ad esempio, un responsabile del dipartimento di pulizie potrebbe avere tre assistenti in turno, ma deve comunque decidere quali camere assegnare, in quale ordine e adattarsi rapidamente quando un check out tardivo getta nel caos il programma della mattina.

Programmazione del personale a lungo termine vs. programmazione operativa in turno

I due livelli di pianificazione risolvono problemi molto diversi tra loro e confonderli porta a costosi errori di adattamento degli strumenti.

Ecco come si confrontano tra loro nelle dimensioni più importanti:

Il ruolo della programmazione in tutti i dipartimenti

In un'azienda alberghiera non ci sono due reparti che sperimentano la stessa pressione sulla programmazione. Alla reception, la copertura deve adattarsi ai picchi di arrivi e alle eccezioni di check-out tardivo che cambiano di ora in ora.

Il dipartimento di pulizie sopporta il carico operativo più pesante, traducendo gli stati delle camere in percorsi equilibrati e assegnazioni giornaliere realistiche per ogni addetto di turno.

Nel food and beverage (F&B), la priorità è allineare l'assegnazione del personale ai coperti e ottimizzare la manodopera nei periodi di picco del servizio. Nel frattempo, il dipartimento di pulizie deve occuparsi di ordini urgenti rivolti agli ospiti senza interferire con l'accesso alle camere o con gli obiettivi di fatturato della persona addetta alle pulizie.

Perché la programmazione è particolarmente complessa nell'ospitalità

Gli hotel lavorano ininterrottamente con una domanda che ruota rapidamente e senza preavviso. Diverse pressioni aggiuntive rendono la programmazione più difficile nell'ospitalità rispetto alla maggior parte degli altri settori.

• Operazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7, su più punti di servizio rivolti agli ospiti e al back of house.
• La domanda fluttuante e la stagionalità, con schemi infrasettimanali molto accentuati e spostamenti in base agli eventi
• Cambiamenti dell'ultimo minuto, come clienti senza prenotazione, cancellazioni e check-out ancora da effettuare, che rimodellano istantaneamente il workload della giornata.
• La persistente carenza di manodopera rende lo sviluppo efficiente del personale esistente una priorità aziendale.

Secondo l'indagine 2024 di AHLA, il 76% degli Stati Uniti. Gli hotel hanno segnalato una carenza attiva di personale, il che significa che ottenere di più dal team che già hai non è più opzionale. Se si risolvono i turni ignorando l'esecuzione in turno si lascia metà del problema irrisolto, ed è per questo che la comprensione dell'intera gamma di opzioni di strumenti è così importante in questo momento.

Programmazione tradizionale vs. strumenti di programmazione operativa

Non tutti gli strumenti di pianificazione risolvono lo stesso problema e la scelta di quello sbagliato per il livello sbagliato è il motivo per cui la maggior parte degli hotel perde tempo e denaro.

Ecco come si confrontano i tre approcci principali per quanto riguarda le funzionalità che contano di più ogni giorno:

Gli strumenti di programmazione operativa non sostituiscono un sistema di turnazione. Si affiancano ad esso, aggiungendo il livello di esecuzione in tempo reale che la maggior parte dei prodotti di pianificazione standalone tralascia.

I principali vantaggi della programmazione operativa negli hotel

La programmazione operativa aiuta gli hotel a fare di più con il personale che già hanno, mantenendo il servizio costante anche quando la domanda cambia a metà turno e i budget per il lavoro sono pianificati nel budget. Abbinato a un software per il dipartimento di pulizie, offre guadagni misurabili in ogni parte delle operazioni quotidiane.

• Il personale viene distribuito in base allo stato reale delle camere e alle priorità in tempo reale, anziché in base a un piano costruito su ipotesi di ieri, rendendo ogni ora di lavoro importante.
• Il workload viene distribuito in modo equo utilizzando unità di sforzo come minuti o crediti per tipo di camera, in modo che gli assistenti non siano sovraccaricati solo perché il numero di camere sembra uguale sulla carta.
• I dipendenti superiori possono riassegnare le camere e le attività in pochi minuti quando i check-out tardivi o le camere fuori Uso sconvolgono il piano, senza dover ricorrere a chiamate a catena.
• I tempi morti per la ricerca, l'attesa o la rielaborazione si riducono significativamente, liberando i dipendenti superiori che possono concentrarsi sul coaching e sulla qualità piuttosto che sulla lotta agli incendi.
• I direttori hanno una visione chiara di ciò che è assegnato, in corso o bloccato in qualsiasi momento del turno, rendendo più facile individuare i problemi prima che raggiungano l'ospite.

Quando gli strumenti per la programmazione condividono i dati in tempo reale con il property management system (PMS), questi vantaggi si rafforzano a vicenda, perché ogni assegnazione è valida solo in base ai dati sulla domanda che la sostengono. L'impatto è particolarmente visibile nel dipartimento di pulizie, dove il miglioramento dell'efficienza del reparto inizia con il collegamento degli strumenti giusti ai dati delle camere in tempo reale.

Componenti chiave degli strumenti di programmazione operativa

Le funzionalità che definiscono un valido strumento di programmazione operativa vanno ben oltre la pianificazione dei turni. Sapere cosa cercare rende la valutazione del software più veloce e mirata.

Pianificazione del workload basata sulla domanda

Gli strumenti efficaci convertono la domanda dell'hotel in domanda di occupazione, utilizzando l'occupazione insieme agli arrivi, alle partenze, alle fermate e alle designazioni dei VIP per generare un piano giornaliero che rifletta l'effettivo workload dei servizi piuttosto che la semplice copertura degli effettivi nei turni.

Assegnazione automatica di compiti e camere

La qualità del dipartimento di pulizie è spesso il punto in cui la programmazione operativa mostra il suo vero valore, incidendo direttamente sulla velocità di rotazione delle camere e sulla disponibilità degli ospiti.

Un'efficace pianificazione del dipartimento di pulizie fa una grande differenza, aiutando le camere dell'ospite a prepararsi più velocemente. Gli strumenti migliori assegnano il lavoro in base alla durata di ogni lavoro, non solo al numero di camere, poiché la pulizia di una camera check-out richiede più tempo di quella di una camera in cui l'ospite sta ancora soggiornando.

Adattamento dei programmi in tempo reale

Gli hotel devono essere in grado di trasferire e riassegnare le camere in pochi minuti perché le interruzioni delle operazioni sono costanti. Il ribilanciamento a metà turno limita anche l'esposizione alla conformità nei mercati in cui le regole di programmazione predittiva applicano sanzioni finanziarie per le modifiche dell'ultimo minuto effettuate senza un adeguato preavviso.

Visibilità del workload per direttori e personale

La programmazione operativa funziona in parte come sistema di comunicazione, fornendo un'unica visione degli incarichi e dei progressi, in modo che i dipendenti superiori possano gestirli in base alle eccezioni piuttosto che cercare aggiornamenti sullo stato per telefono o via radio durante il turno.

Previsioni sull'assegnazione del personale e approfondimenti sulla pianificazione

Gli strumenti operativi più efficaci migliorano le decisioni di programmazione a lungo termine, rivelando i livelli di assegnazione del personale effettivamente impiegati in base al giorno della settimana, alla stagione e alla composizione delle camere. Questo ciclo di feedback aiuta i proprietari degli hotel a creare turni più accurati e a pianificare con maggiore sicurezza i periodi futuri.

Integrazione con i sistemi alberghieri

L'integrazione con il PMS è ciò che separa uno strumento di pianificazione operativa da un'app generica per le operazioni. Senza dati affidabili e in tempo reale sulle prenotazioni e sullo stato delle camere, lo strumento torna a essere inserito manualmente e perde gran parte del suo valore reale.

Best practice per l'implementazione della programmazione dei dipendenti in hotel

La programmazione funziona al meglio quando il turno e i turni sono trattati come due responsabilità di direzione separate ma collegate.

Ecco le pratiche che trasformano questo modello in guadagni operativi duraturi:

• Mantenere la turnazione a lungo termine e la pianificazione operativa in turno separate ma collegate, in modo che la turnazione determini chi è disponibile e lo strumento di turno determini il modo in cui il loro tempo viene effettivamente utilizzato.
• Basare le decisioni relative all'assegnazione del personale su modelli storici e dati reali, tra cui il mix di camere, i volumi di partenza e i rapporti di fermata, piuttosto che sulle sole percentuali di occupazione, che raramente raccontano l'intera storia del workload.
• Distribuisci il workload utilizzando unità di sforzo trasparenti, come minuti o crediti per tipo di camera, in modo che il personale possa vedere come vengono assegnati gli incarichi e i direttori possano cogliere gli squilibri prima che influiscano sul morale o sulla produzione.
• Inserisci dei buffer strutturati in ogni piano di turno per tenere conto di VIP, check-out tardivi e camere fuori Uso, perché le eccezioni non pianificate non sono eccezioni negli hotel: fanno parte della giornata.
• Esamina le prestazioni pianificate rispetto a quelle effettive dopo ogni turno e utilizza questi dati per perfezionare le future assegnazioni del personale, poiché il divario tra quanto programmato e quanto necessario è il punto in cui si nasconde il tuo prossimo guadagno di efficienza.

4 soluzioni di programmazione operativa per hotel

Nessuno strumento copre tutte le esigenze di pianificazione. Le operazioni alberghiere più efficaci di solito abbinano una piattaforma di turnazione per la pianificazione dei turni a uno strumento dedicato all'esecuzione dei turni stessi, soprattutto in reparti come quello delle pulizie, dove i dati in tempo reale sulle camere modificano il workload di ora in ora.

Ecco quattro soluzioni che vale la pena prendere in considerazione per creare la tua lista di candidati:

1. Mews PMS

Mewsabbinato a Flexkeeping, automatizza la pianificazione del dipartimento di pulizie e la gestione del workload durante il turno utilizzando i dati del PMS in tempo reale, invece di sostituire il sistema HR o di turni esistente.

Le capacità chiave includono:

• Autocostruzione di piani di pulizie a partire da arrivi, partenze, fermate e designazioni di VIP in tempo reale
• Assegnare e riequilibrare le camere e le attività in tempo reale in base ai crediti o ai minuti per tipo di camera
• Previsione del fabbisogno di personale in base ai modelli storici e alla domanda di camere.

2. Teambridge

Teambridge è una piattaforma di gestione della forza lavoro basata sull'intelligenza artificiale che automatizza la pianificazione end-to-end.

Le chiavi includono:

• Riempimento automatico dei turni e risoluzione in tempo reale delle chiamate senza intervento manuale
• Applicazione della conformità del lavoro coperta dai limiti degli straordinari, dalle regole sulle pause e dai controlli delle credenziali
• Self-service per i dipendenti tramite app mobile per il cambio turno, l'aggiornamento della disponibilità e la richiesta di permessi retribuiti (PTO)

3. HotSchedules (by Fourth)

HotSchedules è una piattaforma per la gestione della forza lavoro nel settore dell'ospitalità, fortemente adottata da ristoranti e hotel.

Le chiavi includono:

• Previsione della manodopera abilitata dall'intelligenza artificiale con previsioni di domanda legate alle previsioni di coperto o di occupazione
• Monitoraggio del costo del lavoro per reparto con avvisi di straordinari e controlli di conformità
• Integrazione con i principali sistemi di punto vendita (POS) e gestione mobile dei turni per il personale

4. Unifocus

Unifocus è stato progettato specificamente per il settore dell'ospitalità ed è ideale per le strutture più grandi con esigenze complesse di assegnazione del personale.

Le chiavi includono:

• Previsioni di occupazione basate sull'intelligenza artificiale che utilizzano dati storici, modelli di occupazione e driver di business.
• Orari generati automaticamente in linea con gli standard lavorativi, le regole sindacali e i regolamenti specifici della proprietà
• Integrazione con PMS con tracciamento della manodopera multi-property e pannelli di Controllo in tempo reale

Fai di più in ogni turno con Mews e Flexkeeping

Una migliore esecuzione in turno inizia con il personale che hai già. Per le persone addette alle pulizie, Flexkeeping, una compagnia di Mews , prende come punto di partenza l'elenco del personale già programmato e automatizza l'utilizzo del loro tempo. Si affianca allo strumento HR o ai turni già in uso, anziché sostituirlo.

Ecco cosa offre:

• Costruisce automaticamente i programmi di pulizia a partire dai dati del PMS, compresi gli arrivi, le partenze, le fermate e le priorità dei VIP.
• Assegna automaticamente camere e compiti in base ai crediti o ai minuti per camera con il controllo del dipendente superiore tramite trascinamento.
• Riequilibra i carichi di lavoro a metà turno per i check-out tardivi, le nuove prenotazioni e i blocchi della manutenzione
• Prevedere il fabbisogno di personale utilizzando i dati relativi ai minuti per camera e i modelli storici.

Prenota una dimostrazione per scoprire come Mews aiuta il tuo team a fare di più in ogni turno.