Viaggi "bleisure": cosa devono sapere gli hotel per conquistare questo segmento

Chiavi di lettura

• I viaggi "bleisure" combinano impegni di lavoro e tempo libero in un unico viaggio, il più delle volte grazie a soggiorni di svago prima o dopo il viaggio.
• La tendenza dei viaggi "bleisure" è ormai ben consolidata nei programmi di gestione dei viaggi aziendali, con i responsabili degli acquisti nel settore che segnalano costantemente volumi in crescita su base annua.
• Gli hotel devono supportare la fatturazione separata, la fatturazione conforme alle normative e una gestione flessibile dei soggiorni per soddisfare al meglio le esigenze dei viaggi "bleisure".
• Le strutture che investono nelle operazioni per soggiorni prolungati e nel merchandising delle esperienze locali sono in una posizione migliore per ottenere ricavi aggiuntivi da questo segmento.

Un tempo i viaggi di lavoro significavano arrivare in aereo, partecipare alle riunioni e tornare a casa in aereo. Quella tendenza sta cambiando. Sempre più viaggiatori d’affari stanno prolungando i propri viaggi per esplorare, rilassarsi o portare con sé il proprio partner. Per gli hotel, questo cambiamento crea concrete opportunità di ricavi e introduce anche nuove esigenze in materia di fatturazione, regolamenti aziendali e guest Experience che vale la pena approfondire.

Il numero di programmi di viaggio gestiti che oggi si rivolgono attivamente al turismo “bleisure” è cresciuto in modo significativo negli ultimi anni. Quella che una volta era una soluzione alternativa informale sta diventando una categoria di prenotazione riconosciuta, con i propri requisiti di conformità.

Per gestirlo al meglio dal punto di vista operativo, bisogna capire non solo chi sono i viaggiatori “bleisure”, ma anche cosa si aspettano da una proprietà in ogni fase del loro soggiorno. In questo articolo parliamo della definizione di viaggio “bleisure”, di come si è evoluto, dei vantaggi che crea e di come gli hotel possono posizionarsi per soddisfare al meglio le esigenze di questo segmento.

Cos’è il “bleisure” e come funziona?

Il “bleisure” è la pratica di prolungare un viaggio di lavoro per includervi del tempo libero, combinando entrambe le attività in un unico itinerario, prenotazione e soggiorno. Il termine unisce "business" e "leisure" e descrive quei viaggi in cui almeno una notte, di solito prima o dopo la parte dedicata al lavoro, viene dedicata all’esplorazione personale, al riposo o a un viaggio con il partner o un familiare.

Il “bleisure” si colloca all’incrocio tra due cose che un tempo erano tenute completamente separate: i viaggi di lavoro e il tempo libero. Capire come funziona davvero per gli ospiti e quali sono i requisiti operativi è fondamentale per conquistare al meglio questo segmento.

Origine del termine

Il termine "bleisure" "" è stato documentato per la prima volta nel gennaio 2009 in un articolo sulle tendenze attribuito a Miriam Rayman e Jacob Strand. Da allora, è passato dall’essere un comportamento di nicchia dei viaggiatori a diventare un modello riconosciuto all’interno dei programmi di gestione dei viaggi aziendali.

Caratteristiche distintive

Gli hotel possono riconoscere i viaggi "bleisure" grazie ad alcuni modelli ricorrenti:

• Pernottamenti aggiuntivi allegati a una prenotazione aziendale, che spesso vanno da giovedì a domenica o da domenica a martedì
• Un sistema di pagamento misto, in cui una carta aziendale copre le notti di lavoro e una carta personale copre l’estensione
• I servizi cambiano durante il soggiorno: dai bisogni di spazio di lavoro e connessione nei giorni lavorativi al check-out posticipato e alle esperienze locali nei giorni di svago
• Maggiore probabilità di componenti aggiuntivi per F&B, parcheggio e spa durante la parte privata

Questi andamenti si riscontrano in tutti i tipi di proprietà, anche se la frequenza varia a seconda del mercato e del profilo di viaggio.

Componenti chiave

Perché un soggiorno “bleisure” sia ben organizzato, è importante che ci siano alcuni elementi fondamentali:

• Distinguere chiaramente le notti di lavoro da quelle personali ai fini della fatturazione, del trattamento fiscale e della conformità normativa
• Logica relativa a tariffe e disponibilità che supporta le proroghe, comprese le offerte per i periodi di bassa stagione e i controlli sulla durata del soggiorno
• Documenti commerciali frazionati con diversi metodi di pagamento e conformi alle normative
• Comunicazioni prima dell'arrivo, così gli ospiti possono segnalare le loro preferenze in anticipo

Capire questi aspetti si ricollega anche al turismo esperienziale, dato che spesso è proprio nella parte dedicata al tempo libero che gli ospiti cercano nuove esperienze, piuttosto che un semplice posto dove dormire.

Una volta messi a punto i sistemi giusti, il funzionamento dei viaggi “bleisure” è piuttosto semplice. La domanda più importante è: come è cresciuto questo segmento e cosa comporta questa crescita per la tua strategia?

Come si sono evoluti nel tempo i viaggi “bleisure”?

I viaggi "bleisure" non sono certo una novità, ma sono passati dall'essere un fenomeno occasionale a diventare un segmento a sé stante all'interno dei programmi di gestione dei viaggi. Le nuove modalità di lavoro ibrido, le aspettative più elevate in materia di viaggi e i budget di viaggio più limitati hanno tutti contribuito a spingere questo cambiamento in una direzione ben precisa.

Cronologia storica

• 2009: Il termine “bleisure” "" compare in un commento sulle tendenze pubblicato, segnando il suo primo uso documentato.
• Anni 2010: la diffusione degli strumenti di lavoro mobili, l’espansione della connettività globale e il boom degli hotel lifestyle hanno reso più allettante l’idea di prolungare un viaggio.
• 2020 – 2022: Interruzione dei viaggi d’affari seguita da una ripresa influenzata dalle mutate aspettative dei viaggiatori e da modalità di lavoro più flessibili.
• Dal 2023 in poi: il turismo “bleisure” entra a pieno titolo nel panorama dei viaggi aziendali, con le compagnie che passano dal scoraggiare questo comportamento all’adottare regolamenti per regolamentarlo.

Tendenze di crescita e statistiche

Due dati ci fanno capire a che punto è oggi la tendenza dei viaggi "bleisure". Lo studio sui viaggi d'affari del 2024 condotto da Deloitte' ha rilevato che, nel 2023, circa due terzi dei viaggiatori d'affari hanno prolungato il proprio viaggio di lavoro per motivi di svago. Questo fa sì che il ricorso alle proroghe sia una pratica decisamente diffusa tra i viaggiatori d’affari intervistati, e non un fenomeno marginale.

Per quanto riguarda gli acquirenti, una ricerca della Global Business Travel Association (GBTA) ha rilevato che quasi la metà di loro ha riportato che i dipendenti stavano facendo più viaggi “bleisure” rispetto all’anno precedente. Entrambi i segnali indicano la stessa cosa: non si tratta di un fenomeno marginale che gli hotel possono permettersi di ignorare.

Dati demografici chiave

I viaggi "bleisure" tendono a essere più diffusi tra determinati profili di viaggiatori:

• Chi viaggia spesso, che ha più occasioni di prolungare il soggiorno
• I partecipanti a conferenze ed eventi, che hanno orari di lavoro fissi e tempi di inattività prevedibili
• I viaggiatori internazionali, che hanno un motivo in più per prolungare il soggiorno, visti i costi e le distanze da affrontare
• I giovani professionisti e i lavoratori che danno priorità al mobile, che conciliano lavoro e vita privata in modo più fluido

Le tendenze di viaggio dei millennial in ambito alberghiero offrono un contesto utile in questo senso, dato che i viaggiatori abituali più giovani rappresentano una quota significativa del segmento "bleisure".

Quali sono i vantaggi dei viaggi "bleisure"?

I viaggi "bleisure" creano valore a diversi livelli dell'ecosistema dei viaggi. Ecco i principali vantaggi:

Vantaggi per i dipendenti

• Maggiore percezione del valore del viaggio trasformando un requisito di lavoro in un’esperienza in parte personale
• Riduzione del burnout legato a ritmi di viaggio intensi, grazie a più tempo dedicato al recupero o alla scoperta
• Relazioni sociali quando sono consentiti i familiari o i partner e il soggiorno è a proprie spese senza finanziamento

Vantaggi per i datori di lavoro

• Maggiore disponibilità a partecipare ai viaggi di lavoro obbligatori, dato che i dipendenti che riescono a conciliare il lavoro con la vita privata sono meno propensi a opporsi alle richieste di viaggio
• Un chiaro segno di talento per i professionisti in movimento che danno importanza all’autonomia nel modo di lavorare e viaggiare
• Un’argomentazione interna più solida a favore di regolamenti di viaggio flessibili, supportata da ricerche sul settore dei viaggi aziendali che collegano l’esperienza dei viaggiatori alla loro disponibilità a viaggiare

Vantaggi per gli hotel

Per quanto riguarda le strutture, il quadro dei ricavi è chiaro:

• Pernottamenti in più grazie a prolungamenti che altrimenti sarebbero rimasti vuoti nei periodi di bassa stagione
• Andamento più regolare della domanda nei periodi in cui si alternano attività lavorative e tempo libero
• Maggiori spese accessorie per F&B, parcheggio, spa ed esperienze durante la parte dedicata al tempo libero
• Potenziale di upselling per il check-out posticipato, l’upgrade delle camere e i pacchetti esperienziali programmati in concomitanza con la fase di transizione post-convegno

Cosa devono sapere gli hotel sui regolamenti aziendali in materia di "bleisure"?

Il regolamento aziendale stabilisce cosa possono e non possono fare gli ospiti in viaggio bleisure nella tua proprietà. Conoscere le restrizioni più comuni e i requisiti di fatturazione aiuta a ridurre le contestazioni sui documenti commerciali e rende il soggiorno più semplice per i viaggiatori che devono districarsi tra le regole aziendali'.

Restrizioni comuni sui viaggi aziendali

Gli hotel dovrebbero aspettarsi che i vincoli previsti dai regolamenti siano riportati nelle note di prenotazione o nelle richieste dei viaggiatori:

• Per le notti di lavoro si applicano le tariffe concordate; per quelle private, di solito si applica la miglior tariffa disponibile
• È un requisito utilizzare i canali di prenotazione approvati per la parte aziendale, anche se a volte le estensioni non rientrano in tali canali
• Limiti alle notti di svago, come la regola del “solo nel fine settimana” o un limite massimo rigido per le notti
• I limiti relativi alla tipologia di camera sono legati alle notti di lavoro, mentre gli upgrade vengono considerati spese personali

Requisiti relativi ai documenti commerciali e alla fatturazione

La fatturazione conforme alle norme è spesso la parte più impegnativa dal punto di vista operativo di un soggiorno “bleisure”. Gli hotel devono spesso gestire fatture separate che distinguano chiaramente le spese aziendali da quelle personali, supportare più metodi di pagamento per la stessa prenotazione e emettere documenti commerciali che includano la ragione sociale, l'indirizzo e i campi fiscali applicabili.

Mews supporta i flussi di lavoro con fatturazione separata e trasferisce automaticamente gli addebiti al conto corretto, mentre Mews Payments supporta diversi metodi di pagamento durante tutto il Percorso dell'ospite.

Requisiti di conformità relativi alle spese

Di solito, per le spese accessorie valgono controlli più severi. Le spese per alcolici, il minibar e il centro benessere di solito non sono addebitate nelle indennità giornaliere. Anche le tasse di modifica correlate a cambiamenti di itinerario relativi alla parte personale possono creare controversie. Ciò di cui i manager dei viaggi aziendali hanno bisogno, in definitiva, dagli hotel è una tracciabilità chiara: un resoconto preciso di chi ha pagato cosa e quando.

I regolamenti aziendali sul "bleisure" stanno diventando più rigidi in materia di conformità, anziché allentarsi. Gli hotel che investono nelle infrastrutture di fatturazione sono in una posizione migliore per gestire nel tempo i conti di viaggio gestiti.

Quali sono le implicazioni fiscali e in termini di spese dei viaggi “bleisure”?

Il trattamento fiscale dei viaggi “bleisure” crea una serie di requisiti documentali che incidono direttamente su ciò che gli hotel devono presentare. Stabilire correttamente la struttura del conto aiuta a evitare controversie con gli ospiti sulle spese e facilita il processo di conformità che sono tenuti a seguire.

Spese deducibili

La Pubblicazione 463 dell'IRS (2025) stabilisce che, quando un viaggio è principalmente di lavoro e viene prolungato per motivi di vacanza, i viaggiatori possono dedurre solo i costi di viaggio correlati all'attività lavorativa. Le spese personali non sono deducibili come spese di viaggio di lavoro. È proprio questa distinzione il motivo per cui chi viaggia per lavoro dà tanta importanza a una chiara separazione della fatturazione a livello di struttura.

Separazione del costo delle spese personali

La separazione è più chiara quando un hotel riesce a creare fatture distinte per le notti di lavoro e quelle personali, specificando chiaramente la tariffa della camera, le tasse e gli accessori per ciascuna notte. Un portafoglio misto crea un carico di lavoro per il viaggiatore e aumenta il rischio di verifica per il datore di lavoro.

Obblighi di rendicontazione

Le linee guida dell’IRS sottolineano l’importanza della documentazione: chi viaggia deve tenere traccia di quanto ha speso, quando, dove e per quale scopo lavorativo. È proprio per questo che gli ospiti chiedono rendiconti dettagliati e documenti commerciali con i nomi corretti. Un portfolio ben strutturato non è solo una questione di buona ospitalità; è una vera e propria documentazione.

Considerazioni relative alla conformità

Per gli hotel, la conformità significa garantire fatture chiare, registrazioni contabili accurate e pagamenti tracciabili. Niente di tutto ciò impone agli hotel di fornire consulenza fiscale. Basta solo avere la giusta architettura di folio.

La conformità fiscale e normativa può sembrare un lavoro di back office, ma influisce direttamente sulla fiducia che i clienti aziendali ripongono nella tua struttura per gestire i futuri soggiorni “bleisure”.

In che modo gli hotel possono facilitare l'organizzazione dei viaggi "bleisure"?

Gli ospiti “bleisure” sono un po’ come due ospiti in uno: prima di tutto hanno bisogno di affidabilità a livello aziendale, poi di un’esperienza di scoperta senza intoppi. Le strutture che riescono a mettere in pratica entrambi gli aspetti di questa esperienza guadagnano quote di mercato, mentre i modelli di viaggio combinati continuano a crescere.

Supporto per soggiorni prolungati

La fondazione è operativa:

• Offri una logica di gestione dell'inventario che consenta agli ospiti di rimanere nella stessa camera durante il loro soggiorno, in modo da ridurre i cambi di camera obbligatori durante il passaggio dai giorni lavorativi a quelli di svago.
• Assicurati che gli spazi di lavoro e la connettività siano ben coordinati in tutte le tipologie di camere e nelle aree comuni per l'uso nei giorni feriali.
• Offri il check-out posticipato e il deposito bagagli nel giorno di transizione tra lavoro e tempo libero.
• Ottimizza la frequenza delle pulizie per i soggiorni più lunghi con giorni di servizio su richiesta.

In evidenza: le attrazioni locali

Inserisci i partner locali, come musei, tour e strutture per il benessere, come componenti aggiuntivi prenotabili. Prepara brevi itinerari post-riunione che si adattino agli impegni di chi viaggia per lavoro', invece di aspettarti che siano loro a cercare le informazioni da soli. In questo caso la precisione è fondamentale: un consiglio che si adatti a una finestra temporale di due ore dopo una sessione della conferenza è molto più utile di una guida generica della città.

Fornire risorse per l'itinerario

I messaggi inviati prima dell'arrivo in cui si chiede all'ospite se intende prolungare il soggiorno possono triggerare le preferenze relative alla suddivisione del conto, le scelte relative al reparto pulizie e i suggerimenti sui componenti aggiuntivi prima dell'arrivo. In proprietà, semplici mappe del quartiere, percorsi per correre e opzioni per mangiare che rispettano i regolamenti di spesa nei giorni lavorativi completano l'offerta.

In che modo i diversi tipi di destinazione influenzano le strategie alberghiere nel settore del "bleisure"?

La strategia di viaggio "bleisure" dipende in larga misura dal mercato. Lo stesso viaggiatore potrebbe rimanere più a lungo in una città dove si può andare a piedi e ricca di esperienze, ma non in un polo commerciale di periferia dove si dipende dall’auto. La strategia dovrebbe basarsi sui momenti in cui il rischio di "notte di transizione" è più alto e sulla rapidità con cui un ospite può cambiare modalità una volta terminata la parte lavorativa.

Alberghi nei quartieri commerciali del centro città

La priorità è conquistare il segmento business e poi convertire le prenotazioni grazie a offerte speciali nei periodi di bassa stagione, check-out posticipato e partnership con i trasporti. La cosa più importante da tenere d'occhio dal punto di vista operativo è evitare di dover cambiare camera contro la propria volontà. Gli ospiti che devono cambiare camera a metà soggiorno sono meno propensi a prolungare il soggiorno la prossima volta, indipendentemente dalla tariffa.

Strutture ricettive orientate al turismo e al tempo libero

La parte commerciale è innanzitutto una questione di tariffe e di spazio. Durante l'orario di lavoro, uno spazio di lavoro tranquillo, sale riunioni affidabili e una buona connettività contano più del panorama.

Una volta finite le giornate di lavoro, i servizi del resort si vendono da soli. In questo caso, la precisione nella fatturazione è ancora più importante, perché le spese accessorie del resort, il servizio in camera e i costi della spa possono facilmente trigger controversie sulle spese.

Strategie ibride per le destinazioni

Nei mercati in cui la domanda di viaggi d’affari e di piacere si sovrappone davvero, l’approccio più efficace è il “two-mode merchandising”: pacchetti incentrati sul lavoro per gli arrivi dal lunedì al giovedì e pacchetti incentrati sull’esperienza per i soggiorni prolungati dal venerdì alla domenica. I vantaggi legati alla durata del soggiorno proteggono la tariffa media giornaliera (ADR) meglio degli sconti, offrendo comunque agli ospiti un motivo per prolungare il soggiorno.

Gestisci i viaggi "bleisure" in modo fluido con Mews

I viaggi "bleisure" premiano gli hotel che investono nelle giuste infrastrutture per le operazioni. Fogli separati, diverse modalità di pagamento, comunicazioni prima dell’arrivo e procedure di check-out flessibili non sono funzionalità opzionali per questo segmento. Sono le aspettative di base.

Le strutture che gestiscono bene questi aspetti riescono a trasformare gli ospiti che vengono una volta sola per un soggiorno “bleisure” in viaggiatori d’affari abituali che prolungano il soggiorno più e più volte. Quelli che non lasciano vuote le notti nei locali e fanno sì che i conti aziendali si rivolgano altrove.

Mews È un sistema gestionale per l'ospitalità che aiuta gli hotel a gestire la complessità operativa richiesta dal turismo "bleisure". Tra le caratteristiche principali per gli ospiti in viaggio bleisure ci sono:

• Gestione dei conti separati: i flussi di lavoro per i conti separati e il trasferimento intelligente delle fatture aiutano a distinguere le spese aziendali da quelle personali all’interno di una singola prenotazione.
• Pagamenti incorporati: tokenizzazione delle carte e gestione di più metodi di pagamento integrate nel sistema Mews PMS e nei terminali POS, in modo che carte aziendali, personali e virtuali possano essere gestite nella stessa prenotazione senza dover ricorrere a soluzioni manuali
• Messaggi automatici per gli ospiti: le funzionalità integrate di comunicazioni con gli ospiti e Mews Guest Intelligence aiutano gli hotel a raccogliere le preferenze prima dell’arrivo e a personalizzare il servizio.
• Upsell e servizi prenotabili: pacchetti esperienza, check-out posticipato, upgrade di camera e componenti aggiuntivi F&B possono essere proposti durante il percorso di prenotazione, tramite i totem interattivi e sul Navigator.

himgroep, un gruppo alberghiero olandese che gestisce quattro boutique hotel con un solo addetto al back office, usa Mews per separare completamente i flussi di prenotazioni aziendali da quelli turistici. Chi viaggia per lavoro riceve un codice di prenotazione unico che garantisce la tariffa aziendale concordata, mentre gli ospiti viaggiano seguendo una procedura di prenotazione standard con una propria modalità di pagamento anticipato. Le e-mail automatiche inviate prima dell'arrivo gestiscono le operazioni di check-in da effettuare senza l'intervento del personale, mentre l'elaborazione dei pagamenti avviene senza inserimenti manuali per entrambe le tipologie di ospiti.

"Lavorando da solo, adoro il fatto che Mews mi tolga un sacco di lavoro ripetitivo dalle spalle. Non perdo più tempo a setacciare fogli Excel o a rincorrere i pagamenti:'è tutto automatizzato."

— Charline Kuster, manager del back office, himgroep

La tendenza dei viaggi "bleisure" non accenna a rallentare. Gli hotel che metteranno in piedi i sistemi giusti adesso saranno quelli di cui le aziende si fideranno e a cui torneranno quando il loro prossimo viaggio prevede qualche giorno in più a disposizione.

Sei pronto a conquistare il segmento del "bleisure" con la giusta organizzazione per le operazioni? Prenota una demo con Mews oggi stesso.