Informazioni su GAIA Hotel
Gestito dalla stessa famiglia da quattro generazioni, il GAIA Hotel di Basilea ha il fascino di una proprietà storica e il comfort di un soggiorno benessere a quattro stelle, completo di spa e spazi per riunioni. Inoltre, prendono sul serio il loro impegno per la sostenibilità. Utilizzando il motore di ricerca Ecosia, hanno già contribuito a piantare quasi 2.000 alberi e l'intero hotel funziona con energia rinnovabile - eolica, solare e biomassa.
GAIA Hotel voleva ridurre il lavoro manuale e adottare strumenti che rendessero più fluide le operazioni quotidiane. Il passaggio da Oracle a un PMS basato sul cloud è stato un passo chiave per eliminare vecchi sistemi e abitudini. L'hotel è passato a Mews nell'ottobre 2015, diventando il primo hotel in Svizzera a farlo, e da allora lo utilizza sempre.
"Siamo con Mews da 10 anni. Questo tipo di fedeltà si guadagna: noi e il sistema siamo cresciuti fianco a fianco, condividendo i successi e approfondendo la fiducia in ogni fase".
Fedeltà e fiducia: 10 anni con Mews
Sfida
La gestione del cambiamento è stata un compito difficile, dato che all'epoca molti dipendenti della scrivania consideravano Oracle lo stato dell'arte. Inoltre, Mews non aveva ancora un'esperienza consolidata in Svizzera, dato che il GAIA Hotel è stata la prima proprietà a implementare il sistema.
Soluzione
GAIA Hotel ha adottato un approccio costante e pratico al passaggio. Le sessioni di formazione erano brevi e incentrate su situazioni reali che il personale affrontava ogni giorno. La cosa più utile è stata la trasparenza. La leadership ha condiviso i motivi per cui il cambiamento era necessario, ha mostrato come il nuovo sistema avrebbe ridotto il lavoro ripetitivo e si è assicurata che ogni persona avesse spazio per fare domande e testare le cose. Man mano che la fiducia cresceva, i primi scettici diventavano coloro che aiutavano gli altri a imparare e a perfezionare il loro modo di lavorare. Grazie a Mews University e alla semplicità del sistema, l'inserimento di nuovo personale di scrivania richiede ora solo 3-5 giorni, cosa che prima non era possibile.
Risultato
- Il team ha avuto la possibilità di semplificare e persino omettere molti compiti che li rallentavano.
"Ricordo di aver contattato Matt, CEO di Mews, e di essere rimasto stupito non solo dal prodotto, ma anche dalla sua conoscenza, sincerità e dedizione. Era pronto a riformare il settore e Mews sta facendo proprio questo".
Sostituzione dei vincoli legacy con la flessibilità cloud-native
Sfida
Il team sapeva che lasciare Oracle significava trovare un nuovo channel Manager e allo stesso tempo un nuovo fornitore di GDS. Senza una configurazione affidabile, non sarebbero in grado di aggiornare correttamente le tariffe sui canali di distribuzione.
Soluzione
Chiunque abbia lavorato in hotel in quel periodo ricorderà la costante necessità di riavviare le interfacce perché si bloccavano o interrompevano la sincronizzazione... diverse volte a settimana. Il passaggio a Mews ha eliminato questa seccatura. Mews sostiene inoltre la posizione ferma di GAIA contro i programmi di sconto delle OTA, aiutandole a mantenere la loro migliore offerta diretta pur consentendo regole più sfumate sul soggiorno minimo e sui tempi brevi. Inoltre, GAIA ha rafforzato la propria configurazione di sicurezza con l'autenticazione a due fattori (2FA) per tutti i ruoli, un migliore controllo dei conti condivisi e una chiara formazione del personale sui rischi di phishing.
Risultato
- Libertà di gestire la distribuzione secondo le proprie intenzioni.
Una gestione quotidiana dell'hotel più intelligente
Sfida
Molti hotel devono fare i conti con attività di routine, personale limitato e un divario sempre più ampio tra ciò che i team possono offrire e ciò che gli ospiti si aspettano. In quanto proprietà indipendente, il GAIA Hotel voleva bilanciare la tecnologia intelligente con un servizio personale autentico, in un modo che risultasse naturale sia per gli ospiti che per il personale.
Soluzione
Prima di Mews, l'Executive Housekeeper doveva stampare infinite liste di compiti per il team, un rituale quotidiano che consumava tempo e carta. Mews Il dipartimento di pulizie è diventato uno dei preferiti dal personale perché lo libera dal lavoro con gli ospiti. GAIA gestisce anche molte prenotazioni di gruppi aziendali e, dopo il passaggio a Mews, la gestione dei gruppi è passata da un processo lento a un processo rapido e organizzato. Per quanto riguarda il front-office, lo stato delle camere e gli arrivi in tempo reale hanno permesso ai team di avere un quadro più chiaro della giornata che li attende, riducendo le comunicazioni e la possibilità di perdere dettagli.
Risultato
- Operazioni più fluide tra i vari reparti e un ritmo più rilassato nelle giornate più impegnative
- Il personale passa meno tempo a lottare con i compiti e più tempo a coinvolgere gli ospiti
"Il front office ama la gestione dei gruppi. In un attimo si creano report sui gruppi con una panoramica completa. Riceviamo molte prenotazioni di gruppi di lavoro, quindi questa è una funzione a cui il mio team non rinuncerebbe mai".
Un flusso di pagamenti più veloce e sicuro
Sfida
In precedenza, il personale doveva inserire manualmente i dati della carta in un terminale per ogni prenotazione, un compito di due minuti che si ripeteva tutto il giorno. Questo toglieva tempo agli ospiti e creava un'inutile pressione sul personale durante i check-in da effettuare.
Soluzione
Mews Payments automatizza le transazioni non rimborsabili di GAIA Hotel, che rappresentano circa un terzo del loro incasso. Con le carte tokenizzate e l'addebito automatico, il personale non deve più toccare dati di pagamento sensibili o leggere i numeri delle carte alla scrivania, il che è un grande sollievo per tutti gli interessati. E poiché i pagamenti sono integrati nel PMS, i team finanziari hanno una panoramica in tempo reale senza dover ricorrere a fornitori esterni o a report non corrispondenti.
Risultato
- Pagamenti completamente integrati
- Tariffa di chargeback dello 0,01% (la media del settore è dello 0,5%)
"Grazie a Mews Payments, quasi un terzo del tempo del nostro team è stato destinato a compiti più significativi. Inoltre, quasi un terzo del nostro incasso è stato prepagato, migliorando così il nostro flusso di cassa".
Riflettori puntati sull'integrazione
In passato, aggiungere strumenti significava dover trascorrere molte ore con una laboriosa mappatura dell'interfaccia. GAIA Hotel gode dei vantaggi di poter inserire nuovi strumenti in modo rapido e gratuito, personalizzando il proprio stack tecnologico. Attualmente utilizzano 10 integrazioni per l'ospitalità.
"L'aspetto positivo del sistema Mews Marketplace è che è possibile provare rapidamente un'integrazione, per vedere se aggiunge davvero valore all'esperienza dell'ospite o agli standard operativi", conclude Selinda.
Oaky di Plusgrade
Oaky è un software di vendite aggiuntive che aiuta GAIA Hotel a incrementare i propri incassi offrendo miglioramenti e servizi pertinenti agli ospiti. Grazie all'automazione, alla segmentazione e al prezzo dinamico, massimizza la spesa media per ospite ed elimina il lavoro manuale.
STR
STR recupera i dati relativi alle prestazioni delle strutture in termini di prenotazioni, spazi, disponibilità e incasso per fornire agli operatori del settore alberghiero dati confidenziali, affidabili, accurati e utili per le decisioni strategiche e operative. Scopri di più
