Alles wat je wilde weten over de inchecktijden en -processen van hotels

23 mei 2023   â€˘  4 minuten om te lezen

Eva Lacalle profile picture

Eva Lacalle

Alles wat je wilde weten over de inchecktijden en -processen van hotels hero image

De Mews Blog  >  Alles wat je wilde weten over de inchecktijden en -processen van hotels

De eerste indruk kan een hotelervaring maken of breken. Daarom is het zo belangrijk om de inchecktijden van je hotel op orde te hebben, zodat gasten weten wat ze kunnen verwachten. Als je weet hoe lang elk proces in de ideale situatie duurt, kun je je diensten optimaliseren en ervoor zorgen dat je front-office als een geoliede machine werkt. Deze processen moeten zorgvuldig worden omschreven, zodat je een perfecte incheckervaring kunt aanbieden.

Tegenwoordig hebben mensen wat minder geduld en daarom moet het incheckproces zo soepel mogelijk verlopen. Gasten verwachten over het algemeen dat ze tussen 14.00 en 16.00 uur kunnen inchecken. Wees dus duidelijk over de in- en uitchecktijden om problemen te voorkomen en je housekeepingteam genoeg tijd te geven om de kamers schoon te maken. In dit artikel kijken we naar de gemiddelde inchecktijden van hotels, de processen en nieuwe trends bij het inchecken.

 

Wat is de gemiddelde inchecktijd van hotels?

Zoals gezegd is de gemiddelde inchecktijd van hotels tussen 14.00 en 16.00 uur. Maar nu er zo veel internationaal wordt gevlogen, kan dat tijdstip nogal veranderen.

Als hotelier kun je op verschillende manieren met die situatie omgaan: je kunt een 24-uursreceptie aanbieden of een flexibelere optie aanbieden: een kiosk om zelf in te checken. Hierdoor hoeven gasten minder lang te wachten tijdens de drukke inchecktijden, en het verhoogt de gasttevredenheid doordat gasten zelf bepalen wanneer ze aankomen en vertrekken.

 

Wat je moet onthouden bij het instellen van de inchecktijden van je hotel

Bij het instellen van de inchecktijd van je hotel is het belangrijk om rekening te houden met de tijd die de housekeeping nodig heeft om de kamers schoon te maken. Er zijn natuurlijk altijd gasten die ruim voor de uitchecktijd vertrekken, maar je moet je voorbereiden op het slechtste scenario waarbij alle gasten tegelijkertijd uitchecken.

Vermeld je voorwaarden voor aankomst en vertrek duidelijk voordat gasten aankomen, zodat ze zich daarop kunnen voorbereiden en niet voor verrassingen komen te staan.

Je kunt misschien wat kamers beschikbaar hebben in het geval dat een ongeduldige gast al vroeg aankomt. Na een lange reis willen de meeste gasten meteen naar hun kamer om te douchen en even te gaan liggen. Dus als je een paar kamers beschikbaar hebt voor vroege check-ins, kun je de gasttevredenheid flink verhogen.

Als je dat niet wilt, kun je ook overwegen om een toeslag in rekening te brengen voor vroege aankomsten of voor gasten die zelf willen bepalen wanneer ze aankomen. Als het bedrag niet te hoog is, vinden veel gasten het niet erg om zo'n toeslag te betalen, en dat draagt weer bij aan een hogere omzet.

Een ander handig hulpmiddel is het activiteitenrapport van Mews. Hierin kun je zien wanneer de kamers klaar zijn voor check-in en en wanneer mensen inchecken bij je hotel. Met deze informatie weet je hoe flexibel je kunt zijn met je inchecktijden.

 

Welke processen komen er kijken bij het inchecken bij een hotel?

Er vinden veel standaardprocessen plaats wanneer gasten inchecken bij je hotel. De meeste gasten komen aan en zoeken meteen de receptie. Als een gast bij de balie aankomt, begroet je personeel de gast en wordt de reservering gecontroleerd.

Vervolgens legt je personeel kort uit welke voorzieningen en diensten je accommodatie aanbiedt. Ook krijgen gasten belangrijke informatie zoals het wifi-wachtwoord, de openingstijden van de receptie en de uitchecktijd te horen. Dit is vooral belangrijk om de juiste verwachtingen te scheppen.

Na deze korte uitleg kun je je gasten de sleutel geven en ze naar hun kamer brengen (of dat de conciërge laten doen), of ze zelf naar hun kamer laten gaan als ze dat liever hebben.

 

Nieuwe trends bij het inchecken bij hotels

Omdat een soepel proces bij aankomst zo belangrijk is voor de gasttevredenheid, zijn er altijd nieuwe trends die je moet kennen om zo goed mogelijk aan de verwachtingen en behoeften van gasten te voldoen. We bespreken er hieronder een paar.

Inchecken op kiosken

We hebben het al gezegd, maar incheck-kiosken zijn zeker een van de populairste trends. Bij deze kiosken kunnen gasten zelf in- en uitchecken, ongeacht hoe laat het is. Daarnaast kan je accommodatie ook gebruikmaken van technologie om processen te diversifiëren en ze aan te passen aan de behoeften van je gasten.

Ook neemt de wachttijd hierdoor af, wat enorm bijdraagt aan de gasttevredenheid.

Mobiel inchecken

Gasten maken steeds meer gebruik van hun smartphone, dus waarom laat je ze niet inchecken via hun smartphone? Lees meer over de 6 belangrijke voordelen van mobiel inchecken voor hotels (in het Engels). Dit helpt om je processen te stroomlijnen, zodat het front-officepersoneel belangrijkere en nuttigere taken kan uitvoeren om meer terugkerende klanten aan te trekken, zoals een geweldige hotelervaring creëren.

Bovendien vinden gasten het prettig om zelf de controle te hebben over hun ervaring en dat straalt af op je merk, omdat het via iets gaat wat ze heel erg goed kennen: hun smartphone. Dit biedt ook een goede mogelijkheid tot upsellen, of het nu vroeg inchecken tegen een toeslag, een kamerupgrade, of een extra dienst zoals een spa of restaurant is.

Apps

Gepersonaliseerde hotelapps zijn een andere belangrijke trend in de horeca. Apps zijn een goede manier om gasten betrokken te houden vóór aankomst, tijdens hun verblijf en nadat ze zijn vertrokken. Een app kan handig zijn voor verzoeken die gasten doen tijdens hun verblijf, zoals extra handdoeken of roomservice, maar kan ook gebruikt worden om in- en uit te checken. Lees meer over technologietrends in hotels (in het Engels).

Flexibel inchecken

Om een jongere doelgroep aan te trekken die meer flexibiliteit verwacht, is het slim om flexibele aankomsttijden te bieden. Jonge reizigers zijn graag spontaan, dus hoe flexibeler je kunt zijn, hoe beter. Je kunt overwegen om een toeslag in rekening te brengen voor verschillende opties, zodat ze zelf kunnen bepalen hoe laat ze in- en uitchecken. Of gebruik flexibiliteit als waardepropositie voor je hotel.

Conclusie

Hotelprocessen moeten, net zoals elke andere dienst, continu geëvalueerd worden om te optimaliseren en de best mogelijke service te bieden. Dat geldt net zo goed voor het inchecken bij hotels. Veranderende tijden betekent veranderende procedures, waaronder het gebruik van smartphones door gasten om de hotelervaring digitaal te maken. Als je ze die in het hotel laat gebruiken, biedt je betere service en krijgen gasten een positiever beeld van je merk.

Welke inchecktijden en processen je ook besluit te implementeren, het is belangrijk dat ze flexibel zijn en dat je ze continu bijwerkt. Inchecken via kiosken, apps en via de smartphone is de toekomst. Het is aan jouw merk om mee te gaan in deze trends en technologie te gebruiken om de gastervaring en gasttevredenheid te verbeteren. Dit zal leiden tot meer omzet en meer gasten die terugkomen.

Eva Lacalle profile picture

Auteur

Eva Lacalle

Eva heeft meer dan tien jaar internationale ervaring in marketing, communicatie, evenementen en digitale marketing. Als ze niet aan het werk is, dan is ze waarschijnlijk aan het surfen, dansen of de wereld aan het verkennen.

Gerelateerde artikelen

Cookiebeheer

Hier kun je je voorkeuren met betrekking tot cookies beheren: