Tout savoir sur les heures et les processus de check-in

23 mai 2023   •  5 min de lecture

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Eva Lacalle

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Les premières impressions ont un impact déterminant sur l’expérience de vos clients, c’est pourquoi il est si important de définir une heure de check-in pour votre hôtel. Vos clients sauront à quoi s’attendre et vous aurez une meilleure idée de la durée de chaque processus, ce qui vous permettra d’optimiser vos services ainsi que le fonctionnement de la réception. Des processus bien pensés vous permettront d’offrir une expérience d’enregistrement optimale.

Aujourd’hui, les gens n’ont plus la patience d’attendre, c’est pourquoi votre processus de check-in doit être aussi simple que possible. En général, les clients s’attendent à effectuer leur check-in entre 14 et 16 heures, alors communiquez-leur vos heures de check-in et de check-out clairement, pour éviter tout problème potentiel. Veillez également à prévoir suffisamment de temps pour le nettoyage des chambres. Dans cet article, nous découvrirons quelle est l’heure moyenne du check-in, à quoi faire attention et quels sont les processus et les nouvelles tendances en matière de check-in dans les hôtels.

 

Quelle est l’heure moyenne de check-in ?

Comme mentionné ci-dessus, l’heure de check-in dans les hôtels a généralement lieu entre 14 et 16 heures. Les vols internationaux peuvent toutefois changer radicalement la donne.

En tant qu’hôtelier, plusieurs solutions s’offrent à vous pour gérer ce genre de situation. Vous pouvez proposer la réception ouverte 24 h/24 ou des options plus flexibles, telles qu’une borne de check-in autonome. Cela permet non seulement de réduire les temps d’attente lors des heures de pointe, mais également d’améliorer la satisfaction des clients en leur donnant le contrôle de leur arrivée et de leur départ.

 

Points à garder à l’esprit pour définir l’heure de check-in de votre hôtel

Lorsque vous définissez l’heure de check-in de votre hôtel, vous devez prévoir le temps nécessaire à votre service d’étage pour nettoyer les chambres. Certains clients quitteront leur chambre bien avant l’heure de check-out, mais vous devez vous préparer au pire scénario et envisager la possibilité que tous vos clients effectuent leur check-out en même temps.

Assurez-vous d’énoncer clairement vos politiques relatives à l’arrivée et au départ avant le séjour de vos clients afin que ces derniers puissent prendre leurs dispositions et ne pas être pris par surprise.

De plus, il peut être utile de garder quelques chambres disponibles au cas où un client arriverait plus tôt que prévu. Après un long voyage, quoi de plus normal que de vouloir accéder à sa chambre, prendre une douche et s’allonger ? La capacité à accueillir des clients malgré une arrivée anticipée ne pourra donc qu’augmenter la satisfaction client.

Si vous ne voulez pas proposer de politique d’arrivée anticipée, vous pouvez proposer des frais supplémentaires d’arrivée anticipée à la place ou proposer aux clients de définir leurs heures d’arrivée et de départ eux-mêmes. Si les frais sont minimes, de nombreux clients n’hésiteront pas à les payer et vos revenus augmenteront progressivement.

Une autre option consiste à vous servir du rapport d’activité de Mews. Il vous permet de voir quelles chambres sont prêtes pour le check-in ou à quel moment les check-ins ont lieu dans votre hôtel. Ces informations vous permettent de savoir à quel point vous pouvez réellement être flexible avec votre heure de check-in.

 

Quelles sont les procédures impliquées dans le check-in hôtelier ?

De nombreux processus standard sont impliqués dans le check-in des clients de votre hôtel. En général, un client qui arrive dans votre hôtel se rend directement à la réception. Votre personnel lui souhaite la bienvenue et vérifie ensuite sa réservation.

Le personnel lui présente rapidement les équipements et services spécifiques proposés par votre structure. Il doit également lui transmettre d’autres informations importantes, telles que le mot de passe du réseau Wi-Fi, les horaires de la réception et l’heure de check-out. De cette manière, le client sait à quoi s’attendre.

Une fois cette courte explication terminée, vous pouvez remettre les clés au client et l’accompagner ou non jusqu’à sa chambre, selon ce qu’il préfère.

 

Nouvelles tendances en matière de check-in hôtelier

Le niveau de satisfaction global du client est fortement influencé par la façon dont il est accueilli. Vous devez donc surveiller les tendances en la matière afin de mieux répondre aux nouveaux besoins et aux nouvelles attentes des clients. On vous en dit plus ci-dessous !

Borne de check-in

Comment nous l’avons déjà mentionné, les bornes de check-in sont l’une des principales tendances. Ces bornes permettent aux clients de gérer leur arrivée et leur départ eux-mêmes, à tout moment. De plus, votre structure peut adopter des solutions techniques appropriées pour diversifier vos processus et mieux vous adapter aux besoins de vos clients.

De cette façon, vous réduirez également les temps d’attente, un atout indéniable pour accroître la satisfaction client.

Check-in mobile

Les clients dépendent de plus en plus de leur smartphone pour tous les aspects de leur quotidien, alors pourquoi ne pas leur donner l’opportunité de gérer le processus de check-in depuis leur smartphone également ? En savoir plus sur les 6 avantages majeurs du check-in mobile pour les hôtels (contenu disponible en anglais). Grâce à l’optimisation des processus, votre personnel pourra s’occuper de tâches plus importantes et plus utiles, de sorte à améliorer vos taux de rétention et assurer la meilleure expérience de séjour possible à vos clients.

Pour les générations qui ont grandi avec le smartphone, le check-in mobile constitue le meilleur moyen de prendre le contrôle de leur expérience et d’assurer une interaction positive avec votre marque. C’est aussi une opportunité de vente incitative : profitez-en pour proposer le check-in anticipé (moyennant un supplément), un surclassement ou des services supplémentaires. Il peut s’agir tout simplement de l’offre de votre spa ou de votre restaurant.

Applications

Les applications hôtelières personnalisées sont une autre tendance importante du secteur hôtelier. Il s’agit d’un excellent moyen de maintenir l’engagement du client avant, pendant et après son séjour. D’autre part, une application est un bon atout pour répondre aux demandes des clients au cours de leur séjour, par exemple les demandes de serviettes supplémentaires ou de room service. Enfin, elle peut servir au check-in et au check-out. En savoir plus sur les tendances technologiques dans les hôtels (contenu disponible en anglais).

Check-in flexible

Afin d’attirer une clientèle plus jeune habituée à plus de flexibilité, n’hésitez pas à proposer une plage horaire plus flexible pour les arrivées. Les jeunes adultes, plus spontanés, vous en sauront reconnaissants. Vous pouvez demander un supplément pour ces options, offrir la possibilité aux clients de définir leurs heures de check-in et de check-out eux-mêmes, ou inscrire la flexibilité dans le cadre de la proposition de valeur de votre hôtel.

Conclusion

Pour rester pertinents, vos processus doivent être constamment réévalués et optimisés, avec pour objectif de fournir le meilleur service possible. Il en va de même pour le check-in. Modifier les heures de check-in implique de modifier vos procédures en conséquence. Et pour améliorer en même temps vos services et l’image de votre marque, vous pouvez toujours relier expérience hôtelière et monde numérique en donnant la possibilité à vos clients d’utiliser leur smartphone.

Quels que soient les heures de check-in et les processus que vous décidez de mettre en place, la flexibilité et l’adaptabilité seront les clés de votre réussite. Nous vous recommandons donc d’utiliser des solutions d’avenir telles que des bornes de check-in autonome, des applications et le check-in mobile. En complément, surveillez les tendances pour mettre en place les technologies les plus à même d’améliorer l’expérience et la satisfaction client, afin d’accroître vos revenus et vos taux de rétention.

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Auteur

Eva Lacalle

Eva a plus d’une décennie d’expérience internationale dans le marketing, le marketing numérique, la communication et l’événementiel. Lorsqu’elle ne travaille pas, elle aime surfer, danser ou explorer le monde.

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