Was bedeutet kontaktloser Check-in?
Definition und grundlegende Funktionsweise
Im Zuge der Digitalisierung in Hotels hat sich der kontaktlose Check-in schnell durchgesetzt. Kontaktloser Check-in bedeutet, dass Gäste ihren Aufenthalt komplett ohne klassischen Rezeptionsbesuch starten können. Statt Wartezeiten und persönlicher Abwicklung durch Front-Office-Mitarbeitende übernehmen Smartphone, Tablet oder Self-Service-Kiosk das Einchecken – inklusive Ausweisprüfung, Zahlungsabwicklung und Zimmerschlüssel. Moderne Software sorgt für automatische Prozessschritte und synchronisiert Daten in Echtzeit mit dem Cloud PMS. So wird das Personal entlastet und die Abläufe funktionieren reibungsloser.
Vorteile des kontaktlosen Check-ins für Gäste und Hoteliers
Zeitersparnis und Flexibilität
Der größte Vorteil ist eindeutig die Zeitersparnis. Kein Warten, keine festen Rezeptionszeiten, keine Hektik nach einer langen Reise. Gäste können in der Regel jederzeit einchecken – spätabends, frühmorgens oder direkt vom Flughafen aus. Es können je nach Verfügbarkeit auch noch Zimmerpräferenzen gewählt, Upgrades gebucht oder Zusatzleistungen gebucht werden. So kann der Aufenthalt ganz individuell gestaltet werden. Und für Hotelbetreiber wird das System damit zum Marketingtool und Upselling-Point.
Mehr Hygiene und Sicherheit
Spätestens seit der Pandemie hat sich der Anspruch an Sauberkeit und Abstand geändert. Viele Reisende haben sich an kontaktlose Optionen gewöhnt und bevorzugen es, Berührungspunkte zu minimieren. Ein vollständig kontaktloser Check-in erhöht das Sicherheitsgefühl und bietet gleichzeitig mehr Privatsphäre.
Digitale Gästereise als Trend
Effizient und autonom soll es sein. Wer mit den Trends der Hotelbranche mithalten will, sollte dementsprechende Optionen bieten. Ein schneller, digitaler Check-in gehört zu den gefragtesten Hotelservices und ist inzwischen ein zentraler Faktor für die Gesamtzufriedenheit. Und Studien zeigen eindeutig: Ein Großteil der Gäste bevorzugt Self-Service-Kioske gegenüber dem klassischen Tresen. Der Vorteil liegt auf der Hand – ein reibungsloser Start in den Aufenthalt ohne Wartezeiten. Damit wird der digitale Check-in essenziell für eine gelungene Guest Journey, denn es ist der erste Kontakt mit dem Hotel.
Schritt für Schritt: So funktioniert der kontaktlose Check-in im Hotel
1. Buchung
Alles beginnt mit der Reservierung. Nach dem Vergleich von Angeboten, bei dem Modernität ein wichtiger Punkt geworden ist, wird gebucht. Moderne Reservierungssysteme erfassen dabei nicht nur die Gästedaten, sondern auch besondere Wünsche, verwalten Gruppenbuchungen und halten Teams über Ankünfte und Sonderfälle wie späte Check-ins auf dem Laufenden. Das schafft Transparenz und erleichtert die interne Kommunikation.
2. Check-in
Der eigentliche Check-in kann auf drei Arten erfolgen:
Online-Vorab-Check-in
Viele Hotels ermöglichen mittlerweile bereits Tage vor der Anreise, alle Formalitäten online zu erledigen. So haben die Gäste Sicherheit und den Kopf bei Anreise frei. Der Aufenthalt kann ohne Verzögerung beginnen.
Self-Service-Kiosk
Die Terminals funktionieren ähnlich wie Check-in-Automaten am Flughafen. Gäste geben ihren Namen oder die Reservierungsnummer ein, scannen bei Bedarf ihren Ausweis und bezahlen, falls vorhanden, offene Beträge. Der Kiosk stellt dann direkt die Zimmerkarte aus. Der Vorgang ist in kurzer Zeit erledigt – ideal für Menschen, die es unkompliziert mögen und keinen persönlichen Ansprechpartner benötigen.
Mobiler Check-in
Ein Link oder QR-Code führt zum digitalen Check-in-Bereich. Gäste übermitteln selbst über Smartphones oder bereitgestellte Tablets ihre Ausweisdaten, bestätigen die Zahlung und erhalten ihren digitalen Schlüssel direkt aufs Smartphone. Der Vorteil: komplett kontaktlos, jederzeit möglich und mit Echtzeit-Updates zur Zimmerverfügbarkeit. Außerdem können sich mehrere Gäste gleichzeitig einchecken und Warteschlangen an der Rezeption werden vermieden.
3. Zugang zum Zimmer
Der letzte Schritt ist der Zutritt zum Hotelzimmer. Hotels nutzen vermehrt digitale Schlüssellösungen:
- Schlüsselkarten, die beim Check-in automatisch aktiviert werden.
- Digitale Schlüssel, die den Zugang per Smartphone ermöglichen und besonders nachhaltig sind.
Diese digitalen Schließsysteme aktualisieren Zugänge in Echtzeit, sperren Karten nach dem Check-out automatisch und reduzieren die Fehlerquote erheblich. Gleichzeitig sparen Hotels Kosten für Kartenaustausch und tragen zur Nachhaltigkeit bei. Und es wird unkompliziert: Die Ausgabe geht minutenschnell und bei Abreise wird die Schlüsselkarte einfach in den vorgesehenen Behälter gegeben. Schneller geht’s nicht.
Mögliche Herausforderungen und Lösungen
Technische Probleme
Wo moderne Hoteltechnologie im Spiel ist, kann auch mal etwas haken. Auch wenn automatische Updates und regelmäßige Überprüfungen das meiste verhindern, sind zuverlässige Systeme, schneller Support und klare Prozesse entscheidend. Hotelteams sollten jederzeit eingreifen können – besonders bei Ausweisprüfungen oder Zahlungsproblemen. Moderne PMS-Systeme bieten schnelle Hilfe durch Servicemitarbeiter bei Problemen.
Datenschutz und Datensicherheit
Hotels verarbeiten eine große Menge sensibler Daten: Namen, E-Mail-Adressen, Kreditkarteninformationen oder Passdaten. Das müssen die Hotelmitarbeitenden aber nicht permanent im Blick behalten. Ein sicheres PMS hilft, DSGVO-konforme Datensicherheit einzuhalten, Daten zu verschlüsseln und Prozesse revisionssicher zu dokumentieren – und das immer an die aktuellen Gesetze angepasst. Klare Richtlinien zur Datenspeicherung, Löschung und Zugriffssteuerung schützen das Vertrauen der Gäste.
Betrugsprävention
Mit automatisierten Tools können verdächtige Vorgänge erkannt und Rückbuchungen reduziert werden. Was bei manueller Ablage schon einmal übersehen oder missverstanden werden kann, wird von einer guten Software als Fehler erkannt. Moderne Check-in-Lösungen integrieren entsprechende Sicherheitsmechanismen direkt in den Prozess.
Zukunftstrends: Wohin geht die Reise?
Eines ist ziemlich sicher: Wir sind noch nicht am Ende. Die Digitalisierung passiert schnell und Innovationen fluten den Markt. Auch in der Hotellerie werden neue Systeme, Automatisierungen und Dienstleistungen Einzug halten. Schon jetzt finden sich auf dem Mews Marketplace über 1.000 Integrationen, die ganz nach Bedarf von den Hotels ausgewählt werden können und im Arbeitsalltag unterstützen.
Integration in Smart Hotels
Automatenhotels und Rezeptionen, die rund um die Uhr digital funktionieren, sind längst kein Zukunftsszenario mehr und werden vermehrt auf dem Markt auftauchen. Sie ermöglichen Personalentlastung, flexible Anreisezeiten und effiziente Abläufe – besonders im Budget- und Mittelklasse-Segment. Eine spannende Alternative für diejenigen, die es etwas günstiger und dafür ohne persönliche Ansprechpartner mögen.
Personalisierung trotz Automatisierung
Auch wenn es Automatenhotels komplett ohne Personal gibt, heißt Automatisierung nicht gleich, dass persönlicher Kontakt komplett verschwindet. Im Gegenteil: In den meisten Hotels werden Self-Service-Automaten und mobile Check-ins für das Schaffen von Freiräumen genutzt, damit Personal sich intensiver um individuelle Anliegen kümmern kann. Viele Gäste bevorzugen genau diese Mischung aus digitaler Effizienz und persönlicher Aufmerksamkeit. Schließlich werden wir alle lieber nach unseren Wünschen gefragt als nach einer Unterschrift.
Fazit
Kontaktloser Check-in ist längst nicht mehr nur ein Extra, sondern ein zentraler Bestandteil der modernen Guest Journey. Die Technologie gestaltet die Anreise schneller, persönlicher und angenehmer. Hotels, die entsprechende Tools integrieren, profitieren nicht nur von effizienteren Abläufen und mehr Flexibilität, sondern auch von zufriedeneren Gästen. Ein Gewinn für beide Seiten!
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