Kostenstruktur verstehen: Fixkosten vs. variable Kosten
60 Euro, 80 Euro – oder doch lieber 110 Euro? Zimmerpreise sollten nicht nach Bauchgefühl entschieden werden. Die Kalkulation wirkt auf den ersten Blick aufwendig, ist aber unerlässlich - und mit der passenden Software auch gut machbar. Der erste Schritt: eine saubere Analyse der Zahlen. Dabei wird zwischen Fixkosten und variablen Kosten unterschieden.
Fixkosten fallen unabhängig von der Zimmerbelegung an. Dazu zählen Ausgaben für Verwaltungs- und Rezeptionspersonal, Mieten und Kredite, Grundkosten für Strom, Wasser und Heizung sowie Marketing- und Vertriebskosten. Auch Versicherungen, Mitgliedsbeiträge, Flatrates für Internet und TV sowie externe Verwaltungsleistungen gehören in diese Kategorie.
Im Gegensatz dazu hängen die variablen Kosten von der Belegung ab und fallen nur an, wenn Gäste im Hotel übernachten. Dazu zählen der Energieverbrauch pro Zimmer, Reinigungskosten und Kosten für Frühstückszutaten und deren Zubereitung. Auch Reparaturen und Ersatzanschaffungen zählen zu den variablen Kosten. Je nach Saison kommen außerdem Ausgaben für F&B-Aushilfen auf Minijob-Basis hinzu.
Die Einteilung lässt sich jedoch nicht pauschal vornehmen – welche Kosten wohin gehören, hängt stark von den betrieblichen Abläufen ab. Deshalb gilt: Alle Kostenpositionen müssen zunächst detailliert erfasst und zugeordnet werden, um eine solide Kalkulationsbasis zu schaffen.
CostPAR und Preisuntergrenze (PUG) berechnen – ein praktisches Beispiel
Die Cost Per Available Room (CostPAR) gibt Aufschluss über die durchschnittlichen Kosten pro Zimmer und Nacht. Diese Kennzahl ist essenziell, um die sogenannte Preisuntergrenze (PUG) zu berechnen – also den Mindestpreis, der notwendig ist, um sämtliche Kosten zu decken. Sie ist damit eine zentrale Größe für die Preisgestaltung.
Ein Beispiel eines großen Hotels mit 180 Zimmern:
- Fixkosten pro Jahr: 2,1 Millionen Euro
- Variable Kosten pro Jahr: 1,45 Millionen Euro
- Durchschnittliche Auslastung über das Jahr: 65 % = 42.705 Übernachtungen
Die Fixkosten pro Zimmer betragen demnach 49,17 Euro (2,1 Mio. € ÷ 42.705), während sich die variablen Kosten pro Zimmer auf 33,95 Euro belaufen (1,45 Mio. € ÷ 42.705). Daraus ergibt sich eine Preisuntergrenze von 83,12 Euro. Das ist der Mindestpreis, der für ein Zimmer genommen werden muss, um kostendeckend zu arbeiten. Erst ab diesem Betrag wird Gewinn erzielt.
Aktueller Zimmerpreis (ADR) im Vergleich zur PUG
Nach der Berechnung der Preisuntergrenze ist es wichtig, diese dem tatsächlichen Durchschnittspreis (Average Daily Rate, ADR) gegenüberzustellen. Der ADR berechnet sich aus dem Gesamtumsatz geteilt durch die Anzahl der verkauften Zimmer.
Nehmen wir an, das Hotel verzeichnet an einem Tag folgende Buchungen:
- 10 Buchungen über Online-Reisebüros, je 105 Euro = 1.050 Euro
- 18 Buchungen über die eigene Webseite, je 95 Euro = 1.710 Euro
= ADR von 98,57 Euro (2.760 ÷ 28).
Im Vergleich zur Preisuntergrenze von 83,12 Euro erzielt das Hotel einen Gewinn von 15,45 Euro pro Buchung – ein wichtiger Indikator für die Rentabilität des Betriebs.
Dynamische Preisgestaltung mit Software: Der moderne Ansatz
Wer all das manuell berechnet und stets auf dem neuesten Stand bleiben möchte, hat einiges zu tun. Denn längst nicht alle relevanten Faktoren lassen sich in Echtzeit berücksichtigen. Genau hier setzen moderne Revenue-Management-Systeme an: Sie stimmen Zimmerpreise automatisch an aktuelle Marktbedingungen ab.
Diese Systeme analysieren kontinuierlich Markttrends und Wettbewerberpreise, erkennen Nachfragespitzen und -flauten und setzen entsprechende Preisstrategien automatisch um. Wann steigt die Nachfrage, wann sinkt sie? Welche Zimmer sind besonders gefragt? Welche Preise verlangt die Konkurrenz? Finden in der Region Events statt, die sich auf das Buchungsverhalten auswirken könnten? Auf Basis dieser Informationen werden die Preise automatisch angepasst - die sogenannte dynamische Preisgestaltung.
Darüber hinaus erfassen sie das Buchungsverhalten der Gäste und ermöglichen eine zielgerichtete Segmentierung. Sowohl historische Buchungsdaten als auch saisonale Muster werden dabei einbezogen. So lassen sich vorausschauende Nachfrageanalysen erstellen – eine wertvolle Grundlage für eine differenzierte und zukunftsorientierte Preisstrategie.
Auch bei der Zimmervergabe unterstützt moderne Software. Reservation-Management-Systeme übernehmen die optimale Zuteilung der Zimmer, verbessern die Auslastung und helfen dabei, Überbuchungen zu vermeiden.
Ganzheitliches Revenue Management
Eine umfassende Revenue-Management-Strategie konzentriert sich nicht allein auf die Optimierung der Zimmerpreise – sie betrachtet das gesamte Erlöspotenzial. Neben den Zimmerpreisen sind auch zusätzliche Verkäufe für den wirtschaftlichen Erfolg eines Hotels enorm relevant. Beispielsweise gezieltes Upselling für höherwertige Zimmerkategorien oder auch der Verkauf von Zusatzleistungen wie Spa-Behandlungen, Premium-Frühstücksoptionen oder reservierten Parkplätzen.
Auch Cross-Selling-Möglichkeiten - etwa dem hoteleigenen Restaurant oder der Hotelbar - sowie Kooperationen mit lokalen Anbietern für Ausflüge oder Aktivitäten können die Gesamteinnahmen pro Gast erheblich steigern und zur Rentabilität des Betriebs beitragen.
Fazit
Die optimale Preisgestaltung für Hotelzimmer basiert auf einer soliden Kostenanalyse – und wird dabei durch spezialisierte Software unterstützt. Statt statischer Preislisten, setzen erfolgreiche Hotels auf dynamische Preismodelle, die sich automatisch an die schwankende Nachfrage anpassen. Wer präzise Kalkulation mit intelligenter Preisautomatisierung kombiniert, kann nicht nur den Umsatz steigern, sondern sich langfristig am Markt behaupten. Der Zimmerpreis ist dabei zentral – aber ein ganzheitlicher Blick auf weitere Erlösquellen ist ebenso entscheidend. Auch hier liefern datenbasierte Analysen die nötigen Entscheidungsgrundlagen.
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