¿Qué es un hotel deposit?
Un depósito hotelero es un pago anticipado que garantiza una reserva y protege al hotel frente a riesgos como cancelaciones, daños o cargos imprevistos. Desde la perspectiva del huésped, garantiza su reserva y cubre posibles extras.
La mayoría de los depósitos se realizan con tarjeta de crédito o débito. Pueden cobrarse directamente o retenerse como una preautorización (un bloqueo temporal de fondos). Los reembolsos o liberaciones suelen efectuarse tras el check-out, una vez inspeccionada la habitación.
Tipos de hotel deposits
- Un depósito de seguridad cubre posibles cargos pendientes o daños durante la estancia.
- Un depósito por gastos imprevistos se utiliza para consumiciones del minibar, servicio de habitaciones u otros cargos dentro de la habitación.
- Un depósito por daños, (también llamado depósito por roturas) es gestionado por la recepción en caso de que se necesiten reparaciones y se devuelve tras la inspección de la habitación durante el check-out.
- Un depósito por adelantado se cobra en el momento de la reserva y puede ser un pago parcial o total.
- Un depósito por check-in anticipado o tardío se utiliza cuando los huéspedes desean llegar antes de la hora oficial de check-in o marcharse después de la hora de check-out habitual.
Diferencias entre un depósito y una preautorización
Aunque sean parecidos, los depósitos y las preautorizaciones funcionan de forma diferente.
Una preautorización bloquea temporalmente una cantidad en la tarjeta del huésped para cubrir posibles daños, gastos imprevistos o cargos por no presentación (no-show). Los fondos no se cobran, pero permanecen retenidos hasta después del check-out, cuando se libera el importe.
Un depósito, en cambio, es un cargo real en la tarjeta de crédito o débito del huésped. Sirve para garantizar la reserva o cubrir posibles cargos, y normalmente se reembolsa unos días después del check-out, según la política del banco o del emisor de la tarjeta.
¿Todos los hoteles requieren depósito?
No todos los hoteles exigen depósito, aunque muchos sí lo hacen. Los hoteles grandes, especialmente los de negocios o de lujo, suelen solicitarlo para cubrir gastos extras o posibles daños. Los moteles, hoteles boutique o alojamientos económicos suelen omitirlo y realizar en su lugar cobros por adelantado.
6 motivos por los que los hoteles cobran depósitos
1. Evitar los no-shows y las cancelaciones de última hora
Los no-shows en hoteles dejan habitaciones vacías y afectan a los ingresos. Un depósito disuade las cancelaciones de última hora y ayuda a proteger los ingresos, ya que los huéspedes saben que pueden perder el importe si cancelan tarde.
2. Protegerse frente a posibles daños o incumplimientos de normas
El depósito permite cubrir posibles daños o infracciones, como fumar en una habitación para no fumadores o tener un perro en la habitación sin permiso. También puede destinarse a gastos de limpieza o reparaciones adicionales.
3. Cubrir cargos adicionales
El depósito permite a los huéspedes disfrutar de servicios como el restaurante, el minibar o el spa sin tener que pagar inmediatamente. Estos cargos se compensan con el depósito en el momento del check-out, lo que ofrece una experiencia más fluida.
4. Reducir el riesgo de disputas o devoluciones de cargos
Los retrocesos de cargos ocurren cuando los huéspedes impugnan un pago o no tienen fondos suficientes. Con un depósito, los hoteles pueden asegurar una parte del pago por adelantado.
5. Simplificar la gestión de pagos
Al tener ya una tarjeta registrada, los depósitos agilizan el check-in y el check-out, ahorran tiempo al personal y reducen las fricciones para los huéspedes.
6. Aumentar la previsibilidad de los ingresos
Las políticas de depósito reducen la incertidumbre derivada de las cancelaciones de última hora y los no-shows, haciendo que la ocupación y los ingresos sean más previsibles.
Retos más comunes de las políticas de depósito de los hoteles
- Errores humanos: introducción de datos incorrectos de las tarjetas o fallos manuales que bloquean los pagos.
- Inconsistencias: sin una política estándar, el personal puede cobrar importes distintos por reservas similares.
- Mala comunicación con los huéspedes: proporcionar información poco clara sobre cuándo se cobra, retiene o devuelve el depósito puede dañar la confianza.
- Riesgo de retrocesos de cargos: los depósitos pueden fallar si el huésped no tiene fondos suficientes.
- Tareas de gestión tediosas para el personal del hotel: las preautorizaciones o la introducción manual de tarjetas de crédito provocan esperas en recepción.
¿Cómo funcionan los hotel deposits?
Los depósitos hoteleros suelen cobrarse en el momento de la reserva o durante el check-in. Pueden cobrarse directamente o realizarse en forma de preautorización. Algunos hoteles todavía aceptan depósitos en efectivo, aunque las retenciones con tarjeta son el método más común. Los fondos se reembolsan o liberan cuando el huésped realiza el check-out, una vez revisada la habitación.
Prácticas recomendadas para la política de depósitos del hotel
Adapta tu política de depósitos al tipo de huésped
No todos los huéspedes son iguales, así que tu política tampoco debería serlo. Las personas que viajan por trabajo suelen preferir las preautorizaciones, ya que pagan con su tarjeta de empresa, mientras que quienes viajan por ocio valoran más las opciones de pago flexibles. Para viajeros internacionales, conviene considerar la conversión de divisas y ofrecer alternativas como monederos digitales o depósitos en efectivo.
Alinea tu política de depósitos con tu política de cancelación
Tus normas sobre depósitos deben reflejar tu política de cancelación. Si las cancelaciones son gratuitas, los depósitos deben ser reembolsables. Si una reserva no admite reembolso, tiene sentido que el depósito cubra toda la estancia. La coherencia evita confusiones y genera confianza.
Ofrece importes razonables y opciones de pago flexibles
Los huéspedes responden mejor a importes claros y justos. Un porcentaje fijo o el equivalente a una noche de estancia suele ser una buena idea. Ofrecer varias opciones de pago, como tarjetas, monederos digitales o efectivo, facilita el proceso para todas las partes.
Usa un lenguaje claro en cada punto de contacto
La transparencia es clave. Aclara las condiciones desde el principio: cuándo se cobrará el depósito, cuál será su importe y cuándo se reembolsará o liberará. La claridad reduce disputas y ayuda a establecer expectativas realistas.
Ten en cuenta factores como la temporada
No necesitas aplicar las mismas normas todo el año. En temporada alta o de mayor demanda, pueden justificarse políticas más estrictas, mientras que en épocas de menor ocupación puedes ofrecer mayor flexibilidad.
Forma al personal para aplicar la política correctamente
El personal debe saber explicar la política de depósitos y gestionar las excepciones cuando sea necesario. Formarles en el funcionamiento de los depósitos y preautorizaciones dentro del PMS es esencial para evitar errores y mantener la coherencia.
Automatizar el proceso de depósito
La automatización reduce la carga del personal y simplifica la gestión de los depósitos. Con un sistema de pago para hoteles como Mews, los depósitos pueden ser activados, registrados y reembolsados automáticamente desde el PMS.
- Procesamiento de pagos en tiempo real con cualquier tipo de tarjeta
- Bloqueo y liberación automática de los depósitos
- Datos de tarjeta guardados para reembolsos o cargos adicionales
- Integración con los procesos de check-in y check-out digitales
Esto mejora la eficiencia, reduce errores y proporciona una experiencia más fluida tanto para el personal como para los huéspedes.
Conclusión
Las políticas de depósitos de los hoteles protegen los ingresos, simplifican los pagos y refuerzan la confianza del huésped. Con una comunicación clara y aprovechando la tecnología adecuada, dejan de ser una molestia administrativa para convertirse en una parte fluida de las operaciones. Al automatizar los depósitos, los hoteles ahorran tiempo, reducen errores y pueden centrarse en lo que de verdad importa: la satisfacción de los huéspedes.
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