10 buone pratiche per la comunicazione con i dipendenti negli hotel

Chiavi di lettura

• Una comunicazione efficace del personale nel settore dell'ospitalità migliora direttamente l'efficienza operativa e i punteggi di soddisfazione degli ospiti, portando a un servizio migliore e a una migliore guest experience.
• Le piattaforme tecnologiche centralizzano la messaggistica e semplificano la gestione delle attività in tutti i reparti dell'hotel, garantendo tempi di risposta più rapidi e una collaborazione senza soluzione di continuità.
• Sistemi di feedback regolari e un'assistenza multilingue favoriscono un maggiore coinvolgimento dei diversi team dell'hotel, migliorando la comunicazione e l'erogazione dei servizi in generale.

Il tuo team comunica spesso, sia tra di loro che con gli ospiti. Quando la comunicazione è efficace, i compiti vengono portati a termine in modo più efficiente e gli ospiti ricevono un servizio di qualità superiore. Indipendentemente dalle dimensioni della proprietà o dal tipo di hotel, una forte comunicazione interna è la chiave per raggiungere l'eccellenza operativa.

In questo articolo analizzeremo perché la comunicazione dei dipendenti è fondamentale nell'ospitalità e condivideremo 10 strategie di azione per migliorare la fidelizzazione e la fedeltà degli ospiti.

Perché la comunicazione con i dipendenti è importante?

La comunicazione con i dipendenti è importante perché li mantiene impegnati e il personale impegnato è più propenso a investire nel tuo hotel per offrire agli ospiti la migliore esperienza possibile.

Quando il tuo team è felice e sente che i suoi compiti sono gestibili e sotto controllo, fornisce un servizio migliore e un servizio migliore non solo distingue il tuo hotel dalla concorrenza, ma porta anche a una maggiore soddisfazione degli ospiti.

Comunicando meglio tra di loro, puoi snellire le operazioni con un controllo efficace dei compiti, assicurandoti che nessun compito rimanga ineseguito.

Il personale è il cuore e l'anima del tuo hotel e quando incoraggi la comunicazione, è più probabile che comunichino i problemi e collaborino per risolverli, assicurando che il tuo hotel funzioni senza intoppi.

10 mance per migliorare la comunicazione dei dipendenti degli hotel

Una comunicazione efficace tra i dipendenti dell'hotel è essenziale per garantire il buon funzionamento delle operazioni, offrire esperienze eccezionali agli ospiti e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

Vediamo 10 mance per migliorare la comunicazione dei dipendenti dell'hotel e migliorare la collaborazione del team e la soddisfazione degli ospiti.

1. Imposta brevi stand-up giornalieri

Se gli standup quotidiani sono una pratica comune nelle startup, non c'è motivo per cui la stessa pratica non possa essere applicata al personale del tuo hotel.

All'inizio del turno, organizza una breve riunione di cinque minuti in cui gli operatori condividono ciò che è successo il giorno prima, eventuali aggiornamenti o informazioni sugli arrivi di ieri e le cose importanti da sapere per le operazioni della giornata.

Gli standup quotidiani aiutano a trasmettere al tuo staff il messaggio dell'importanza della comunicazione e assicurano che tutti siano sulla stessa pagina per iniziare la giornata.

Inoltre, è l'occasione ideale per discutere delle dipendenze, assicurandosi che ogni membro del personale comprenda le proprie responsabilità e sappia con chi deve collaborare per portare a termine i propri compiti in modo efficace.

2. Incoraggia i complimenti

Quando le persone lavorano in un ambiente positivo in cui i loro risultati vengono riconosciuti, è più probabile che si impegnino di più. Puoi impostare l'invio dei riconoscimenti in una newsletter interna o via e-mail.

I complimenti sono un ottimo modo per i dipendenti di riconoscersi a vicenda e far sapere al resto del team che sono rimasti colpiti dalle prestazioni dei loro colleghi. I complimenti del personale possono essere più efficaci di quelli del direttore.

3. Usa la tecnologia a tuo vantaggio

Tecnologie come i software per il dipartimento di pulizie e servizi sono ideali per incoraggiare una comunicazione aperta tra il personale.

Flexkeeping, ad esempio, centralizza la comunicazione tra i dipendenti consentendo di inviare messaggi ai singoli, contattare interi reparti o creare thread di gruppo, ottimizzando le interazioni e la gestione delle attività per garantire che tutto si svolga senza intoppi.

4. Condividi le conoscenze

Che si tratti di sessioni di formazione mensili condotte dal personale, di un blog interno o di un sito di assistenza, trova il modo di far condividere le conoscenze ai dipendenti. Incoraggiare il personale a insegnarsi a vicenda favorisce il cameratismo e crea opportunità per generare idee e migliorare i processi interni.

5. Organizza regolarmente delle impostazioni sulla soddisfazione dei dipendenti.

Sondaggi regolari sulla soddisfazione dei dipendenti ti permettono di avere un'idea chiara del benessere del personale e dei livelli di stress nei vari reparti. Inoltre, forniscono un feedback utile per i miglioramenti, aiutano a prevenire il burnout e mostrano ai dipendenti che le loro opinioni sono apprezzate, favorendo un ambiente di lavoro positivo.

6. Crea un sistema coerente per la comunicazione interna

Le comunicazioni interne devono essere regolari e diffuse attraverso diversi canali. Un approccio multicanale coerente aiuta il personale a conservare le informazioni e garantisce che gli aggiornamenti importanti vengano compresi chiaramente.

7. Centralizza le informazioni

Sia che si utilizzi un sistema operativo per l'ospitalità o che si condividano semplicemente delle catene Excel per segnalare le esigenze di manutenzione e di approvvigionamento, tenere tutte le informazioni in un unico posto è fondamentale per garantire che nulla vada perso.

Potresti anche organizzare una riunione o una revisione settimanale per discutere le esigenze dei diversi reparti e assicurarti che vengano affrontate in modo adeguato.

8. Utilizza comunicazioni interne multilingue

La messaggistica multilingue è essenziale per le comunicazioni interne, in quanto puoi assicurarti che il messaggio venga recepito meglio. Quando il tuo team si rivolge al tuo interlocutore nella lingua che preferisce, sente che ti interessa, e sarà più ricettivo a qualsiasi messaggio che riceverà.

Inoltre, permettere al tuo staff di condividere i messaggi e i feedback nella lingua che preferisce li fa sentire più a loro agio e aiuta a evitare potenziali perdite di comunicazione dovute a barriere linguistiche.

9. Permetti un feedback anonimo

Dai al tuo team la possibilità di condividere le preoccupazioni in modo anonimo. Questo incoraggia l'apertura, garantisce che i problemi vengano segnalati tempestivamente e aiuta a evitare che i piccoli problemi si aggravino.

10. Adattarsi, migliorare e perfezionare

L'industria dell'ospitalità dipende dalla capacità di adattamento. I processi che funzionano oggi potrebbero non funzionare più tra qualche mese, soprattutto con l'evoluzione del personale e delle operazioni.

Esamina regolarmente i flussi di lavoro con il tuo team e raccogli il feedback su ciò che funziona e ciò che non funziona. Il continuo perfezionamento aiuta a mantenere l'eccellenza operativa e a prevenire le lacune del servizio.

I vantaggi di una comunicazione efficace tra dipendenti nel settore dell'ospitalità

Una comunicazione efficace tra i dipendenti nel settore dell'ospitalità porta benefici misurabili, migliorando le dinamiche di squadra e le prestazioni operative.

Di seguito ti elenchiamo i principali vantaggi che una forte comunicazione apporta alla tua struttura:

Questi vantaggi creano una forza lavoro più efficiente e connessa, contribuendo direttamente a migliorare la soddisfazione degli ospiti e i risultati finanziari.

Come creare una strategia di comunicazione interna strutturata

Costruire un quadro di comunicazione interna efficace richiede un'attenta pianificazione. Un approccio strutturato garantisce una comunicazione coerente tra tutti i reparti e i turni, allineando i team verso obiettivi comuni.

Ecco come iniziare:

• Stabilisci impostazioni e obiettivi chiari: Definisci risultati specifici per le tue iniziative di comunicazione, come ad esempio un più rapido completamento dei compiti o un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Stabilendo obiettivi misurabili, puoi valutare quali canali di comunicazione funzionano meglio e monitorare metriche come i tempi di risposta e le tariffe di completamento delle attività per valutarne l'efficacia.
• Identifica gli stakeholder chiave e i destinatari: Reparti diversi hanno bisogno di informazioni diverse in momenti diversi. Il personale della scrivania può avere bisogno di aggiornamenti in tempo reale sugli ospiti, mentre i team di manutenzione hanno bisogno di notifiche di riparazioni programmate. Individua i team che hanno bisogno di quali informazioni e quando, e adatta i messaggi a un pubblico specifico per migliorare le tariffe di risposta e ridurre il sovraccarico di informazioni.
• Scegli i canali e gli strumenti giusti: Più canali di comunicazione garantiscono che i messaggi arrivino a tutti, indipendentemente dalla loro posizione. Scegli le piattaforme che si allineano al modo in cui operano i tuoi team. Questo garantisce una comunicazione efficiente, indipendentemente dall'ambiente di lavoro.

Seguendo questi passaggi, potrai costruire un quadro di comunicazione che si allinei alle esigenze specifiche del tuo hotel e che migliori l'efficienza complessiva.

Come superare le comuni sfide di comunicazione dei dipendenti

Per superare le comuni difficoltà di comunicazione dei dipendenti è necessario adottare strategie proattive per affrontare i problemi nel momento in cui si presentano.

Ecco come affrontare gli ostacoli chiave:

• Affronta le differenze linguistiche e culturali: Con team diversi, le barriere linguistiche e culturali possono portare a una cattiva comunicazione. Gli hotel possono offrire messaggi in più lingue per garantire che tutti comprendano le informazioni critiche e fornire una formazione sulla consapevolezza culturale per aiutare i direttori a comunicare efficacemente con il personale internazionale.
• Ridurre gli errori di passaggio di turno: La perdita di informazioni durante il cambio di turno è comune quando i processi non sono chiari. Implementare liste di controllo standardizzate per il passaggio di consegne e registri digitali. In questo modo il personale può documentare le richieste degli ospiti e garantire una transizione senza problemi tra un turno e l'altro.
• Assicurati un feedback tempestivo: I ritardi nelle risposte frustrano gli ospiti e ostacolano le operazioni. Stabilisci delle chiare aspettative sui tempi di risposta in base all'urgenza dei messaggi e utilizza un sistema di priorità per aiutare il personale a rispondere tempestivamente alle esigenze immediate e a gestire in modo efficiente gli aggiornamenti di routine.

Queste strategie garantiscono operazioni più fluide e migliorano la soddisfazione degli ospiti grazie a una comunicazione più chiara.

5 iniziative di successo per la comunicazione del personale alberghiero

Una comunicazione efficace con il personale è fondamentale per garantire il buon funzionamento e un ambiente di lavoro positivo nel settore dell'ospitalità.

Ecco cinque iniziative di successo che gli hotel possono attuare per migliorare la comunicazione tra i loro team:

1. Programmi di riconoscimento di squadra

Gli hotel scoprono che il personale che si sente valorizzato comunica più apertamente con i propri team. Il riconoscimento da pari a pari rafforza i legami di squadra in modo più efficace rispetto ai riconoscimenti del solo direttore. Attraverso le piattaforme digitali, i dipendenti possono riconoscere pubblicamente un servizio eccezionale, favorendo un ambiente di lavoro positivo e collaborativo.

2. Aggiornamenti sui progetti interdipartimentali

I canali condivisi tengono aggiornati tutti i team sulle iniziative della proprietà, garantendo trasparenza e aiutando il personale a prepararsi ai cambiamenti operativi. Ad esempio, gli aggiornamenti sulle ristrutturazioni consentono al personale della scrivania di gestire le aspettative degli ospiti, mentre i riepiloghi settimanali dei progetti riducono le domande ripetitive tra i reparti.

3. Newsletter per i dipendenti

Le newsletter mensili tengono informato il personale condividendo le novità della compagnia, celebrando i risultati ottenuti e mettendo in evidenza il lavoro di ogni dipartimento. L'utilizzo di formati visivi con foto aumenta il coinvolgimento, mentre un calendario di pubblicazione coerente garantisce una comunicazione regolare.

4. Aggiornamenti su formazione e sviluppo

I calendari centralizzati elencano le sessioni di formazione disponibili, assicurando che il personale non perda mai un'opportunità. I riepiloghi successivi alla formazione tengono tutti informati sulle nuove conoscenze, mentre le iniziative di apprendimento continuo dimostrano l'impegno dell'hotel per lo sviluppo del personale.

5. Schede informative giornaliere sul turno

Utilizzando pannelli informativi fisici o digitali, gli hotel possono comunicare informazioni quotidiane essenziali, come gli arrivi dei VIP e gli aggiornamenti sulla manutenzione, in un formato conciso e facile da consultare. In questo modo il personale rimane informato senza sentirsi sopraffatto.

Utilizzare la tecnologia per migliorare la comunicazione del personale

Le moderne piattaforme trasformano il modo in cui i team degli hotel condividono le informazioni, riducendo i tempi di risposta e facendo lavorare tutti dalla stessa pagina.

Gli strumenti giusti permettono di raggiungere questo obiettivo nelle seguenti chiavi di lettura:

• Applicazioni di messaggistica in tempo reale: la messaggistica istantanea mette in contatto team dispersi senza bisogno di telefonare. I canali di gruppo organizzati per reparti mantengono le conversazioni focalizzate, mentre le ricevute di lettura confermano che gli aggiornamenti importanti sono stati effettivamente visti, aiutando il personale a segnalare e risolvere i problemi più velocemente senza lasciare il piano.
• Cruscotti digitali per gli aggiornamenti: I pannelli di Controllo centralizzati visualizzano le metriche chiave e lo stato delle attività in tempo reale, dando ai team una visione immediata dei livelli di occupazione e dei prossimi arrivi. I sistemi di priorità con codice colore aiutano il personale a concentrarsi su ciò che deve essere preso in considerazione per primo, eliminando il sovraccarico di informazioni in modo molto più efficace rispetto ai report scritti.
• Integrazione dei sistemi PMS e operativi: I sistemi collegati eliminano la necessità di duplicare l'inserimento dei dati. Quando un sistema di gestione delle proprietà è adeguatamente integrato con gli strumenti operativi, gli aggiornamenti delle prenotazioni fluiscono automaticamente verso i programmi di pulizia e manutenzione, riducendo gli errori manuali e lasciando che il personale si concentri sugli ospiti invece di rincorrere le informazioni attraverso piattaforme scollegate.

Semplifica la comunicazione con il personale con Mews

La scarsa comunicazione del personale costa agli hotel tempo, denaro e soddisfazione degli ospiti. Tuttavia, la tecnologia giusta può risolvere il problema rapidamente, senza interrompere le operazioni quotidiane.

È qui che entra in gioco Mews , che offre Flexkeeping, una piattaforma per le operazioni alberghiere costruita per mantenere ogni reparto connesso in tempo reale.

Le sue chiavi di lettura includono:

• Gestione centralizzata delle attività: I team del dipartimento di pulizie, della manutenzione e della scrivania lavorano da un'unica piattaforma condivisa, senza duplicare i messaggi o perdere gli aggiornamenti.
• Avvisi mobili istantanei: Il personale riceve in tempo reale gli aggiornamenti sullo stato delle camere e le notifiche delle richieste degli ospiti direttamente sui propri dispositivi.
• Inserimento vocale multilingue: I membri del team possono registrare le attività nella propria lingua, che vengono poi tradotte automaticamente e indirizzate al reparto giusto.
• Programmazione automatizzata: Le assegnazioni delle camere e i piani dei turni vengono generati utilizzando dati PMS in tempo reale, eliminando la necessità di un coordinamento manuale.

I risultati parlano da soli. Il Good Hotel ha riportato un aumento del 40% della produttività del personale e un calo del 45% dei reclami degli ospiti dopo l'utilizzo di Flexkeeping.

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