Definizione, vantaggi ed esempi di hotel folio

Chiavi di lettura

• Il folio di un hotel è un registro completo delle addebite effettuate durante il soggiorno dell'ospite, tenendo traccia delle tasse delle camere, dei servizi e dei pagamenti.
• L'accuratezza del Folio migliora la trasparenza della Fatturazione e aiuta a prevenire le controversie al check-in.
• Diversi tipi di foglietti rispondono a diverse esigenze, come ad esempio ospiti singoli, gruppi o fatturazione condivisa.
• Gli aggiornamenti in tempo reale del folio mantengono le informazioni aggiornate per tutta la durata del soggiorno dell'ospite.
• Sistemi integrati come Mews automatizzano la gestione dei folio, rendendo la fatturazione più veloce, facile e affidabile per il personale e gli ospiti.

Quando si parla di soddisfazione degli ospiti, poche cose sono più importanti della trasparenza della fatturazione. Sia che tu gestisca una proprietà boutique o una catena globale, è fondamentale che l'aspetto finanziario dell'esperienza degli ospiti sia corretto, ed è qui che entrano in gioco i folios per hotel.

I fogli dell'hotel offrono una visione chiara e dettagliata di ogni prodotto addebitato durante il soggiorno. Più che una semplice ricevuta, sono strumenti essenziali per garantire operazioni senza interruzioni, check out più rapidi e una maggiore fiducia da parte degli ospiti.

In questa guida ti spiegheremo cosa sono i folios alberghieri, perché sono importanti, i diversi tipi che dovresti conoscere e come gestirli in modo efficace con l'aiuto della moderna tecnologia.

Che cos'è un foglio d'albergo?

Il foglio dell'hotel, talvolta chiamato foglio dell'ospite o foglio principale, è un documento principale che tiene traccia di tutte le transazioni finanziarie relative al soggiorno dell'ospite. Si tratta di un conto corrente di ogni addebito e pagamento, aggiornato in tempo reale dal check-in al check-out.

I dati del Folio vengono acquisiti automaticamente nella maggior parte dei moderni sistemi di gestione delle proprietà (PMS) e diventano la base del documento commerciale dell'ospite al momento del check-in.

Che cosa comprende un folio per hotel?

Un fascicolo standard potrebbe includere:

• Tariffe delle camere
• Addebiti per cibo e bevande
• Servizio in camera
• Trattamenti termali
• Utilizzo del minibar
• Tasse e imposte
• Storico dei pagamenti e saldo in sospeso

Perché i fogli d'albergo sono importanti?

Una fatturazione senza attriti porta a operazioni più fluide e a ospiti più felici. Dopotutto, ci sono poche cose più frustranti per gli ospiti di un hotel di un addebito errato alla fine del soggiorno.

Fogli d'albergo:

• Garantire l'accuratezza della fatturazione monitorando gli addebiti nel momento in cui si verificano.
• Velocizza il check out ancora da effettuare avendo tutto pronto e dettagliato.
• Prevenire le controversie offrendo una trasparenza totale
• Aumenta la fiducia e la soddisfazione, perché a nessuno piacciono le sorprese sul conto finale.

Inoltre, riducono i problemi di back-office allineando i reparti di contabilità, scrivania e F&B in un'unica visione condivisa della spesa degli ospiti.

Folio hotel vs. documento commerciale hotel: qual è la differenza?

I documenti dell'hotel e le fatture sono strettamente collegati, ma non sono la stessa cosa.

• Il folio di un hotel è un registro dinamico e in tempo reale di tutte le transazioni degli ospiti, dal momento del check-in da effettuare. Viene aggiornato di continuo durante il soggiorno e viene utilizzato principalmente dal personale dell'hotel per tenere traccia e gestire le addebite.
• La fattura dell'hotel è un documento finale e legalmente vincolante emesso al momento del check-out. Include i dettagli delle tasse e della fatturazione, le informazioni di contatto degli ospiti, i numeri dei documenti commerciali e l'importo finale dovuto. Una volta creato, non può essere modificato (a meno che non ci sia un errore nei dati di fatturazione).

Pensa al folio come al conto corrente e alla fattura come al conto finale.

5 tipi di fogli d'albergo

A seconda dell'ospite o della prenotazione, non tutti i fogli sono uguali. Ecco i tipi più comuni:

1. Foglio ospite

Il foglio degli ospiti è il foglio standard utilizzato per tenere traccia di tutte le spese sostenute da un ospite durante il suo soggiorno nel tuo hotel, come ad esempio le tariffe delle camere, i costi del minibar e così via.

2. Foglio non ospite

Un foglio per non ospiti viene utilizzato per registrare le addebite di chi utilizza i servizi dell'hotel senza pernottare, come ad esempio un visitatore locale che pranza al ristorante.

3. Foglio diviso

Un foglio diviso ti permette di dividere le spese tra due o più parti. È ottimo per i viaggiatori d'affari la cui compagnia copre alcuni costi, ma non tutti.

4. Folio dei dipendenti

I registri dei dipendenti tengono traccia delle spese alberghiere effettuate dal personale, come i pasti o i soggiorni in camera durante il servizio.

5. Cartella master

Un foglio principale, o un foglio di gruppo, consolida gli addebiti di più camere sotto un unico conto: l'ideale per eventi, prenotazioni di gruppo o clienti aziendali.

Che cosa devi includere nel tuo curriculum alberghiero?

Un foglio d'albergo chiaro dovrebbe includere tutto ciò di cui l'ospite - e il personale - ha bisogno per comprendere rapidamente tutte le addebite con un colpo d'occhio.

Dettagli dell'ospite e del soggiorno:

• Nome dell'ospite
• Numero della camera
• Date di check-in/ check-out
• Numero del Folio
• Nome e indirizzo dell'hotel

Prodotti di transazione:

• Data dell'addebito
• Descrizione (ad es. "Servizio in camera - cena", "Mini bar - bevande")
• Addebiti e crediti
• Equilibrio nella corsa

Sezione riepilogo:

• Totale addebiti
• Pagamenti totali
• Saldo finale dovuto
• Metodo di pagamento utilizzato per il check-out da effettuare

Come gestire in modo efficace i fogli dell'hotel

Ora che sai come creare un folio di un hotel, è il momento di esplorare i modi in cui puoi gestire efficacemente i tuoi folio per migliorare le operazioni, l'esperienza degli ospiti e gli incassi.

1. Utilizza il giusto tipo di foglio

Non tutti gli ospiti sono uguali, per questo è necessario abbinare il folio alla prenotazione. Utilizza:

• Foglietti degli ospiti per i singoli ospiti
• Fogli anagrafici per prenotazioni di gruppo o eventi in cui più camere o servizi sono fatturati a un unico pagatore
• Dividere i fogli quando la fatturazione deve essere condivisa tra le parti

L'uso corretto del folio evita la confusione della fatturazione e favorisce un check-out più agevole.

2. Automatizza con il software di scrivania

L'inserimento manuale dei dati comporta degli errori. Integra i tuoi folios con il tuo sistema di gestione del front desk sistema di gestione della scrivania, il sistema POS (Point-of-Sale System) e i sistemi di contabilità per automatizzare il flusso dei dati e garantire l'accuratezza in tempo reale. Strumenti come Mews semplificano l'assegnazione delle addebite, l'elaborazione dei pagamenti e la chiusura delle pratiche in tutta tranquillità.

3. Formare il tuo team

L'efficacia di un hotel dipende dal team che lo dirige. Ecco perché la formazione del personale della scrivania e di procedure operative standard (SOP) chiaramente definite sono così importanti. Assicurati che il tuo team conosca i flussi di lavoro dei folio, sappia come individuare le discrepanze e sia in grado di spiegare chiaramente le addebite agli ospiti quando necessario.

4. Stabilisci le aspettative con gli ospiti

Sii trasparente fin dall'inizio. Comunica agli ospiti i depositi, le spese accessorie e ciò che è incluso nel loro soggiorno. Le sorprese al check-out non rendono i clienti più fedeli.

5. Utilizza i dati del folio dell'hotel per personalizzare l'esperienza di navigazione

I prodotti addebitati non servono solo per la contabilità, ma sono un prezioso strumento di conoscenza. Analizza i dati del folio per capire cosa piace (e cosa no) agli ospiti e usali per personalizzare le offerte future, le vendite aggiuntive o i vantaggi della fedeltà. L'utilizzo di dati reali non solo ti aiuta a personalizzare l'esperienza degli ospiti ma anche a distinguerti dalla concorrenza.

Foglietti per hotel moderni

I fogli dell'hotel svolgono un ruolo cruciale per un'accurata fatturazione e per un'esperienza ottimale da parte degli ospiti. Grazie agli aggiornamenti in tempo reale, alle opzioni di fatturazione flessibili e alla chiara visibilità degli addebiti, gli hotel possono ridurre gli errori e velocizzare il check-out.

E con un moderno PMS come Mews, i folios si gestiscono praticamente da soli, dando al tuo team più tempo per concentrarsi su ciò che conta di più: un'ospitalità senza sforzi. Richiedi una demo per scoprire come Mews aiuta gli hotel a gestire i folios in modo più efficiente e a offrire una migliore guest Experience.

Se sei pronto per un cambio di PMS, check out ancora da effettuare sulla nostra guida.

Scarica "La guida per cambiare il tuo PMS".

Scarica ora