Cos'è l'audit notturno e perché è importante nel settore alberghiero?

Chiavi di lettura

• L'audit notturno consiste nel riconciliare le transazioni finanziarie giornaliere durante le ore notturne per verificare la contabilità degli ospiti, preparare report e garantire l'accuratezza finanziaria.
• Gli audit notturni mantengono l'integrità finanziaria, supportano la fluidità delle operazioni tra i vari reparti, riducono i rischi e aiutano gli hotel a soddisfare i requisiti di conformità alle normative.
• I moderni PMS cloud-native consentono di creare report in tempo reale e processi automatizzati, riducendo o eliminando la necessità delle tradizionali chiusure finanziarie notturne.

Cosa succede all'interno di un hotel quando la hall si svuota e l'ultimo ospite effettua il check-in? Quando la maggior parte della proprietà dorme, si avvia un processo operativo critico: l'audit notturno.

Un audit notturno viene effettuato quando un hotel riconcilia le transazioni finanziarie giornaliere durante le ore notturne o la mattina presto. Il responsabile dell'audit notturno verifica la contabilità degli ospiti, prepara report per il direttore e garantisce l'integrità finanziaria dell'hotel.

Esaminiamo l'importanza dell'audit notturno, i diversi tipi di audit notturno e le fasi più critiche del processo.

Che cos'è un audit notturno in un hotel?

L'audit notturno è un processo giornaliero dell'hotel che verifica l'accuratezza delle transazioni della giornata, chiudendo formalmente un giorno lavorativo e preparando i sistemi e i report per il successivo. Esaminando meticolosamente le operazioni quotidiane e le transazioni degli hotel nelle ore non di punta, gli alberghi possono mantenere l'integrità finanziaria, ridurre i rischi e ottimizzare le prestazioni.

Perché il processo di verifica della notte è importante nel settore alberghiero?

Sebbene l'audit notturno avvenga durante la notte, il suo impatto si protrae per tutto il giorno successivo. Ecco perché il processo è essenziale nel settore alberghiero:

Accuratezza finanziaria

Una parte importante della revisione notturna consiste nell'assicurarsi che i registri finanziari dell'hotel siano accurati. Si tratta di riconciliare le origini degli incassi, come l'addebito camera, le vendite di cibo e bevande e altre spese accessorie. In questo modo si evitano discrepanze che potrebbero avere un impatto sulla reputazione e sulla redditività dell'hotel.

Verifica della contabilità degli ospiti

Il revisore notturno esamina i conti degli ospiti per verificare l'accuratezza della fatturazione. In questo modo è più facile risolvere eventuali problemi di fatturazione relativi all'addebito camera o alle tariffe prima che si ripercuotano sulla guest Experience.

Efficienza operativa

Nel trambusto quotidiano delle attività alberghiere, a volte le attività possono essere trascurate. Il revisore notturno si occupa dei processi operativi aggiornando l'inventario, generando report e assicurando l'elaborazione delle richieste di manutenzione. Questo reset notturno permette ai team diurni di iniziare i turni con informazioni precise, favorendo un check-in più agevole, un coordinamento più efficiente dei dipartimenti di pulizie e un processo decisionale più informato in tutti i reparti.

Gestione del rischio e conformità normativa

Gli hotel devono rispettare diversi requisiti normativi, tra cui le norme fiscali e gli standard di contabilità. L'audit notturno svolge un ruolo fondamentale nel garantire la conformità, controllando regolarmente le transazioni finanziarie e la contabilità degli ospiti. Questo processo aiuta a identificare potenziali rischi come pagamenti fraudolenti, prenotazioni sospette o furti interni.

Quali sono i diversi tipi di audit notturno?

Gli audit notturni possono essere gestiti in modi diversi a seconda delle dimensioni, del modello di personale e della tecnologia dell'hotel. Ecco i due tipi principali di audit notturno:

Controllo notturno manuale

Prima che la tecnologia di automazione diventasse comune negli hotel, i controlli notturni venivano effettuati manualmente. Il personale riconciliava le transazioni, verificava i conti degli ospiti, aggiornava l'inventario e preparava report utilizzando un software di contabilità di base. Ma gli audit manuali erano soggetti a errori e discrepanze.

Controllo notturno automatizzato

I progressi dell'automazione alberghiera consentono oggi alle piattaforme di ospitalità come Mews di semplificare il processo di controllo notturno. Le revisioni automatiche estraggono i report, riconciliano le transazioni finanziarie, aggiornano la contabilità degli ospiti e generano i rapporti necessari. Integrazione dell'audit notturno in un PMS in cloud. PMS per hotel in cloud consente la sincronizzazione dei dati e la creazione di report in tempo reale, riducendo al minimo il rischio di errori umani. Gli hotel beneficiano di una maggiore efficienza operativa grazie all'automazione delle attività di routine.

Quali sono le fasi più importanti del processo di revisione della notte?

Il processo di revisione notturna segue una serie di fasi strutturate per chiudere accuratamente la giornata lavorativa dell'hotel e preparare le operazioni per il giorno successivo.

Anche se il flusso di lavoro esatto può variare a seconda delle strutture e dei sistemi, le fasi principali rimangono in gran parte coerenti nel settore alberghiero e comprendono:

• Chiudere le transazioni giornaliere
• Verifica dei conti degli ospiti
• Aggiornamento degli inventari delle camere
• Elaborare i pagamenti ed emettere i rimborsi necessari.
• Riconciliazione di contanti e altri metodi di pagamento
• Generazione di report
• Chiudere la giornata e prepararsi per il giorno successivo

Il revisore notturno genera anche report operativi e finanziari a supporto della gestione incassi dell'hotel e chiude formalmente la giornata lavorativa nel sistema alberghiero.

Insieme, queste fasi aiutano a mantenere l'accuratezza finanziaria, a sostenere la continuità operativa e a ridurre il rischio di errori o discrepanze che si ripercuotono sul giorno successivo.

Quali sono i compiti e le responsabilità di un revisore notturno?

Un revisore notturno svolge un duplice ruolo: supervisionare le operazioni di scrivania dell'hotel e gestire le responsabilità finanziarie e operative chiave durante la notte. Oltre a fungere da punto di contatto principale per gli ospiti, l'auditor della notte si assicura che i sistemi, i registri e i report dell'hotel riflettano accuratamente l'attività della giornata.

Le loro responsabilità sono essenziali per mantenere la continuità tra le operazioni notturne e il team diurno, assicurando una transizione fluida sia per gli ospiti che per il personale.

Supervisionare le operazioni di scrivania durante la notte

Essendo l'unico o il principale membro del personale in servizio, l'auditor della notte deve bilanciare il servizio agli ospiti con i compiti amministrativi. Loro:

• Gestire i check-in tardivi e i check-out anticipati
• Rispondere alle richieste, ai problemi o alle emergenze degli ospiti
• Controlla l'attività della lobby e segui le procedure di sicurezza
• Mantenere un ambiente di scrivania calmo e professionale durante la notte

Riconciliare le transazioni finanziarie giornaliere

Riconciliare l'attività finanziaria giornaliera dell'hotel è una delle principali responsabilità del revisore notturno. Loro:

• Esamina gli incassi delle camere, gli addebiti per cibo e bevande e i costi accessori.
• Assicurarsi che tutte le transazioni siano pubblicate correttamente sui conti degli ospiti
• Bilancia i totali tra i vari sistemi e report
• Segnalare le discrepanze per un controllo o una correzione

Garantire l'accuratezza dei dati relativi all'incasso degli ospiti e dei sistemi.

L'auditor della notte verifica che i dati di fatturazione degli ospiti e il sistema rimangano accurati e coerenti. Loro:

• Controlla le schede degli ospiti per verificare che le tariffe, le aliquote fiscali e i pagamenti siano corretti.
• Controlla le rettifiche, gli sconti e le pubblicazioni nei vari sistemi.
• Correggi gli errori prima del checkout, se possibile
• Mantenere dati puliti per i report e le previsioni

Supportare il passaggio di consegne ai team giornalieri senza soluzione di continuità

Il revisore notturno prepara l'hotel per il giorno lavorativo successivo documentando e comunicando le informazioni chiave. Loro:

• Generazione di report operativi e di audit notturni
• Evidenzia i problemi o le discrepanze non risolte degli ospiti
• Condividi gli aggiornamenti con la scrivania, il dipartimento di pulizie e la direzione.
• Predisponi i team diurni con informazioni accurate e affidabili

Cosa cercare quando si fa un colloquio con un revisore della notte

Quando fai un colloquio con un revisore della notte, cerca candidati che sappiano bilanciare le responsabilità nei confronti degli ospiti con l'accuratezza finanziaria e la supervisione operativa. Le qualità chiave da ricercare sono:

• Attenzione ai dettagli per individuare discrepanze nella contabilità degli ospiti, nelle tariffe e nei report
• Conoscenza dei sistemi alberghieri e degli strumenti PMS per gestire audit, pubblicazioni e report
• Capacità di comunicazione chiara per assistere gli ospiti e trasmettere loro informazioni accurate.
• Affidabilità e coerenza quando si lavora da soli durante i turni notturni
• Giudizio e discrezione nella gestione di dati sensibili e situazioni inaspettate.

Poiché i revisori notturni lavorano in genere con una supervisione minima e hanno accesso a sistemi critici e informazioni finanziarie, la fiducia è essenziale. Il candidato giusto deve darti la certezza che le operazioni notturne, il report e l'esperienza degli ospiti siano in mani sicure.

Come funziona il sito Mews senza l'audit notturno

Mentre i sistemi alberghieri tradizionali si basano ancora sul controllo notturno per chiudere la giornata, il sistema operativo per l'ospitalità, Mews, ha costruito la sua piattaforma intorno a un'idea più semplice: perché aspettare?

Ogni notte, a mezzanotte, il sistema Mews passa automaticamente al giorno successivo, rispecchiando l'andamento dei giorni. Questo processo non richiede alcun intervento manuale grazie al pulsante "Esegui audit notturno". Tutto funziona automaticamente nel cloud, con tutte le informazioni necessarie elaborate all'istante. Se dovessero essere necessarie delle modifiche, il sistema ti permette di effettuare gli aggiornamenti senza problemi.

Come funziona?

Dal punto di vista finanziario, la pubblicazione degli addebiti avviene nel momento in cui si crea una prenotazione o un servizio e viene elaborata istantaneamente, senza che sia necessario un audit notturno dedicato. In questo modo si risparmia tempo e si riduce la possibilità di errori. La pubblicazione immediata consente un report in tempo reale non solo per le date passate ma anche per i periodi futuri. Questo ti aiuta a verificare facilmente gli incassi previsti per i prossimi mesi.

Mews ha una soluzione chiamata finestra della cronologia modificabile. Puoi definire il periodo di tempo per questa finestra, durante il quale puoi modificare qualsiasi prenotazione all'interno del software di gestione delle prenotazioni. software per la gestione delle prenotazioniin genere le modifiche sono consentite fino a sette giorni prima. Questa capacità agisce come un viaggio nel tempo, consentendoti di correggere gli errori e di mantenere registri accurati.

Ad esempio, se un ospite deve effettuare il check-in il 1° agosto ma arriva dopo la mezzanotte, Mews passa automaticamente al giorno successivo (senza richiedere una verifica notturna). Tuttavia, quando l'ospite arriverà per effettuare il check-in all'1 di notte, dovrai semplicemente cliccare su "check-in" nella prenotazione, modificando la data di arrivo al 1° agosto. In questo modo i dati rimangono accurati e vengono aggiornati istantaneamente ai fini del report.

A proposito di report, con quale frequenza esamini i rapporti di verifica giornalieri della notte? I nostri report possono essere filtrati per data e ora, in modo da poterne personalizzare la frequenza in base al tuo flusso di lavoro. Inoltre, puoi programmare l'invio di report ogni ora, ogni giorno o ogni settimana a qualsiasi indirizzo e-mail.

Come Koncept Hotels ha beneficiato dell'audit senza notte

Koncept Hotels è una catena alberghiera all'avanguardia con strutture eleganti in tre paesi. Prima di passare a Mews, il processo di audit notturno causava loro molti grattacapi. Gli ospiti che non arrivavano entro le 22.00 venivano sottoposti a check-in manuale indipendentemente dal loro effettivo arrivo, il che portava a cifre imprecise del dipartimento di pulizie a causa dell'incertezza sulle camere pulite. Inoltre, in alcuni hotel senza personale, i membri del team dovevano eseguire i controlli notturni da casa propria.

Mews ha cambiato completamente la situazione.

"Ora non facciamo più il controllo notturno e alla fine del mese abbiamo un dipartimento di pulizie assolutamente corretto al 100%. Sappiamo quante persone hanno effettuato il check-in, sappiamo quante persone non si presentano". Daniel Hrkać, Head of Operations, Koncept Hotels

Con Mews, i no-show vengono segnalati automaticamente via e-mail, offrendo al personale una totale trasparenza sugli ospiti e sulle camere. L'automazione è stata fondamentale per Koncept Hotels, in particolare per le strutture prive di personale, dove non è richiesta la presenza fisica per le attività di controllo notturno o per i check-in da effettuare. Mews si è rivelata la soluzione perfetta per le loro esigenze.

Abbraccia un nuovo modo di pensare

Solo perché l'audit notturno, così come lo conosciamo, esiste da molto tempo, non significa che sia il modo giusto o migliore di fare le cose. Anzi, non lo è affatto. Siamo consapevoli che il cambiamento può essere un po' scoraggiante, ma è l'unico modo per continuare a far progredire il nostro settore.

L'assenza di controlli notturni mi ha aperto gli occhi. Dopo aver capito come funziona Mews , mi sono chiesto: "Perché una proprietà ha un controllo notturno?". Nessuno ha bisogno di un controllo notturno. È davvero un'assurdità!".

Daniel Hrkać, responsabile degli operatori di Koncept Hotels

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Domande frequenti: Che cos'è un audit notturno?

Perché l'audit notturno è fondamentale per le operazioni quotidiane dell'hotel?

Un controllo notturno assicura che tutte le transazioni giornaliere siano registrate accuratamente e che i sistemi alberghieri siano chiusi correttamente per il giorno lavorativo successivo. Aiuta i team a iniziare la giornata con dati finanziari affidabili, stato delle camere accurato e meno problemi operativi.

Quali rischi operativi aumentano se un audit notturno viene ritardato o saltato?

Ritardare o saltare la verifica delle notti può portare a report imprecisi, errori di fatturazione non risolti e confusione sulla disponibilità delle camere o sui conti degli ospiti. Nel tempo, questi problemi possono portare a una perdita di incasso, all'insoddisfazione degli ospiti e a un aumento dell'attrito operativo tra i team.

Quali sono gli errori più comuni che si verificano durante gli audit notturni manuali?

Le revisioni notturne manuali sono soggette a errori umani, come addebiti errati, riconciliazioni sbagliate e discrepanze trascurate nei conti degli ospiti. Questi errori possono aggravarsi nel tempo, incidendo sull'accuratezza finanziaria e sul report del direttore. Le piattaforme per l'ospitalità come Mews aiutano a ridurre questo rischio automatizzando i check-in da effettuare, standardizzando i flussi di lavoro e segnalando tempestivamente i problemi.

Con la moderna tecnologia alberghiera è ancora necessaria una verifica notturna?

Con i moderni sistemi alberghieri basati sul cloud che supportano la pubblicazione in tempo reale e il report continuo, una tradizionale revisione notturna è spesso superflua. Molti hotel stanno abbandonando le chiusure finanziarie notturne a favore di sistemi automatizzati e sempre attivi.

Come possono gli hotel ridurre la dipendenza dal personale notturno per la chiusura finanziaria?

Gli hotel possono ridurre la dipendenza dal personale notturno adottando strumenti di automazione che pubblicano le spese in tempo reale e generano report continui. Questo approccio riduce al minimo l'intervento manuale e migliora l'accuratezza e l'efficienza operativa.