Come creare le migliori email di pre-arrivo per gli ospiti dell'hotel

Chiavi di lettura

• Le e-mail prima dell'arrivo sono uno dei modi più efficaci per coinvolgere gli ospiti prima del check-in da effettuare e per incrementare l'incasso.
• Una semplice strategia di una o due email ben temporizzate è spesso sufficiente per massimizzare il coinvolgimento senza sovraccaricare gli ospiti.
• Queste e-mail raggiungono in genere tariffe di apertura e di clic più elevate rispetto alle conferme di prenotazione standard.
• Inviare il messaggio giusto al momento giusto crea un'aspettativa e fa sì che gli ospiti arrivino informati e preparati.
• La comunicazione prima dell'arrivo crea preziose opportunità per vendere servizi aggiuntivi, raccogliere preferenze e personalizzare l'esperienza dell'ospite.

L'esperienza dell'ospite non inizia al check-in, ma nel momento in cui la prenotazione viene confermata. Le e-mail prima dell'arrivo sono uno degli strumenti più potenti che gli hotel hanno per dare forma a quell'esperienza, costruire un'aspettativa e sbloccare ulteriori incassi prima ancora che gli ospiti entrino dalla porta.

In questa guida scopriremo perché le email di pre-arrivo sono importanti, quando inviarle, cosa includere, esempi di messaggi ad alto rendimento e come utilizzare l'automazione per trasformare delle semplici email in un motore di incasso strategico per la tua proprietà.

Perché l'invio di email di pre-arrivo per gli ospiti dell'hotel è importante

È facile liquidare l'email dell'hotel prima dell'arrivo come una cosa piacevole da fare. Dopotutto, hai già inviato un'email a questi ospiti con la conferma della prenotazione, quindi perché preoccuparsi di altre email? Per molti albergatori, queste importanti comunicazioni rimangono in fondo alla lista delle priorità. Ecco perché sono importanti per il tuohotel .

Il ROI dell'email marketing è enorme. Per ogni dollaro speso in email marketing, puoi aspettarti un ritorno di un ritorno fino a 41 dollari di incasso. Per intenderci, è meglio di social media, direct mail, motori di ricerca e marketing televisivo. Non è necessario spendere enormi somme per l'email marketing per ottenere grandi risultati: tutto ciò che devi fare è dedicare un po' di tempo e di affetto al viaggio via email dei tuoi ospiti.

Quante email di pre-arrivo in hotel dovresti inviare?

C'è un equilibrio tra il tenere informati i tuoi ospiti e il bombardarli di informazioni. Il punto di forza per le e-mail di pre-arrivo in un hotel è di solito due. Se vai oltre, le tariffe di apertura inizieranno a diminuire perché gli ospiti si sentiranno infastiditi. Se non lo fai, perdi l'opportunità di migliorare non solo l'ospite dell'hotel, ma anche il suo rapporto con i clienti. ospiti dell'hotel ma anche di ottenere maggiori incassi.

L'e-mail di conferma della prenotazione è un must assoluto. Si tratta di un'email che offre sia tranquillità che un'origine di informazioni per i tuoi ospiti. Se non l'hai ancora fatto, dai un'occhiata al nostro articolo su come creare la migliore email di conferma della prenotazione in hotel per avere consigli specifici sulla prima email del viaggio dell'ospite.

Poi ci sono le email di pre-arrivo, che ti permettono di raccogliere le preferenze degli ospiti, di fare vendite aggiuntive sui servizi della tua proprietà e di fornire informazioni aggiuntive per aiutare gli ospiti a trascorrere un soggiorno senza problemi. Se vuoi mantenere la comunicazione leggera, puoi racchiudere tutto questo in un'unica email, oppure separarlo in due, come consigliamo per la maggior parte delle strutture.

Inoltre, puoi inviare un'e-mail di benvenuto non appena gli ospiti effettuano il check-in. Lo scopo è simile a quello delle email di pre-arrivo, con una maggiore enfasi sulla rassicurazione ("tocca questo link per chattare con noi in qualsiasi momento") e sulla vendita aggiuntiva o sull'utilizzo dei servizi.

Come creare un'efficace email di pre-arrivo in hotel

Anche se le email di pre-arrivo non hanno la stessa tariffa di apertura di un'email di conferma della prenotazione, esse generano comunque un elevato coinvolgimento. Hanno un tasso di apertura medio del 60,5% e registrano una tariffa di clic più alta rispetto alle e-mail di conferma della prenotazione, con una media del 30,6%. una media del 30,6%. Traduzione: questa è un'opportunità incredibile per aumentare gli incassi e la felicità degli ospiti.

Queste mance si riferiscono alle email di pre-arrivo degli ospiti, ma molte di queste si applicano a tutte le tue email di marketing in generale, così come alle email di arrivo o di benvenuto.

1. Il tempismo non è tutto, ma è importante

L'elemento più importante della tua email è il contenuto stesso. Questo non cambierà mai. Ma puoi ottenere dei guadagni inviando le email al momento giusto. Tuttavia, non esiste un'origine ultima della verità. Alcuni report dicono che il martedì è il migliorementre altri sostengono che il martedì abbia le tariffe più basse e che il venerdì sia il giorno migliore. il venerdì è il migliore. Tutti sembrano essere d'accordo sul fatto che nei fine settimana la tariffa di apertura è molto più bassa, quindi evita di inviare email in quei giorni, ad eccezione dell'email di conferma, che dovrebbe essere immediata, e dell'email di benvenuto se l'ospite arriverà il sabato o la domenica.

C'è un po' più di consenso su quale sia l'ora migliore per inviare le email. Il picco di apertura è intorno alle alle 15:00 nei giorni ferialiquindi programmare il tuo invio per dopo pranzo potrebbe garantirti il massimo successo.

Analizza i dati delle tue prenotazioni per sapere a che ora inviare le email di pre-arrivo all'hotel. Segmenta i tuoi invii in base all'anticipo con cui qualcuno ha prenotato. Ad esempio, se un ospite ha prenotato il suo soggiorno con sei mesi di anticipo, probabilmente è il tipo di persona che non fa le cose all'ultimo minuto, quindi invia l'e-mail di pre-arrivo con molto tempo di anticipo rispetto alla prenotazione.

2. Crea i tuoi oggetti

Come ti dirà qualsiasi copywriter, più il testo è breve e più è difficile che sia corretto. Gli oggetti sono un esempio perfetto. Hai a disposizione circa 50 caratteri prima che la tua copia si interrompa (a seconda del client di posta elettronica e del dispositivo) e in questo spazio ridotto devi fornire un'argomentazione convincente che spinga il tuo cliente a cliccare e continuare a leggere. È un po' una forma d'arte, ma alcune mance che hanno dimostrato di aumentare le tariffe aperte includono:

• Crea un senso di urgenza: "Hai 48 ore per ricevere l'offerta di miglioramenti".
• Personalizzazione dei contenuti: "Tom, la strada per Kyoto è lunga, prenota una giornata in una spa per rilassarti".
• Usare i numeri: "L'80% dei nostri ospiti cena con noi la prima notte: ecco perché".
• Fare domande: "C'è qualcosa che vorrebbe dirci prima del suo soggiorno?".

Ci sono molti articoli utili per creare oggetti eccellenti, quindi non ci dilungheremo qui. Questo è un ottimo punto di partenza.

3. Vendite aggiuntive a regola d'arte

L'e-mail prima dell'arrivo è il momento delle vendite aggiuntive. Secondo un report di Revinate, ben il 98% delle vendite aggiuntive avviene attraverso le email di pre-arrivo. È ora di prestare attenzione, quindi.

Quindi cosa dovresti promuovere? In Il report di GuestJoy sulle vendite aggiuntive nel settore dell'ospitalitàil benessere ha registrato la quota maggiore di incasso, con il 26,7% del totale delle vendite aggiuntive. I miglioramenti delle camere si sono piazzati al secondo posto con il 23,8% e i ristoranti al terzo con il 17,5%. Non c'è da sorprendersi: si tratta di tre aree che la maggior parte degli hotel può sfruttare, dove c'è un alto intento di coinvolgimento degli ospiti. Pertanto, assicurati di avere queste tre basi coperte prima di tentare l'upsell meno popolare.

Analizza i tuoi dati per capire con cosa dovresti fare il salto di qualità. Di solito è possibile guadagnare di più con i miglioramenti delle camere e le offerte dei ristoranti durante i mesi estivi, ma il tuo hotel potrebbe avere dei modelli particolari. Se un ospite ha prenotato un soggiorno nei freddi mesi invernali, è probabile che non voglia lasciare l'hotel e avventurarsi nelle strade fredde. In questo caso, assicurati di mettere in evidenza la tua spa e la tua piscina o qualsiasi altro servizio che contribuisca al fattore comfort.

4. Stuzzica con le immagini

Ricorda che nell'e-mail di conferma della prenotazione e-mail di conferma della prenotazione ti abbiamo detto di fare attenzione alle immagini? Se qualcuno ha prenotato una camera economica, non vorrai rovinare le sue aspettative mostrandogli la tua suite premium. Le e-mail prima dell'arrivo sono un po' diverse.

Quando devi fare vendite aggiuntive di prodotti o servizi, il modo migliore per farlo è di solito mostrare all'ospite cosa si sta perdendo. Hai un ristorante con una vista incredibile sul mare? Usa un'immagine per convincere i tuoi ospiti a prenotare in anticipo. Hai delle camere a tariffa più alta che non hai ancora venduto? Ora va bene includere una foto che mostri lo spazio extra o la speciale vasca da bagno autoportante; dato che i tuoi ospiti hanno già acquistato il tuo hotel, ora sono più propensi a sborsare un po' di denaro in più se questo significa un miglioramento.

5. Diventa un esperto locale

Gli ospiti apprezzano la tua esperienza. Molto probabilmente arriveranno da un'altra città o da un altro paese e potrebbero non conoscere alcune delle cose migliori da fare nella tua zona. Quindi diglielo. E non limitarti a nominare i soliti ristoranti famosi e i luoghi di interesse che tutti frequentano: se sei un hotel a Parigi e suggerisci una visita al Louvre, che valore stai aggiungendo agli ospiti? Potrebbero trovarlo in più di mille blog di viaggio pigri.

Se puoi, concentrati su esperienze uniche. Controlla cosa succede durante il soggiorno e suggerisci musica dal vivo o partite sportive a cui possono assistere. In questo caso lo sviluppo di relazioni con i locali e i venditori locali è molto vantaggioso, in quanto dovresti essere in grado di ottenere una commissione sulle vendite, oltre a offrire agli ospiti esperienze straordinarie.

Dai alle tue raccomandazioni un tocco personale: non solo aggiungerà valore a ciò che stai dicendo, ma apparirai anche più preparato. Ad esempio, ecco due modi diversi di consigliare lo stesso ristorante:

Il modo più noioso: Ti consigliamo la pizzeria Franco's, a pochi passi dall'hotel.

Il modo più coinvolgente: Ami la pizza? Franco's Pizzeria è la nostra pizzeria preferita. Prova le quattro stagioni per un assaggio di paradiso e, se ti rimane qualche camera, il loro tiramisù fatto in casa è un vero affare.

6. Fai sapere agli ospiti che sei preparato

Se i tuoi ospiti hanno già fatto delle impostazioni speciali, è bene ribadirle qui per tranquillizzarli. L'automatizzazione delle e-mail che raccoglie dati specifici è un enorme risparmio di tempo, in quanto ti permette di non dover inserire manualmente le e-mail specifiche. integrazioni per la gestione clienti che possono aiutarti. Ad esempio, se un ospite ha già richiesto una culla in camera per un bambino e un taxi dall'aeroporto, dovresti essere in grado di inserire queste informazioni dal sistema di gestione della proprietà nella tua e-mail. Potrebbe essere così:

Come promemoria, abbiamo già preparato per te quanto segue:

• Un taxi dall'aeroporto
• Un lettino per bambini nella tua camera
• Biancheria da letto ipoallergenica
• Una prenotazione alle ore 20:00 presso il nostro ristorante il 14/06/2021

Oltre a ricordare agli ospiti ciò che hanno già richiesto, fornisci loro un modo semplice per segnalarti tutto ciò che hanno dimenticato di menzionare. Questo potrebbe essere il tuo ultimo punto di contatto prima dell'arrivo, quindi includi un pulsante di live chat o un altro modo semplice per metterti in contatto con loro. Essere sempre disponibili è la chiave per un'ottima guest Experience e un semplice "Hai dimenticato qualcosa? Facci sapere" può fare una grande differenza.

Esempio di modello di email di pre-arrivo in hotel

Per rendere le cose più pratiche, ecco un modello di email di pre-arrivo semplice ma efficace che puoi adattare alla tua proprietà. La chiave è mantenerla chiara, utile e incentrata sull'ospite, incorporando naturalmente le opportunità di incasso.

Oggetto: Non vediamo l'ora di darti il benvenuto, [Nome].

Intestazione: Il tuo soggiorno presso [Nome dell'hotel] è quasi arrivato

Ciao [Nome],

Il tuo viaggio a [Destinazione] è alle porte e non vediamo l'ora di darti il benvenuto a [Nome dell'hotel] il [Data di arrivo].

Ecco tutto quello che devi sapere prima del tuo arrivo:

Dettagli sul check-in - Orario del check-in da effettuare: [Ora] - Indirizzo: [Indirizzo dell'hotel] - Informazioni sul parcheggio: [Dettagli se applicabile]

Vuoi rendere il tuo soggiorno ancora più speciale?

Migliora il tuo soggiorno prima dell'arrivo: - Migliora la tua camera per avere più spazio e comfort - Aggiungi il check-in anticipato o il check-out tardivo - Prenota in anticipo la colazione, i trattamenti termali o le prenotazioni per i ristoranti - Organizza i trasferimenti aeroportuali

[Pulsante: Gestisci il tuo soggiorno]

Se hai richieste o preferenze particolari, rispondi a questa e-mail: il nostro team è a tua disposizione.

Buon viaggio e a presto, Il team di [Nome dell'hotel]

Automatizza la comunicazione con gli ospiti con Mews

Le e-mail di pre-arrivo non devono sembrare un'altra attività manuale sulla lista delle cose da fare del tuo team. Con Mews, la comunicazione con gli ospiti è completamente automatizzata, personalizzata e perfettamente collegata al tuo sistema di gestione immobiliare. sistema di gestione della tua struttura - in modo che ogni messaggio sia tempestivo, pertinente e orientato all'incasso.

Dalle vendite aggiuntive prima del soggiorno e dal check-in online alle raccomandazioni personalizzate e alla raccolta delle preferenze, Mews ti aiuta a trasformare le email di routine in punti di contatto significativi con gli ospiti, che migliorano la soddisfazione e aumentano la redditività.

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