Quali sono le migliori soluzioni software di check-in contactless per gli hotel?

Chiavi di lettura

• I sistemi di check-in senza contatto consentono agli ospiti di completare la registrazione sui loro dispositivi mobili prima dell'arrivo, riducendo i tempi di attesa alla scrivania e migliorando la soddisfazione degli ospiti.
• Il software giusto si integra con il sistema di gestione della proprietà e offre funzioni come chiavi digitali, elaborazione dei pagamenti e verifica dell'ID.
• La scelta di una soluzione dipende dalle dimensioni della tua proprietà, dal budget e dall'infrastruttura tecnologica esistente, oltre che da fattori quali la scalabilità, la facilità di integrazione e il livello di supporto necessario per un'implementazione senza problemi.

Scegliere il giusto software per il check-in da effettuare nelle strutture alberghiere è, senza dubbio, una delle decisioni più importanti che la tua proprietà possa prendere.

Il software per il check-in senza contatto consente agli ospiti di effettuare il check-in nella propria camera attraverso il proprio smartphone, tramite un link o un'app. Dopo aver completato la procedura, i clienti potranno ritirare la chiave presso la scrivania o riceverne una digitale, se disponibile.

Poiché l'ospitalità si muove verso operazioni più tecnologiche, la scelta del software giusto può snellire i flussi di lavoro, ridurre la pressione della scrivania e migliorare l'esperienza complessiva degli ospiti.

In questo articolo analizzeremo le cose essenziali da considerare quando si sceglie un software per il check-in senza contatto in un hotel, oltre alle cinque migliori opzioni che ti aiuteranno a portare il tuo hotel nel futuro.

Cos'è il software contactless per il check-in da effettuare negli hotel?

Il software contactless per il check-in degli hotel permette agli ospiti di effettuare il check-in da remoto tramite il proprio dispositivo mobile o chiosco, bypassando la scrivania per un'esperienza senza interruzioni e senza contatto.

Attraverso un'app mobile o un link web, gli ospiti forniscono le loro informazioni, verificano la loro identità e ricevono l'assegnazione delle camere prima di arrivare nella tua proprietà.

Il software si collega direttamente al sistema di gestione della tua proprietà per sincronizzare le prenotazioni e i dati degli ospiti. Una volta completato il processo di registrazione digitale, gli ospiti possono accedere alle loro camere attraverso il tradizionale ritiro delle chiavi o la consegna di chiavi digitali sui loro smartphone.

Questo approccio rafforza un'esperienza di arrivo più fluida, offrendo agli operatori un maggiore controllo operativo e una maggiore coerenza tra le strutture.

Perché il check-in da effettuare senza contatto è importante per gli hotel moderni?

Il check-in senza contatto migliora sia l'esperienza dell'ospite che le operazioni dell'hotel, riducendo l'attrito all'arrivo e aumentando l'efficienza dietro le quinte.

Per gli ospiti:

• Riduce i tempi di attesa alla reception
• Accelera il processo di arrivo
• Fornisce un maggiore controllo sulla loro esperienza di arrivo

Questa convenienza si traduce spesso in punteggi di soddisfazione più alti e in una prima impressione più forte.

Per gli hotel, check-in senza contatto:

• Crea incassi e incrementi di efficienza
• Apre opportunità di vendite aggiuntive
• Riduce la congestione della scrivania e l'inserimento manuale dei dati.

Se supportato da integrazioni come sistemi di ingresso senza chiavi e scanner per passaporti, il processo di check-in diventa più veloce e meno dispendioso in termini di risorse, a vantaggio sia del personale che degli ospiti.

I vantaggi dell'utilizzo di un software contactless per il check-in da effettuare

Il software per il check-in senza contatto offre miglioramenti misurabili in diverse aree operative.

La tabella che segue illustra i benefici chiave e il significato pratico di ciascuno di essi per la tua proprietà.

Caratteristiche da ricercare in un software contactless per il check-in da effettuare

Scegliere la giusta soluzione per il check-in da effettuare senza contatto significa concentrarsi sulle caratteristiche che migliorano la velocità, la sicurezza e l'integrazione senza aggiungere complessità.

Guest Experience a misura di mobile

La piattaforma deve funzionare perfettamente su smartphone e tablet senza dover scaricare applicazioni. Cerca queste caratteristiche:

• Accesso via web tramite e-mail o QR Code
• Un'interfaccia pulita che permette di effettuare il check-in in meno di due minuti
• Un design reattivo che supporta la verifica dell'identità, l'autorizzazione al pagamento e la selezione delle camere su tutti i dispositivi.

Verifica dell'ID e registrazione digitale

L'acquisizione digitale dell'ID dovrebbe sostituire i check-in manuali da effettuare alla scrivania, scannerizzando i documenti attraverso la fotocamera del telefono e popolando automaticamente i profili degli ospiti. I sistemi avanzati possono includere il riconoscimento facciale e l'archiviazione sicura dei record di verifica per supportare la conformità e ridurre gli errori di inserimento dei dati.

Pagamento sicuro e pre-autorizzazione

Cerca un software che supporti:

• Pagamenti digitali a norma PCI
• Pre-autorizzazione delle carte prima dell'arrivo
• Più monete

I flussi di lavoro automatizzati riducono il rischio di frode, eliminano la documentazione cartacea e minimizzano il tempo dedicato dal personale alle transazioni manuali.

Integrazione della chiave digitale della camera

La compatibilità con le chiavi mobili permette agli ospiti di bypassare completamente la reception. Il sistema dovrebbe:

• Integrazione con i principali fornitori di serrature
• Rilascia le chiavi automaticamente al check-in da effettuare
• Gestisci l'accesso in base agli orari di arrivo e partenza

Integrazione con il PMS e il channel Manager

L'integrazione perfetta e bidirezionale con il tuo sistema di gestione delle proprietà (PMS) garantisce la sincronizzazione in tempo reale delle prenotazioni, delle assegnazioni delle camere e dei profili degli ospiti. La connettività con il channel manager elimina l'inserimento manuale e riduce gli errori di prenotazione.

Personalizzazione del marchio e dell'automazione

Cerca strumenti che permettano flussi di check-in personalizzati, raccolta dati personalizzabile e messaggistica automatizzata per istruzioni prima dell'arrivo, vendite aggiuntive e follow-up dopo il soggiorno. Questi dovrebbero essere in linea con la tua strategia di comunicazione con gli ospiti.

Come scegliere il software per il check-in contactless più adatto al tuo hotel?

La scelta di un software per il check-in senza contatto richiede un'attenta valutazione delle esigenze specifiche della tua proprietà e dei suoi requisiti operativi.

Considera i seguenti fattori per identificare la soluzione che offre i migliori risultati per il tuo hotel:

Dimensioni della struttura e volume degli ospiti

Gli hotel ad alto volume hanno bisogno di sistemi in grado di gestire più check-in simultanei senza rallentamenti. Le strutture più piccole possono privilegiare la semplicità rispetto all'automazione avanzata. Se il tuo hotel ha dei picchi stagionali, scegli una soluzione scalabile che funzioni in modo affidabile durante i periodi di maggiore affluenza senza costi aggiuntivi.

Budget e modello di prezzo

Le strutture dei prezzi variano per camera, per check-in o in base alla sottoscrizione annuale. Guarda al di là della tassa base e considera i fattori:

• Costi di implementazione
• Spese di formazione
• Requisiti hardware (ad esempio, chioschi)
• Tasse per l'assistenza continua

Calcola il costo totale di proprietà prima di confrontare i fornitori.

Integrazione con i sistemi esistenti

Assicurati che il software si integri in modo nativo con il tuo PMS e con altri strumenti fondamentali, tra cui:

• Sistemi di chiusura per porte
• Processori di pagamento
• Direttori di canale

La sincronizzazione bidirezionale e in tempo reale è essenziale per evitare l'inserimento manuale dei dati e gli errori.

Facilità d'uso per il personale e gli ospiti

L'interfaccia deve essere intuitiva per gli ospiti sui dispositivi mobili e semplice da gestire per il personale. Richiedi una demo completa del viaggio dell'ospite e valuta il pannello di Controllo per assicurarti che il tuo team possa operare con una formazione minima.

Scegliere il sistema giusto significa bilanciare automazione, integrazione e usabilità, non solo il numero di funzioni.

Le 5 migliori opzioni di software contactless per il check-in da effettuare negli hotel

Anche se molte soluzioni disponibili offrono caratteristiche simili, la considerazione chiave è che il software deve essere dipendente e integrarsi perfettamente con il tuo PMS per risparmiare tempo e automatizzare le operazioni. Esploriamone alcuni:

1. Mews

Mews è un sistema operativo per l'ospitalità che supporta un viaggio degli ospiti senza soluzione di continuità e senza contatto, dal pre-arrivo al check-out.

Permette agli ospiti di:

• Completa il check-in online attraverso un link web mobile-friendly
• Carica i dati di identificazione
• Autorizza il pagamento prima del loro arrivo
• Salta la scrivania
• Utilizza un chiosco self-service o accedi alla tua camera con una chiave digitale.

La piattaforma consente anche il check out digitale e i pagamenti automatizzati, riducendo il lavoro amministrativo manuale del personale. Grazie alla sincronizzazione in tempo reale tra i vari reparti, i team del dipartimento di pulizie e della scrivania ottengono una migliore visibilità sugli arrivi e le partenze, migliorando il coordinamento e la preparazione delle camere.

Combinando il check-in online, i chioschi e i pagamenti integrati in un unico sistema connesso, Mews aiuta gli hotel a semplificare le operazioni e a migliorare l'esperienza degli ospiti.

2. Duve

Cosa c'è di meglio per un ospite che arrivare e vedere che l'hotel ha già tutti i suoi dati?

Duve offre una soluzione vantaggiosa per tutti riducendo il carico di lavoro della scrivania grazie alla sua procedura guidata di check-in da effettuare. Crea inoltre maggiori opportunità di vendite aggiuntive, di elaborare pagamenti e di fornire chiavi digitali attraverso un'app per gli ospiti, il tutto semplificando la comunicazione.

3. Straiv

Un viaggio digitale dell'ospite è un viaggio moderno dell'ospite e Straiv lo rende possibile.

Questo strumento offre una serie di funzioni per semplificare le tue operazioni, tra cui check-in e check-out online, accesso mobile alle chiavi, chioschi per il check-in e la possibilità per gli ospiti di utilizzare i servizi online senza dover scaricare un'ulteriore app.

Con Straiv, gli albergatori hanno a disposizione una directory digitale degli ospiti che offre molte opzioni per semplificare le operazioni, rendendo efficienti i processi interni.

4. Tecnologie Canarie

Canary Technologies è uno strumento senza contatto che può integrarsi facilmente con il tuo PMS grazie al suo rapido processo di configurazione. Questo strumento permette agli albergatori di creare un semplice link che consente agli ospiti di effettuare il check-in in modo rapido e semplice.

Passare al contactless è uno dei modi più semplici per aumentare la soddisfazione dei clienti, riducendo al minimo le pratiche burocratiche e dando al tuo hotel l'opportunità di offrire vendite aggiuntive. Le autorizzazioni digitali sono anche più sicure e riducono le frodi, garantendo che lo scambio di carte di credito e ID non sia rintracciabile da potenziali truffatori.

5. MyStay

Una delle chiavi per rendere felici gli ospiti è rendere le operazioni il più fluide possibile. Con MyStay puoi eliminare le file alla scrivania grazie al check-in e al check-out online.

Lo strumento ti permette di personalizzare il processo in base al paese di origine dell'ospite e di inviare messaggi automatici durante l'intero viaggio. Una volta arrivati, gli ospiti possono utilizzare il Chiosco MyStay Light per scansionare il QR Code generato durante il check-in, evitando così di recarsi alla scrivania.

Dopo il check out, gli ospiti possono aggiungere il consumo del minibar, controllare il conto, dividere le spese con gli altri ospiti della prenotazione e ricevere il documento commerciale via e-mail alla partenza. Questo servizio offre anche una grande opportunità per coinvolgere gli ospiti dopo la pubblicazione e incoraggiarli a lasciare una recensione.

Le sfide che gli hotel devono considerare prima di adottare il contactless

Sebbene il check-in da effettuare senza contatto offra notevoli vantaggi, un'implementazione di successo richiede di affrontare i potenziali ostacoli.

La tabella seguente illustra le principali sfide da prevedere prima dello sviluppo.

In che modo il check-in senza contatto può migliorare gli incassi e le vendite aggiuntive degli hotel?

Il check-in da effettuare senza contatto crea momenti strutturati e ad alta conversione per presentare miglioramenti e add-on mentre gli ospiti sono già impegnati nel loro soggiorno.

Durante la registrazione prima dell'arrivo, gli ospiti potranno curiosare:

• Miglioramenti delle camere
• Possibilità di effettuare il check-in anticipato e il check out tardivo
• Servizi aggiuntivi

A differenza delle interazioni frettolose con la scrivania, il formato digitale permette agli ospiti di esaminare foto, descrizioni e prezzi con il proprio ritmo, portando spesso a una maggiore conversione dei miglioramenti.

La personalizzazione aumenta ulteriormente l'impatto. Le offerte di vendite aggiuntive possono essere personalizzate in base alla storia dell'ospite, al suo comportamento in fase di prenotazione e alle sue preferenze, rendendo le raccomandazioni pertinenti piuttosto che promozionali.

Le opportunità di incasso vanno oltre la camera. Gli ospiti possono prenotare in anticipo:

• Appuntamenti in spa
• Prenotazione di ristoranti
• Parcheggio
• Esperienze locali

In questo modo non solo si ottengono incassi accessori, ma si migliora anche la pianificazione della capacità per i servizi ad alta domanda.

Anche nei chioschi in loco, le promozioni mirate per servizi come la ristorazione o le strutture per il fitness possono comparire al momento del check-in, trasformando un processo di routine in un naturale touchpoint di incasso.

Ottieni il massimo dal check-out contactless con Mews

Mews offre agli hotel gli strumenti per far funzionare il check-in senza contatto nella pratica, non solo nella teoria. Dai messaggi automatizzati prima dell'arrivo e dalla registrazione digitale alle vendite aggiuntive e alle vendite accessorie nei chioschi, tutto passa attraverso un'unica piattaforma connessa.

I dati degli ospiti confluiscono direttamente nel sistema di gestione della tua proprietà, riducendo il lavoro manuale e mantenendo il tuo team concentrato sul servizio. Che tu gestisca una boutique o un grande gruppo di strutture, Mews si adatta alle tue esigenze.

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