Vivere con la carenza di personale: come gestire una struttura con un team ridotto

Chiavi di lettura

• La carenza di personale nel settore alberghiero è ormai un turno strutturale e le strutture devono passare da assunzioni reattive a una pianificazione operativa proattiva per rimanere competitive.
• La tecnologia self-service, la formazione trasversale del personale e la riduzione strategica dei servizi aiutano a mantenere la soddisfazione degli ospiti anche quando si opera con un team ridotto.
• Il calcolo accurato dei rapporti di forza lavoro e l'utilizzo dei dati sull'occupazione in tempo reale garantiscono lo sviluppo del tuo team dove avrà il massimo impatto sulla qualità del servizio.

Cosa faresti se domani un terzo della tua squadra se ne andasse? Per i proprietari di hotel, la carenza di personale non è più uno scenario peggiore, ma una realtà quotidiana.

Il settore dell'ospitalità sta affrontando un turno di lavoro strutturale e i vecchi schemi non funzionano più. Per far sì che la tua proprietà funzioni senza intoppi, che gli ospiti siano felici e che la reputazione del tuo marchio sia intatta con un team più piccolo, è necessaria una pianificazione intelligente e gli strumenti giusti.

In questo articolo spiegheremo come gli hotel possono operare in modo efficiente con meno personale, dal calcolo dei rapporti di forza lavoro ideali alla tecnologia e alle tattiche che consentono di mantenere le operazioni in movimento.

Convivere con la carenza di personale

La maggior parte degli albergatori non aspetta più che la crisi del personale passi. Hanno accettato il fatto che non andrà da nessuna parte. Il mercato del lavoro si è spostato, le priorità dei lavoratori sono cambiate e il bacino di talenti disponibili nel settore dell'ospitalità nella maggior parte dei mercati è inferiore a quello di cinque anni fa.

In pratica, la gestione di un hotel con meno personale è passata da misura di emergenza a modalità operativa standard per gran parte del settore. La domanda non è più se si può tornare a un organico completo. Si tratta di capire se la tua proprietà è costruita per funzionare senza di essa.

Perché la carenza di personale ha un impatto sugli hotel

Gli operatori alberghieri hanno a che fare con un mercato del lavoro che è cambiato radicalmente. Ecco cosa sta determinando la carenza:

• I lavoratori vogliono cose diverse: Le carriere nel settore alberghiero sono in competizione con industrie che offrono retribuzioni migliori, orari flessibili e una progressione di carriera più chiara. Molti lavoratori qualificati si sono semplicemente trasferiti.
• I bacini di talenti locali si assottigliano: In molti mercati, la forza lavoro disponibile è inferiore a quella di un decennio fa e le strutture percepiscono questo divario quotidianamente.
• Le aspettative degli ospiti continuano a crescere: I viaggiatori si aspettano un servizio sempre più personalizzato, eppure i team che devono fornirlo sono sempre più ridotti.
• La fidelizzazione è difficile quanto l'assunzione: I team sotto organico hanno carichi di lavoro più pesanti, il che porta al burnout e quindi a un numero maggiore di partenze. È un ciclo difficile da spezzare.
• Le operazioni manuali non sono più scalabili: Le strutture che si basano su flussi di lavoro tradizionali non possono assorbire la pressione di una riduzione del personale senza che questo si ripercuota sulla guest Experience.

L'entità del problema è significativa. Secondo uno studio dell'American Hotel & Lodging Association (AHLA) del 2024, il 71% degli hotel ha segnalato posti vacanti che non riusciva a coprire, e la maggior parte delle strutture aveva da sei a sette posizioni aperte in qualsiasi momento.

Quanti membri del personale sono necessari per un hotel?

Il personale alberghiero non è un calcolo univoco. Il giusto organico dipende da diversi fattori interconnessi, ognuno dei quali ha lo stesso peso nel numero finale.

Livello di servizio e tipo di proprietà

Gli hotel di lusso operano tipicamente con uno o più membri del personale per camera, mentre le strutture a servizio limitato possono funzionare con un solo membro del personale ogni 30 camere. Più ampia è la tua offerta di servizi, più grande è il team necessario per sostenerla.

Richieste specifiche del dipartimento

Le operazioni di pulizie, ristorazione e scrivania richiedono ognuna un proprio personale. Questi reparti rappresentano la maggior parte del personale e dovrebbero essere misurati singolarmente, non combinati.

Formazione del personale e flessibilità degli operatori

Un team ben addestrato e in grado di lavorare in più reparti ti garantisce una copertura maggiore con un numero inferiore di persone. Investire nella formazione del personale riduce la pressione dei posti vacanti e mantiene costante la qualità del servizio.

Per ottenere i numeri giusti è necessario tenere traccia dei dati relativi al carico di lavoro effettivo piuttosto che affidarsi a benchmark generici.

Dovresti chiudere o ridurre i servizi in caso di carenza?

Chiudere i battenti in caso di carenza di personale è raramente l'opzione migliore, ma anche operare tutti i servizi a metà della loro capacità non ispira fiducia. Prima di prendere qualsiasi decisione, valuta i compromessi tra le tue aree di servizio chiave:

Qualunque sia la tua decisione, comunica le modifiche agli ospiti prima dell'arrivo. La trasparenza protegge la tua reputazione molto meglio di un disservizio al check-in.

Tattiche collaudate per gestire la tua proprietà con un team ridotto

Per molti la chiusura non è un'opzione. L'obiettivo è quello di rimanere aperti lavorando in modo più intelligente. Ecco come puoi mantenere gli standard di servizio con un team ridotto:

Lascia che gli ospiti saltino il dipartimento di pulizie

Se hai poco personale nel dipartimento di pulizie, c'è un modo semplice per alleggerire il loro carico di lavoro: dare loro meno camere da pulire. Molti ospiti non si aspettano o non hanno bisogno di lenzuola e asciugamani freschi ogni giorno. Dando loro l'opzione di saltare il dipartimento di pulizie, potrai concentrare le risorse sulle camere che devono essere consegnate tempestivamente.

Ottimizzare i flussi di lavoro del dipartimento di pulizie

Il dipartimento di pulizie è uno dei reparti che richiede più lavoro in qualsiasi hotel, quindi i piccoli miglioramenti del flusso di lavoro si accumulano rapidamente.

Coordina i programmi di pulizia in base agli orari effettivi di check out ancora da effettuare piuttosto che a routine fisse, dai priorità alle camere con arrivi in arrivo e raggruppa i fatturati per piano per ridurre i tempi di transito. In questo modo il tuo team può ottenere di più senza sforzi aggiuntivi.

Usa i chioschi

Il self-service fa ormai parte della nostra vita quotidiana e ci sono tutti i motivi per investire nei chioschi self-service per il check-in. Avere sempre una persona dedicata alla scrivania è diventato un lusso. I chioschi riducono i tempi di attesa alla scrivania, permettendo al tuo personale di concentrarsi su altre attività.

Ottimizza il tuo ristorante

Se hai un ristorante, una caffetteria o un bar in loco, tenerlo aperto è importante, perché aumenta gli incassi e incoraggia gli ospiti a soggiornare nella proprietà. Implementa i QR Code per l'auto-ordine, in modo che gli ospiti possano ordinare al tavolo con il proprio telefono, senza bisogno che un cameriere si rivolga direttamente a loro.

Automatizza i pagamenti

In qualsiasi momento del viaggio dell'ospite, quando deve pagare un servizio o un prodotto, non deve effettuare una transazione manuale con la presenza di un membro del personale.

Con i pagamenti automatici e integrati, una volta che i dati di un ospite sono stati inseriti nel sistema, non è più necessario usare la carta o i contanti per ogni transazione.

E-learning

L'e-learning può fare una grande differenza quando si tratta di portare il tuo team a un livello veloce. Se i tuoi nuovi assunti non possono iniziare subito, la formazione online può garantire che siano pronti a iniziare il primo giorno.

Formazione trasversale dei dipendenti

Un membro del team che può passare dalla scrivania all'F&B quando necessario vale molto in un ambiente a corto di personale. La formazione trasversale del personale aumenta la flessibilità operativa senza aggiungere personale, riduce la dipendenza dagli specialisti e garantisce che un'assenza imprevista non faccia deragliare l'intera giornata.

Assunzione flessibile

Assumere nel settore dell'ospitalità non è mai stato semplice e l'elevato turnover rende ancora più difficile il soggiorno. Se gestisci più strutture nella stessa area, la creazione di un pool di personale condiviso ti offre un pratico cuscinetto contro le lacune inaspettate.

Dare priorità agli operatori essenziali

Dare priorità alle operazioni essenziali può fare davvero la differenza quando il tuo team è in affanno. Se l'organico è limitato, concentra le persone migliori sulla copertura della scrivania e sulla disponibilità delle camere, perché sono questi i punti di contatto che determinano l'esperienza degli ospiti nella tua proprietà.

Adeguare le aspettative di servizio

Adattare le aspettative di servizio può proteggere la tua reputazione molto più che cercare di fornire tutto a uno standard ridotto. Se alcuni servizi non sono disponibili o sono limitati, informa gli ospiti prima dell'arrivo in modo che sappiano cosa aspettarsi fin dal momento della prenotazione.

Scarica la nostra guida sulla carenza di personale per far funzionare al meglio la tua proprietà, indipendentemente dall'organico.

Rapporti intelligenti con il personale e pianificazione del carico di lavoro

Per ottenere i giusti rapporti con il personale non è tanto necessario seguire una formula, quanto piuttosto capire come funziona effettivamente la tua proprietà.

Inizia con questi parametri di riferimento come base, poi adattali in base ai tuoi dati di occupazione e alle richieste di servizi:

• Tieni traccia delle ore di registro di ogni reparto rispetto al volume effettivo di ospiti per diverse settimane, in modo da stabilire una base affidabile prima di prendere qualsiasi decisione sull'organico.
• In genere la scrivania ha bisogno di un membro del team ogni 50-75 camere durante le ore di punta per mantenere un tempo di risposta ragionevole.
• Il dipartimento di pulizie richiede generalmente circa 30 minuti per camera per un turnover standard, anche se questo varia a seconda delle dimensioni della camera e del livello di servizio.
• Il servizio F&B funziona in modo più efficiente con un server ogni 15-20 coperti durante il servizio.
• Aggiungi un cuscinetto del 10-15% ai tuoi livelli di personale per assorbire le assenze impreviste senza interrompere l'esperienza degli ospiti.
• Rivedete i vostri rapporti trimestrali, perché l'organico che funziona durante l'alta stagione può rapidamente diventare un costo superfluo nei periodi più tranquilli.

Ridimensiona il tuo personale e migliora il servizio con Mews

Gestire un hotel con meno personale diventa facile quando i sistemi giusti si occupano del lavoro di routine. Il sistema operativo per l'ospitalità Mews unifica tutte le attività della tua proprietà in un'unica piattaforma, in modo che il tuo team dedichi meno tempo all'amministrazione e più tempo agli ospiti.

Ecco come le sue caratteristiche principali supportano un'attività più snella:

• Mews Il sistema di gestione delle strutture (PMS) unifica prenotazioni, pagamenti, dipartimento di pulizie e comunicazioni con gli ospiti in un unico spazio di lavoro, aumentando l'efficienza della scrivania del 24%.
• Flexkeeping, una compagnia di Mews , automatizza fino al 70% delle attività amministrative e assegna automaticamente le pulizie in base ai dati effettivi di prenotazione per accelerare la preparazione delle camere.
• Mews Payments gestisce automaticamente le transazioni in ogni punto del viaggio dell'ospite, eliminando del tutto la necessità di un'elaborazione manuale.

Quando i tuoi sistemi funzionano in modo così perfetto, un team più piccolo può offrire agli ospiti un'esperienza che non sembra affatto priva di personale. Prenota una demo per vedere come Mews può aiutare la tua proprietà a fare esattamente questo.