6 avantages à utiliser un système central de réservation (CRS)

Les avantages des systèmes centraux de réservation (CRS) dans l'industrie hôtelière vont au-delà de l'efficacité des réservations. Le logiciel de distribution des données aide la direction centrale de l'hôtel en relayant les données du logiciel de gestion hôtelière (PMS) vers les différents canaux de distribution. À leur tour, lorsque les clients effectuent des réservations auprès de sources tierces, les informations passent par le CRS pour être synchronisées avec le PMS.

Aujourd'hui, deux tiers des réservations d'hôtel sont effectuées via les agences de voyage en ligne (OTA) et les sites web de voyage. Certains internautes se rendent également sur le site de l'hôtel pour effectuer des réservations directes. Cela signifie que vous avez besoin de nombreux canaux de distribution pour atteindre les taux d'occupation maximum. Gérer les canaux de distribution hors ligne est un véritable casse-tête. De plus, la direction de l'hôtel doit contrôler le flux d'informations entre tous les services pour éviter les doubles réservations et garantir aux clients une expérience agréable.

En particulier pour les chaînes d'hôtels, il vous permet de créer des réservations au niveau de la chaîne et de les acheminer vers un moteur de réservation centralisé que vous pouvez ensuite connecter à un outil de gestion de la relation client (CRM). Un CRS vous donne un contrôle maximal du processus de réservation en synchronisant les données et en automatisant certains processus.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système central de réservation ?

L'utilisation d'un CRS présente de nombreux avantages pour l'hôtelier. Le CRS agit essentiellement comme un centre de distribution mondial, stockant les tarifs et la disponibilité des hôtels afin de les rendre plus accessibles aux canaux en ligne tels que les OTA et les agences de voyage.

Quels sont donc les avantages d'un système central de réservation au-delà de la réservation ? Nous allons voir comment un CRS permet d'établir de meilleures relations avec les clients, de synchroniser les informations, d'accroître la flexibilité et l'efficacité, de gagner du temps et de l'argent, de garder une trace des réservations et de rationaliser les paiements. Plongeons dans le vif du sujet.

1. Une meilleure relation client

L'hôtellerie prospère grâce des prestations de services de qualité et à la création de relations significatives avec les clients. Il est bon de souhaiter un bon anniversaire à ses clients ou de se souvenir d'eux pendant les fêtes. Un client heureux vous recommandera, ce qui est bon pour les affaires. Un CRS vous aide à établir des relations durables en identifiant les habitudes d'achat des clients et en enregistrant les informations pertinentes pour mieux les comprendre.

Ces informations vous permettent de fournir des services personnalisés et d'améliorer l'expérience des clients. Certains de ces services personnalisés comprennent des prix spéciaux et des réductions pour les clients réguliers, ainsi qu'une politique d'annulation. Vous pouvez également adapter les tarifs et les menus pour enfants en fonction de leurs préférences. Vous pouvez aussi simplifier leur processus de réservation en complétant automatiquement leurs types de chambres préférés et leurs informations personnelles. Les clients apprécient les petits gestes, ce qui augmente la probabilité qu'ils recommandent votre hôtel à leurs amis et à leur famille.

2. Synchronisation des informations

Avant, les hôtels devaient gérer manuellement les réservations. Lorsqu'un client arrive ou part, le personnel de la réception et des ventes doit mettre à jour la disponibilité des chambres et actualiser régulièrement la liste des réservations. Fixer les tarifs des chambres, déterminer les disponibilités et gérer manuellement les réservations entraînent souvent des surréservations ou des doubles réservations dues à une erreur humaine. Cela entraîne également des désagréments pour les clients, surtout si l'hôtel est complet.

Vous pouvez éviter toutes ces erreurs et tous ces désagréments en adoptant un logiciel d'automatisation comme les systèmes centraux de réservation. L'un des principaux arguments de vente d'un CRS est qu'il collecte les données de l'hôtel, notamment les chambres disponibles, les tarifs et l'inventaire, et les rend accessibles au niveau mondial.

La direction de l'hôtel peut accéder à ces informations depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou téléphone de l'établissement, et procéder aux ajustements nécessaires. De plus, les informations sur les taux d'occupation et les tarifs des chambres sont disponibles en temps réel. Par exemple, si un client réserve une chambre, le système met à jour son statut, en s'assurant qu'elle ne reste pas disponible pour d'autres visiteurs. Grâce à la synchronisation des données, le client dispose également d'un outil de recherche qui lui permet de gagner du temps et d'affiner ses préférences en fonction des dates, du lieu et du type de chambre.

En outre, le système de réservation en ligne permet aux visiteurs de profiter d'offres spéciales et d'extras tels que des remises sur les repas et des transferts d'aéroport. De plus, cette synchronisation a lieu au niveau mondial via l'interface du système de distribution global, ce qui signifie que les OTA et les agents de voyage du monde entier peuvent accéder à ces informations.

3. Augmente la flexibilité et l'efficacité

Lorsque les tendances du marché évoluent, les hôteliers doivent s'adapter en ajustant leurs stratégies et politiques tarifaires. Un système de réservation central accroît votre flexibilité en adoptant de nouveaux tarifs et de nouvelles politiques en fonction des conditions de commercialisation correspondantes, qui peuvent également être adaptés au niveau de la chaîne. Le marché mondial n'est pas uniforme, vous pouvez donc modifier les tarifs de plusieurs chambres, et les derniers prix apparaîtront sur le site de réservation. Outre les taux d'occupation, vous pouvez également ajuster la commission et le coût des ressources de distribution en fonction du comportement du marché.

Un CRS permet également la mise en œuvre des stratégies marketing multicanal, ce qui renforce votre présence en ligne et augmente les réservations. Tout le trafic provenant des canaux de distribution tiers et des agences de voyage en ligne arrivera sur votre moteur de réservation. Par conséquent, si vous reliez le CRS à votre site Web, vous pouvez fournir des informations pertinentes telles que les chambres disponibles, des comparaisons de prix et des ressources utiles pour persuader les visiteurs de réserver une chambre. Cela signifie que vous pouvez toucher des clients du monde entier sans avoir à adapter les données de l'hôtel à chaque lieu. En outre, les systèmes centraux de réservation ont une interface intuitive qui rend le processus de réservation fluide et sans stress pour vos clients.

4. Gagner du temps et de l'argent

Avant que le logiciel de système de réservation ne devienne un standard, les hôteliers avaient besoin de personnel supplémentaire en réception pour gérer les réservations et la saisie des données. Pendant la haute saison, il fallait trouver du personnel de réception supplémentaire pour enregistrer les clients et s'occuper des demandes de réservation. L'introduction de systèmes de réservation fonctionnant avec tous les systèmes de distribution allège la charge de la direction de l'hôtel.

Les hôteliers ont besoin de moins de personnel de réception, ce qui réduit les coûts opérationnels. De plus, votre personnel aura le temps de s'occuper des autres besoins des clients sans avoir à saisir de données. Vous n'avez pas non plus besoin d'agents commerciaux pour faire la publicité de votre hôtel, et vous pouvez maintenir les commissions au minimum avec les agences de voyage en ligne. L'intégration du moteur de réservation à un CRS favorisera également les réservations directes et réduira les coûts des canaux de distribution.

Si vous voulez faire encore plus d'économies, associez votre CRS au système de gestion de propriété Mews, basé sur le cloud. Vous pouvez accéder à vos informations depuis n'importe quel endroit du monde sans vous soucier de la maintenance des serveurs ou des contrats d'abonnement. Un système de réservation central rationalisera vos revenus et augmentera vos bénéfices.

5. Suivi des réservations

Parfois, les visiteurs réservent des chambres des mois à l'avance, surtout lorsqu'ils ont prévu de partir en vacances pendant les hautes saisons. La gestion manuelle de ces réservations peut entraîner des erreurs. Les agents commerciaux peuvent égarer les détails de la réservation, ce qui peut gêner le client ou provoquer une surréservation. Heureusement, un système de réservation central peut résoudre vos problèmes de réservation.

Vous pouvez réserver des tables et des chambres pour vos clients des mois à l'avance sans craindre de perdre la trace de la réservation. Le système affiche les jours réservés, ce qui évite les risques de double réservation ou de surréservation. Vous pouvez également noter les demandes spéciales des clients lors des réservations, comme les allergies alimentaires et les préférences de chambres.

Mieux encore, vous pouvez vous baser sur les réservations pour faire des projections sur les hautes et basses saisons et ainsi vous préparer. Si vous avez des hôtels dans différents pays, vous pouvez toujours accéder aux informations relatives aux réservations à partir du système de réservation en ligne. Les chaînes peuvent même créer des réservations au niveau de la chaîne et les diriger vers un moteur de réservation centralisé. D'autre part, vous pouvez surveiller les taux d'occupation de tous vos hôtels, allouer des ressources et accroître les efforts de marketing dans les hôtels peu performants.

6. Facilité d'utilisation et paiement sécurisé

Un système de réservation centralisé est compatible avec divers systèmes de distribution et systèmes de gestion hôtelière, ce qui permet de faciliter l'envoi d'informations. Les hôtels n'ont donc pas besoin de trouver de nouveaux systèmes de distribution. Il s'agit également d'une interface conviviale pour les clients et le personnel de l'hôtel. Les clients peuvent facilement naviguer dans le processus de réservation, tandis que le personnel peut accéder aux informations ou les mettre à jour en quelques clics. Si vous avez plusieurs hôtels dotés de systèmes de réservation distincts, vous pouvez les intégrer dans un système central et contrôler vos activités.

Enfin, les visiteurs qui réservent via le CRS bénéficient de la sécurité des données, et leurs informations de paiement restent confidentielles. Les clients n'ont aucune raison de craindre de communiquer les détails de leur carte de crédit puisqu'ils peuvent accéder à d'autres options de paiement sécurisées.

Conclusion

Un système central de réservation est un investissement qui sera rentabilisé par l'amélioration de l'efficacité et l'augmentation de la productivité de votre hôtel. Vous bénéficierez de tarifs et de disponibilités automatiquement mis à jour et d'un moyen facile de faire des réservations. Grâce aux informations recueillies, vous pouvez améliorer l'expérience de vos clients et suivre les réservations. Vous éviterez également toutes les erreurs de réservation qui se produisent avec la réservation manuelle, et la rectification de ces erreurs fera que vos visiteurs seront satisfaits et susceptibles de vous recommander à leurs amis.

Le dernier, et peut-être le meilleur de tous ces avantages, est la possibilité d'atteindre un large public à l'échelle mondiale. Une fois que vous aurez utilisé un CRS, vous ne voudrez plus jamais revenir en arrière.

Les KPI pour l'hôtelier moderne

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