Branche  |  16 November 2021  |  Eva Lacalle  |  5 Minuten zum Lesen

6 Vorteile der Nutzung eines zentralen Reservierungssystems (CRS)

Central-Reservation-Hero_1245x1014
Zurück zur Startseite
  • Diesen Artikel teilen

Die Vorteile von zentralen Reservierungssystemen (CRS) in der Hotellerie gehen über die Effizienz bei Buchung und Reservierung weit hinaus. Diese Software zur Datenverteilung unterstützt das zentrale Hotelmanagement durch die Weiterleitung der Daten von der Property Management Software (PMS) an verschiedene Vertriebskanäle. Wenn Kunden wiederum Buchungen bei Drittanbietern vornehmen, werden die Informationen zur Synchronisierung über das CRS an das PMS gesendet.

Heutzutage werden zwei Drittel der Hotelbuchungen über Online-Reisebüros (OTAs) und Reise-Websites getätigt. Einige Internetnutzer buchen auch direkt auf der Website des Hotels. Das bedeutet, dass viele Vertriebskanäle benötigt werden, um eine maximale Auslastung zu erreichen. Das Managen der Vertriebskanäle offline ist aufreibend. Außerdem muss die Hotelleitung den Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg kontrollieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Gäste sich wohl fühlen.

Zu einer Hotelkette gehörenden Hotels ermöglicht das CRS, Reservierungen auf Kettenebene zu erstellen und diese an eine zentrale Buchungsmaschine weiterzuleiten, welche du dann mit einem Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) verbinden kannst. Ein CRS gibt dir maximale Kontrolle über den Buchungsprozess, indem es Daten synchronisiert und bestimmte Prozesse automatisiert.

 

Welche Vorteile hat die Nutzung eines zentralen Reservierungssystems?

Die Verwendung eines CRS bietet Hoteliers eine ganze Reihe von Vorteilen. Das CRS fungiert im Wesentlichen wie ein globales Distributionszentrum, das Hotelpreise und Verfügbarkeiten speichert und sie so für Online-Kanäle wie OTAs und Reiseagenturen besser zugänglich macht.

Was sind also die Vorteile eines zentralen Reservierungssystems, abgesehen von der Buchung? Erfahre, wie ein CRS ermöglicht, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen, Informationen zu synchronisieren, sowie Flexibilität und Effizienz zu erhöhen. Dazu spart es Zeit und Geld, und du kannst deine Reservierungen verfolgen und Zahlungen rationalisieren. Sehen wir uns das genauer an.

1. Bessere Kundenbeziehungen

Gastlichkeit bedeutet, einen erstklassigen Service zu bieten und gleichzeitig enge Beziehungen zu den Kunden zu knüpfen. Das bedeutet zum Beispiel, Gästen alles Gute zum Geburtstag zu wünschen oder sich ihrer an Feiertagen zu erinnern. Ein zufriedener Kunde empfielt dein Haus weiter und sorgt damit für mehr Geschäft. Das CRS hilft beim Aufbau langanhaltender Bindungen, indem es das Kaufverhalten von Gästen identifiziert, relevante Informationen speichert und diese verständlich aufbereitet.

Diese Informationen ermöglichen, einen personalisierten Services anzubieten und das Gästeerlebnis zu verbessern. Einige der maßgeschneiderten Services umfassen saisonale Preise und Rabatte für Stammkunden sowie Stornoregeln. Ebenso können Raten und Speisenangebot für Kinder an bestimmte Vorlieben angepasst werden. Alternativ kannst du den Buchungsprozess reibungsloser gestalten, durch Vorausfüllung der bevorzugten Raumarten und persönlichen Daten. Kunden schätzen auch kleine Gesten und sind dann eher geneigt, dein Haus ihren Freunden zu empfehlen.

2. Synchronisierung von Informationen

In der Vergangenheit mussten Hotels Reservierungen manuell verwalten. Bei der An-und Abreise müssen dann Front Office und Sales-Team die Verfügbarkeit aktualisieren, ebenso die Buchungsliste. Das Festlegen von Zimmerpreisen, das Ändern der Verfügbarkeit und manuelle Verwalten von Buchungen führt aufgrund menschlicher Fehler oft zu Überbuchungen oder Doppelbuchungen. Daraus resultieren Unannehmlichkeiten für die Gäste, insbesondere wenn Kunden das Hotel vollständig buchen.

All diese Fehler und Ärgernisse lassen sich durch Automatisierungsoftware wie zentrale Reservierungssysteme vermeiden. Einer der wichtigsten Pluspunkte eines CRS ist, dass es Hoteldaten - z-B. verfügbare Räume, Preise und Inventar - sammelt und auf globaler Ebene zugänglich macht.

Das Hotelmanagement kann von jedem Computer, Tablet oder Telefon im Haus auf die Informationen zugreifen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen. Darüber hinaus stehen Informationen zu Auslastung und Raumpreisen in Echtzeit zur Verfügung. Reserviert ein Kunde beispielsweise ein Zimmer, aktualisiert das System den Status und stellt sicher, dass er anderen Besuchern nicht zur Verfügung steht. Synchronisierte Daten geben dem Kunden zudem eine zeitsparende Suchfunktion, um seine Präferenzen nach Datum, Ort und Raumtyp zu verfeinern.

Außerdem ermöglicht das Online-Buchungssystem Besuchern, von Sonderangeboten und Extras wie Rabatten im Restaurant und Flughafentransfers zu profitieren. Darüber hinaus erfolgt diese Synchronisation auf globaler Ebene über die Schnittstelle des globalen Vertriebssystems, so dass OTAs und Reisebüros weltweit auf diese Informationen zugreifen können.

3. Erhöht Flexibilität und Effizienz

Wenn sich die Markttrends ändern müssen Hoteliers reagieren, indem sie ihre Preisstrategien und -richtlinien anpassen. Ein zentrales Reservierungssystem erhöht deine Flexibilität, indem es neue Raten und Rgeln entsprechend der Marketingbedingungen übernimmt, die auch auf Kettenebene angepasst werden können. Der globale Markt ist vielgestaltig, daher kannst du die Preise für verschiedene Räume anpassen; die neuesten Preise werden auf der Buchungswebsite angezeigt. Neben den Auslastungsraten kannst du auch die Kommissionen und die Kosten der Vertriebsressourcen entsprechend der Marktschwankungen anpassen.

Ein CRS ermöglicht auch die Umsetzung von Multi-Channel-Marketingstrategien für eine bessere Online-Präsenz und damit mehr Buchungen. Der gesamte Verkehr von Drittanbietern wie Vertriebskanälen und Online-Reiseagenturen wird an deine Buchungsmaschine weitergeleitet. Bei Verknüpfung des CRS mit deiner Website kannst du relevante Informationen wie verfügbare Zimmer, Preisvergleiche und hilfreiche Ressourcen bereitstellen, um potenzielle Gäste zu überzeugen. Das bedeutet, dass du Gäste weltweit erreichen kannst, ohne die Hoteldaten für jeden Standort anpassen zu müssen. Außerdem verfügen zentrale Reservierungssysteme über eine intuitive Benutzeroberfläche, die den Reservierungsprozess für Gäste reibungslos und stressfrei macht.

4. Zeit und Geld sparen

Bevor Software für Hotelbuchungssysteme zum Standard wurde, brauchten Hoteliers für Buchungen und Dateneingaben eine größere Anzahl an Mitarbeitern. In der Hochsaison waren zusätzliche Rezeptionsmitarbeiter nötig, um Gäste einzuchecken und Buchungsanfragen zu bearbeiten. Die Einführung von mit allen Vertriebssystemen kompatiblen Reservierungssystemen entlastet das Hotelmanagement spürbar.

Hoteliers benötigen weniger Personal an der Rezeption, was die Betriebskosten senkt. Darüber hinaus müssen deine Mitarbeiter keine Daten mehr eingeben und können sich mehr den Gästen widmen. Du brauchst keine Sales-Mitarbeiter, um dein Hotel zu bewerben, und kannst die Kommissionen für Online-Agenturen auf ein Minimum beschränken. Die Verknüpfung der Buchungsmaschine mit einem CRS steigert auch Direktbuchungen und senkt die Kosten für Vertriebskanäle.

Um noch mehr Geld zu sparen, kannst du dein CRS mit dem Cloud-basierten Property Management System von Mews verknüpfen. Du kannst so weltweit auf Informationen zugreifen, ohne dich um die Wartung von Servern oder Abonnements kümmern zu müssen. Ein zentrales Reservierungssystem steigert den Umsatz und letztlich den Nettogewinn.

5. Reservierungen verfolgen

Manchmal reservieren Besucher Zimmer Monate im Voraus, insbesondere wenn sie einen Urlaub in der Hauptsaison planen. Die manuelle Verwaltung solcher Reservierungen kann zu Fehlern führen. Das Salesteam kann Fehler bei den Reservierungsdetails machen und damit Überbuchungen verursachen. Glücklicherweise kann ein zentrales Reservierungssystem deine Buchungsprobleme lösen.

Du kannst Tische und Zimmer für Gäste Monate im Voraus reservieren, ohne den Überblick über die Reservierung zu verlieren. Das System zeigt die gebuchten Tage an und verhindert so Doppelbuchungen oder Überbuchungen. Mit der Buchung können auch zusätzliche Infos wie Lebensmittelallergien oder bevorzugte Zimmer festgehalten werden.

Even better, you can use the reservations to make projections on the peak and low seasons and make preparations. If you have hotels in various countries, you can still access reservation information from the online booking system. Chains can even create reservations on a chain level and steer to a centralized booking engine. Furthermore, you can monitor the occupancy rates in all your hotels, allocate resources and increase marketing efforts in low-performing hotels.

Noch besser, du kannst die Buchungszahlen für Prognosen zu Haupt- und Nebensaison verwenden und dich entsprechend vorbereiten. Hotelgruppen mit Hotels in verschiedenen Ländern können von überall über das Online-Buchungssystem auf Reservierungsinformationen zugreifen. Hotelketten können sogar Reservierungen auf Kettenebene erstellen und an eine zentrale Buchungsmaschine senden. Darüber hinaus künnen die Belegung in allen Hotels überwacht, Ressourcen verteilt und das Marketing für Häuser mit schwacher Performance verbessert werden.

6. Benutzerfreundlichkeit und sichere Zahlungen

Ein zentrales Reservierungssystem ist mit verschiedenen Vertriebssystemen und Property-Management-Systemen kompatibel und ermöglicht so einen einfachen Informationsfluss. Daher brauchen Hotels keine weiteren Vertriebssysteme. Zudem bietet es eine benutzerfreundliche Oberfläche für Gäste und Hotelpersonal. Gäste können einfach durch den Buchungsprozess navigieren, während die Mitarbeiter mit wenigen Klicks auf Informationen zugreifen oder diese aktualisieren können. Hast du mehrere Hotels mit separaten Reservierungssystemen, können diese in ein zentrales System integriert werden, und du hast Überblick über das gesamte Unternehmen.

Besucher, die über das CRS buchen, haben zudem Gewissheit über die Sicherheit ihrer Daten und Zahlungsinformationen. Gäste müssen sich keine Sorgen um die Weitergabe ihrer Kreditkartendaten machen, da sie auf andere sichere Zahlungsoptionen zugreifen können.

Fazit

Ein zentrales Reservierungssystem ist eine lohnende Investition, es steigert Effizienz und Produktivität deines Hauses. Du profitierst von automatisch aktualisierten Raten und Verfügbarkeiten und dem einfachen Reservierungsprozess. Mit den gesammelten Informationen kannst du das Gasterlebnis verbessern und Reservierungen im System verfolgen. Buchungsfehler, wie sie bei manuellen Buchung auftreten, werden vermieden. Das Resultat sind zufriedene Gäste, die dein Haus ihren Freunden weiterempfehlen werden.

Der wichtigste all dieser Vorteil ist letztlich die Möglichkeit, einen breites Kundenkreis auf globaler Ebene zu erreichen. Hast du einmal ein CRS verwendet, wirst du nicht mehr darauf verzichten wollen.

KPIs für den modernen Hotelier

 

MtM Cover+2-min

 

Die gerade besprochenen Kennzahlen gehören zu den geläufigsten in der Hotellerie – das heißt aber nicht, dass sie die wichtigsten sind. In unserem Report "Metrics that Matter" geht es um die Zahlen, die wirklich zählen, und um ihre Auswertung zur Steigerung von Umsatz und Gastzufriedenheit. Klicke auf den untenstehenden Button und erfahre, wie du Betriebsabläufe, Revenue und Marketing optimieren kannst.

Eva Lacalle profile picture

Autor:

Eva Lacalle
16 November 2021

Similar articles