Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, la pression sur les opérations s'accroît. Il y a des pénuries de main-d'œuvre, des attentes plus élevées de la part des clients et des marges qui se réduisent. Paradoxalement, les coûts d'opération les plus importants sont toujours liés à des tâches répétitives et prévisibles. C'est ce qui les rend parfaits pour l'automatisation.
Flexkeeping, une société du site Mews , automatise les trois fonctionnalités qui définissent à la fois l'expérience client et la rentabilité : l'entretien ménager, la maintenance et la prestation de services.
Les établissements qui utilisent Flexkeeping aujourd'hui automatisent 66 à 70 % des tâches opérationnelles quotidiennes, de manière instantanée et fiable. Voici à quoi ressemble cette transformation.
1. L'automatisation du service d'étage
Le service d'étage reste l'un des principaux centres de coûts de l'hôtellerie et de la restauration. Une grande partie de ce coût est liée à la planification, au suivi des mises à jour, à la correction des erreurs et à la reconstruction des plans en cas de changement de jour.
Flexkeeping supprime ce coût administratif caché en générant un plan entièrement automatisé et basé sur des données pour chaque jour, chaque chambre et chaque membre de l'équipe. Alimenté par des données PMS en temps réel, des schémas de nettoyage et des règles de flux de travail, il rationalise la préparation des chambres avec un minimum de friction.
Comment les hôtels peuvent automatiser le service d'étage :
- Programmes de nettoyage : Personnalisez des schémas de nettoyage complexes en fonction d'un nombre quelconque de paramètres, de la durée du séjour au tarif de la chambre.
- Prévision du personnel : Planifiez instantanément quel personnel est nécessaire pour quel shift en fonction des besoins exacts de nettoyage.
- Gestion/directrice des tâches : Dès que le statut d'une chambre change dans le PMS, la room list est automatiquement mise à jour et les tâches de nettoyage sont attribuées en fonction de la disponibilité du personnel, de la priorité et du type de chambre.
- Mises à jour en direct : Les agents du service d'étage marquent les chambres comme étant nettoyées ou inspectées directement sur leur application mobile, et le poste de travail le voit instantanément.
- Traduction linguistique : Le personnel peut lire, parler et taper dans sa langue maternelle.
- Des informations sur les performances : Les directrices/directeurs peuvent suivre la productivité, les délais d'exécution des chambres, les facteurs de coût et les indicateurs de qualité sans avoir à procéder à une collecte manuelle des données.
En supprimant la planification et la coordination manuelles, les hôtels réduisent le nombre de minutes par chambre, augmentent la qualité du premier passage et éliminent une grande partie des retards qui frustrent le personnel et les clients. Les établissements qui utilisent Flexkeeping ont constaté un gain de productivité de 93 % et des scores de propreté nettement plus élevés, ce qui, d'après les études, se traduit par de meilleures évaluations et un pouvoir de fixation des prix plus important.
2. Automatisation de la maintenance
Dans la plupart des hôtels, les informations relatives à l'entretien se résument à des notes sur papier ou à des conversations hâtives dans les couloirs. Les retards, les blocages de chambres et les fuites opérationnelles qui en résultent se montrent rarement clairement dans les états financiers.
Avec Mews, la maintenance devient un point sans friction du flux opérationnel quotidien. Dès qu'un problème est détecté, une tâche est générée, routée, traduite et suivie en temps réel. Pas de lacunes dans les délégations ni de messages manqués.
Comment les hôtels peuvent automatiser la maintenance :
- Gestion/directrice : Attribuez instantanément des bons de travail lorsque des problèmes sont signalés, obtenez des mises à jour de l'état en direct et synchronisez-vous automatiquement avec d'autres services, comme la réception et l'entretien ménager.
- Priorité intelligente : Les problèmes urgents sont signalés et poussés en tête de file d'attente, tandis que les tâches récurrentes sont programmées automatiquement.
- Prévention des réparations : Définissez des check-in de réparation réguliers qui se déclenchent et se délèguent automatiquement afin d'éviter les réparations futures.
- Collaboration avec les entrepreneurs : Travaillez avec des Pro de la maintenance externes directement depuis la plateforme, afin que les deux parties reçoivent des mises à jour automatiques lorsque les tickets changent ou se clôturent.
- Des rapports alimentés par l'IA : Appelez les problèmes dès qu'ils sont repérés, en utilisant simplement votre voix, et l'IA comprendra, organisera, attribuera et traduira automatiquement la tâche dans la langue du destinataire.
Les hôtels qui utilisent Flexkeeping constatent une augmentation de 450 % des problèmes journalisés et résolus, non pas parce qu'il y a plus de problèmes, mais parce que chaque problème est finalement saisi et résolu.
3. Automatisation de la fourniture de services
Les attentes des clients continuent d'augmenter, tandis que les équipes sont invitées à faire plus avec moins de personnel. Lorsque la prestation de services est maintenue par des chats WhatsApp et du travail de mémoire, l'efficacité peut s'effondrer pendant les heures de pointe.
Flexkeeping transforme la prestation de services en un système prévisible et automatisé basé sur le contexte du client, le moment choisi et les données du PMS.
Comment les hôtels peuvent automatiser la prestation de services :
- Déclencheurs de services personnalisés : Transformez les profils des clients et les données de réservation en n'importe quel service sur mesure imaginable, de l'installation des animaux de compagnie au check-out tardif, en passant par les packages de bienvenue VIP.
- Routage des demandes des clients : Transformez les demandes ad hoc ou avant l'arrivée des clients, comme des serviettes supplémentaires ou des changements de chambre, en tâches structurées qui sont attribuées à la bonne équipe en temps réel.
- Création de tâches AI à la volée : Le personnel peut journaliser les demandes des clients au fur et à mesure en utilisant uniquement leur voix. L'IA attribue ensuite les tâches et les traduit dans la langue du destinataire, sans aucune administration manuelle.
- Automatisation des flux de travail : Créez des règles personnalisées qui correspondent aux normes de service propres à votre hôtel, afin de garantir que chaque point de contact avec le client est effectué correctement et en temps voulu.
Certains hôtels utilisant Flexkeeping ont automatisé jusqu'à 70 % de leurs tâches de service instantanément, libérant ainsi le personnel pour qu'il se concentre sur des interactions à plus forte valeur ajoutée avec les clients.
L'impact d'un moteur d'opérations non interventionniste
L'automatisation des "trois grandes" fonctionnalités supprime les tâches administratives à faible valeur ajoutée, ce qui permet aux hôtels d'atteindre leurs objectifs :
- Une préparation plus rapide des chambres et moins de retards dans les opérations
- Un recrutement du personnel plus prévisible, alimenté par des données réelles.
- Des inventaires plus propres et une plus grande disponibilité pour les équipes chargées des revenus
- Moins d'ajustements manuels pour les finances et les paiements
- Des notes d'évaluation plus élevées, dues à la fiabilité et à la cohérence
- Diminution du coût de la main-d'œuvre par chambre, grâce à la réduction du nombre de minutes perdues
Pour l'ensemble des portefeuilles, les responsables bénéficient d'une visibilité en direct sur les performances, les problèmes récurrents, les besoins en personnel et les niveaux de service - une véritable source unique de vérité pour chaque établissement.
C'est ce qui se passe lorsque le système de gestion des opérations de l'hôtel et son PMS ne font qu'un.
L'automatisation sans compromis. Des opérations qui s'exécutent d'elles-mêmes. Et des équipes qui restent concentrées sur les moments importants.