Les réserves de rétrofacturation : de quoi il s’agit et comment les réduire

31 août 2022   •  3 min de lecture

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Eva Lacalle

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Chez Mews, nous utilisons le terme de réserve de rétrofacturation, mais vous connaissez peut-être déjà ce concept sous le nom de réserve glissante. De quoi s’agit-il exactement et quelle est l’utilité pour Mews de maintenir une réserve de rétrofacturation ?

 

Qu’est-ce qu’une réserve de rétrofacturation ?

Tout commence lorsque le client d’un hôtel décide de contester une transaction et d’initier un processus de rétrofacturation auprès de sa banque. Une série d’évènements s’ensuit, indépendamment du fait que la rétrofacturation soit justifiée ou non. Le système de cartes récupère le montant de la rétrofacturation auprès du fournisseur de services de paiement, qui à son tour le récupère auprès de Mews. À ce stade, Mews vous demande des preuves, qu’il soumet au fournisseur du service de paiement. Ce dernier les transmet à la banque émettrice pour qu’elle prenne une décision. Le montant du paiement d’origine est mis en attente jusqu’à la fin du processus de contestation et jusqu’à ce que décision soit prise de restituer la somme à l’établissement ou au titulaire de la carte.  

C’est là que la réserve de rétrofacturation entre en jeu. Comme Mews ne peut pas retirer le montant contesté du compte bancaire de l’établissement, le montant de la rétrofacturation est déduit des débits récents effectués par l’établissement, qui figurent toujours dans le solde impayé de Mews Payments.

Essayez d’imaginer cet acompte comme un filet de sécurité. Sans lui, il serait possible que Mews vous verse des sommes qui devront ensuite être remboursées en cas de rétrofacturation. À la place, nous conservons une petite partie des sommes qui vous sont dues pendant une certaine durée pour éviter ce type de situation. Une réserve de rétrofacturation peut donc être considérée comme un retard de paiement. Il ne s’agit en aucun cas de frais, et les fonds finiront par vous être retournés, même si cela prendra un peu plus de temps.

 

Comment calculer la réserve de rétrofacturation ?

Le montant que nous conservons n’est pas le même pour chaque établissement. Nous utilisons différents facteurs pour calculer votre réserve de rétrofacturation unique.

Pour commencer, nous prenons en compte le taux de rétrofacturation historique de votre établissement. Il est calculé comme un pourcentage en comparant le volume de paiements que vous traitez avec la part de ce volume qui a été réclamée en rétrofacturations. Nous utilisons le taux de rétrofacturation pour estimer le volume de rétrofacturations futur de votre établissement.  

Nous appliquons ensuite le taux de rétrofacturation historique au volume de paiements que vous avez traités au cours des trois derniers mois. Nous prenons en considération les volumes futurs estimés également. De plus, nous pouvons ajuster le calcul pour tenir compte du risque accru de rétrofacturation ou de remboursement qui peut être dû à certains évènements de portée mondiale (tels que la pandémie de Covid). Cela ne se produit que dans des cas extrêmement rares.

Nouveaux établissements

Si vous venez de rejoindre Mews, nous ne connaissons pas encore votre taux de rétrofacturation historique. Dans ce cas, nous utilisons les données d’établissements comparables dans votre région et nous les appliquons à votre chiffre d’affaires prévu. Après trois mois, lorsque nous possédons suffisamment de données spécifiques pour votre établissement, nous recalculons la réserve et nous continuons à l’ajuster toutes les deux semaines en fonction du taux et des volumes de rétrofacturation réels.

 

Vous quittez Mews ?

Si vous décidez de quitter Mews - en espérant que cela n’arrivera pas - une réserve de rétrofacturation dédiée est mise en place. Ce montant constitue votre solde disponible au moment où Mews reçoit votre avis de résiliation. Nous le conservons pendant 90 jours, car 45 à 120 jours sont généralement nécessaires pour recevoir une rétrofacturation après le traitement d’une transaction. Après 90 jours, votre solde disponible vous est remboursé.

 

Comment pouvez-vous réduire le montant conservé dans la réserve de rétrofacturation ?

Étant donné la méthode utilisée pour calculer la réserve de rétrofacturation, vous pouvez constater que la seule façon de réduire la réserve est d’essayer de minimiser le nombre de rétrofacturations que vous recevez. Plus vos clients demandent de rétrofacturations, plus le taux de rétrofacturation est élevé, et la réserve de Mews également.  

Vous trouverez nos conseils pour gérer et réduire les rétrofacturations dans ces articles :

Conclusion

Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre le fonctionnement des réserves de rétrofacturation. Les deux principaux points à retenir sont les suivants : les réserves de rétrofacturation existent pour protéger aussi bien Mews que vous, et un moyen efficace de minimiser les sommes mises en réserve par Mews consiste à prendre des mesures pour éviter de recevoir des rétrofacturations. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter l’équipe du support Mews, qui se fera un plaisir de vous aider.

 

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Auteur

Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.

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