Dazia Capital gère plus de 1 300 logements destinés à des séjours de longue durée sous la marque Calido Living dans toute l'Espagne. L'« Untermühle » de Jordan'est un hôtel thermal familial situé en Allemagne. Elles évoluent sur des marchés différents et opèrent à des échelles différentes, mais sont confrontées au même défi fondamental en matière de recouvrement des revenus.
Pour Dazia Capital, le problème venait du côté client. Des centaines de clients soumis à une facturation mensuelle, pour chacun desquels il faut débiter dans les délais, relancer la facturation en cas d'échec et assurer un suivi tout au long du processus. Un processus chronophage, source d'erreurs et qui représente un réel risque pour la trésorerie.
Pour Jordan's Untermühle, le problème est survenu après l'émission des factures débiteurs. Le suivi des virements bancaires, le relance des paiements en souffrance et le rapprochement de toutes ces opérations avec la facture débiteur correspondante étaient effectués manuellement sur plusieurs systèmes.
Ces deux problèmes ont trouvé la même solution : le système de gestionMews.
Dazia Capital a testé la fonctionnalité « Recurring Payments » et Untermühle, dirigée par Jordan', a testé la fonctionnalité « Comptes débiteurs ». Il s'agit de deux fonctionnalités qui s'exécutent au sein du même système de gestion, où sont déjà gérées les réservations et la facturation. Aucun outil déconnecté. Pas de processus en double.
Automatisation du cycle de paiement pour les longs séjours
Pour les hôtels accueillant des clients en long séjour, le paiement n'est pas'un moment ponctuel, mais'un calendrier. Les clients ayant souscrit un abonnement mensuel doivent être débités régulièrement, et ce processus doit s'effectuer de manière fiable pour des centaines de comptes, sans que les équipes aient à gérer chaque cycle manuellement.
Grâce à Recurring Payments, Dazia Capital a transféré l'intégralité de ce processus sur Mews. Les débits sont effectués automatiquement sur les méthodes de paiement tokenisées, selon un calendrier défini, au sein du système de gestion. L'équipe chargée du front office a cessé de gérer un processus de paiement. Ils ont simplement mis en place des paiements récurrents et Mews s'est chargé du reste. Cela permet de sauvegarder environ une heure par jour et garantit à l'entreprise un revenu important selon un calendrier fiable. Le tout avec une intervention minimale.
"Un long séjour implique que le paiement n'est jamais un événement ponctuel. Avant la mise en place des paiements récurrents, il fallait toujours que quelqu'un s'en occupe. Désormais, la fonctionMewsgère ce cycle. Nous le configurons avec des autorisations spécifiques et le laissons fonctionner en arrière-plan ; nous ne le remarquons vraiment que lorsque l'argent arrive. Nous gagnons désormais un temps précieux : grâce aux paiements récurrents, nous sauvegardons environ quatre journées de travail complètes par mois, car nous n'avons plus à relancer nos clients." – Guillermo Rodriguez, directeur des opérations, Dazia Capital
Gérez-vous déjà des longs séjours, des abonnements à des salles de sport ou d'autres services par abonnement ? Découvrez comment commencer à utiliser les paiements récurrents.
Combler le retard en matière de factures débiteurs
Le suivi des factures débiteurs peut constituer l'une des tâches les plus frustrantes de la journée d'une Équipe Finances. Ce revenu a déjà été perçu. Le séjour est terminé, le client est parti, et quelque part dans un tableur, il y'une facture débiteur qui n’'t pas été traitée. Nos recherches ont montré que le délai médian entre la finalisation de la commande et l'émission de la facture débiteur est de sept à huit jours, ce qui retarde considérablement le recouvrement avant même que le processus de paiement n'ait commencé.
Jordan's Untermühle a mis en place le module « Comptabilité des comptes débiteurs » précisément pour remédier à ce problème.
Le module « Comptabilité compte débiteur » automatise l'ensemble du cycle de facturation, depuis l'émission des factures débiteurs jusqu'aux relances, au recouvrement et au rapprochement.
Les factures débiteurs sont émises automatiquement dès la clôture d'un dossier, ce qui réduit le délai à zéro. Les rappels sont envoyés et les paiements sont reçus via un IBAN dédié ; ils sont ensuite automatiquement rapprochés des factures débiteurs correspondantes – y compris les virements partiels et en masse – sans aucune intervention manuelle.
Le service financier dispose désormais d'une vue en temps réel sur les paiements effectués, en attente et en retard d''. Il en résulte une réduction du temps consacré au recouvrement, un recouvrement plus rapide et une Équipe Finances capable de suivre l'état d'avancement de chaque facture débiteur.
« Quel est le principal avantage, outre le gain de temps et le revenu généré ? » C'''est l'espace mental que cela vous redonne. Tout se déroule sans accroc en arrière-plan, ce qui me permet de me concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de passer mon temps à vérifier et revérifier sans cesse."Niclas Jordan, responsable des opérations
Le résultat
Il s'agissait de deux entreprises confrontées à deux problèmes distincts. Toutefois, le résultat était le même : un système de perception des revenus fonctionnant de manière automatique.
Dazia Capital a automatisé son cycle de paiement pour des centaines de clients en long séjour. Jordanie': le système « Untermühle » a permis de supprimer les tâches manuelles entre la facture débiteur et l'encaissement. Ensemble, elles montrent comment les paiements récurrents et la gestion des comptes débiteurs permettent d'intégrer des processus complexes au sein d'un seul et même système de gestion, afin que les équipes puissent encaisser leurs revenus plus rapidement, avec moins d'efforts, quelle que soit l'échelle de leur activité.
Les « Paiements récurrents » et les « Comptes débiteurs » constituent deux volets d'une série plus large demises à jour proposées par Mews. En savoir plus sur les comptes débiteurs