À propos de Roam Spokane
Roam Spokane fait partie de Roam America, une marque d'hôtellerie de plein air à croissance rapide située dans l'État de Washington. Ils proposent un mélange d'emplacements pour camping-cars, de tentes de glamping et de séjours en cabane à proximité des attractions de plein air de la région. L'équipe est passée de K2, la plateforme de réservation propriétaire utilisée par Kampgrounds of America (KOA), car elle recherchait plus de flexibilité et d'options d'intégration.
Bien qu'il ait bien servi de logiciel pour les terrains de camping, il était limité dans sa capacité d'intégration avec un revenue manager, le channel manager et le site web personnalisé de Roam. Lorsqu'ils ont décidé de passer à Mews, l'objectif était clair : construire une base technologique moderne et évolutive sans perturber les opérations pendant la haute saison. Voici un aperçu de leur parcours d'implémentation du point de vue de Cody Fishel, vice-président des opérations.
"Nous partions pratiquement de zéro - nouveau système, nouvelle marque, nouvelle configuration. Et nous devions faire vite, sans rien casser".
Tracer une nouvelle voie
Roam Spokane a dû relever le défi unique d'une transition vers Mews au cours d'une période opérationnelle critique - juste après la fin de leur contrat de franchise et juste avant la réouverture sous leur nouvelle marque indépendante, Roam America.
Le calendrier était extrêmement serré : l'équipe de Roam voulait mettre en service en moins d'un mois pour éviter les temps d'arrêt et être prête pour la saison à venir. Avec de multiples intégrations (CRM, site web et passerelles de paiement) et sans département technique interne, ils avaient besoin d'un système facile à configurer, rapide à apprendre et suffisamment flexible pour s'adapter à de futurs détails.
En tant que société financée par des capitaux privés, Roam avait besoin de rapports faciles à interpréter et en parfaite adéquation avec son modèle financier.
Une implémentation record
En tant que professionnel chevronné, Cody avait déjà vécu plusieurs changements de PMS et était habitué à une installation d'au moins six semaines. Pourtant, même avec un délai serré, il a été surpris par la facilité et la rapidité avec lesquelles le processus s'est déroulé avec Mews. Travaillant en étroite collaboration avec des spécialistes de l'implémentation, Cody s'est attaqué lui-même à la majeure partie de la configuration via le tableau de bord d'Onboarding Mews , réalisant environ 90 % de la configuration.
Avec un autre établissement Roam déjà en ligne sur Mews, il a pu cloner et adapter les configurations existantes, ce qui a permis d'accélérer la mise en place et de minimiser les erreurs. De l'importation des données et de la formation aux check-in finaux du système, l'ensemble du processus d'implémentation n'a pris que 11 jours.
"Le processus d'implémentation était efficace, informatif et amusant. Le tableau de bord d'onboarding nous a permis de rester sur la bonne voie, et l'équipe d'assistance a toujours été là quand nous en avions besoin."
Construit correctement dès le premier jour
Lorsque Cody et son équipe ont été prêts à mettre en service, le terrain était déjà soigneusement mappé. L'installation comprenait :
- Migration de toutes les réservations futures du système KOA K2
- Configurer les taxes, les catégories de rapports et l'automatisation des paiements
- Connexion des intégrations CRM et site web grâce à l'API ouverte Mews
- Former l'équipe
Avec un PMS entièrement fonctionnel en moins de deux semaines, l'équipe a eu suffisamment de temps pour tester, ajuster et lancer sans interrompre les opérations. Les données des clients, les paiements et les réservations ont été transférés sans points de friction. La région dispose d'une structure fiscale particulièrement complexe, et Cody a trouvé la façon dont elle a été gérée sur Mews impressionnante d'intelligence.
Ma formation rapide, le travail plus intelligent
La formation de l'équipe a été tout aussi efficace que l'installation technique. La plupart des membres du personnel se sont appuyés sur la base de connaissances Mews , tandis que Cody a trouvé l'assistance du chatbot particulièrement utile pour les réponses rapides et le dépannage. En l'espace de quelques jours, les concierges maîtrisaient déjà parfaitement le site Mews, tandis que l'équipe de direction a suivi des parcours d'apprentissage basés sur les fonctions à travers le site Mews University pour approfondir leur compréhension.
Avant de mettre en service, nous avons procédé à un audit détaillé, à un téléchargement test et à une assistance pratique afin de nous assurer que toutes les données et tous les flux de travail s'alignaient parfaitement. Au cours des premiers jours de la mise en service, Cody n'a eu besoin de poser qu'une ou deux questions à son directeur/directrice de l'implémentation. Tout le reste était clair, intuitif et prêt à fonctionner.
Si l'expérience a permis à Roam Spokane de démarrer en toute confiance, elle a également créé un modèle d'implémentation reproductible qu'ils peuvent désormais utiliser pour déployer facilement Mews dans leurs futurs détails.
