La destination
Un établissement historique français et une institution locale
« Niché sur les rives de la Loire, l’Hôtel VillaPona est un petit hôtel boutique familial, empreint de caractère et d’histoire. Ancien relais de Diligences du XVIIe siècle, il a été un lieu emblématique pendant plus de soixante-dix ans, transmis de génération en génération. En mai 2023, un nouveau chapitre a commencé lorsqu’un couple a décidé de restaurer cet établissement chargé d’histoire et de redonner vie à ses murs patinés par le temps.
Ni l'un ni l'autre n'avait d'expérience dans l'hôtellerie, mais ils étaient animés par une passion et un objectif communs. « Nous avons toujours aimé les belles demeures, et ce projet consistait à redonner vie à un bâtiment spécial, mais d'une manière complètement différente », explique Émilie Gonin, propriétaire et directrice générale. «Nous voulions accueillir chaque client comme s'il entrait dans notre maison et notre famille, en le recevant avec sincérité, chaleur et cœur. »
Le défi
Partir de zéro avec des processus manuels et des registres papier
Après avoir découvert Hôtels & Préférence lors d'un salon professionnel à Paris, Émilie et son mari, David Thevenet, ont décidé de rejoindre la collection et de reclasser l'établissement en hôtel boutique 3 étoiles. « Il était évident que s'aligner sur une marque forte serait essentiel pour notre lancement réussi », explique Émilie.
Mais sur le plan opérationnel, ils partaient de zéro. Tout se faisait manuellement et il n'y avait aucun système en place, juste un agenda papier et des factures manuscrites. Émilie et David ont rapidement compris qu'ils avaient besoin d'un système de gestion hôtelière (PMS) moderne capable de gérer les opérations et de concrétiser leur vision.
« Nous avons évalué plusieurs options, mais Mews s'est distingué par sa simplicité, ses tarifs très compétitifs pour un petit hôtel boutique et sa facilité d'intégration, même pour les débutants », note Émilie. « Nous avons également reçu d'excellents retours de confrères hôteliers qui recommandaient vivement Mews. »
La solution
Un processus d’onboarding accompagné et sans stress avec Mews
« Ce qui aurait pu être un processus d’onboarding stressant s’est transformé en un parcours guidé, grâce au soutien pratique de Mews.
« L’équipe Customer Success de Mews a compris que je partais de zéro et que j’étais dépassée », raconte Émilie. « Ils se sont réellement adaptés à mon niveau, ont tout expliqué clairement et, surtout, m’ont rassurée. Le soutien que j’ai reçu n’était pas seulement efficace, mais profondément humain. Ce genre d’attention est quelque chose que j'ai trouvé bien trop rare, et cela a énormément compté pour moi. »
L’onboarding a été fluide, rapide et bien coordonné avec Hôtels & Préférence. Mews a accompagné l’équipe de VillaPona à chaque étape, en mettant même en place des éléments clés pour l’avenir, tels que différents types de paiement et catégories de produits.
Les résultats
Comment Mews a transformé les opérations et posé les bases d’un avenir solide
Transformation immédiate
« En quelques semaines seulement, Mews a complètement transformé notre façon de gérer l'hôtel », déclare Émilie. « Cela nous a donné une structure et la capacité d'anticiper et de planifier l'avenir, ce qui a été un véritable tournant. »
Le passage d'opérations sur papier à une plateforme numérique a apporté une efficacité immédiate. Les réservations, autrefois suivies manuellement, se synchronisent désormais automatiquement sur tous les canaux. La facturation, auparavant chronophage, est automatisée. Même les rapports touristiques et les exports de performance, qui prenaient des heures, apparaissent désormais en quelques clics.
Un parcours client fluide
Les changements sont visibles à chaque point de contact avec le client. Les réservations en ligne sont fluides et sécurisées, tandis que les enregistrements sont sans effort grâce aux paiements gérés en amont. Les factures sont générées automatiquement et sont entièrement conformes à la TVA. Les options multidevises facilitent la vie des voyageurs internationaux.
« Le plus important, c'est que nous n'avons reçu aucun retour négatif de la part des clients, ce qui est un excellent signe que nous offrons systématiquement une expérience positive », affirme Émilie.
Automatisation en coulisses
Pour Émilie, l'un des avantages les plus significatifs de l'utilisation de Mews est l'automatisation silencieuse qui maintient tout en fonctionnement de manière transparente en arrière-plan. Chaque réservation, paiement et mise à jour transite par le système sans intervention manuelle. Cette automatisation permet non seulement d'économiser des heures chaque semaine, mais elle réduit également les erreurs et libère l'équipe pour se concentrer sur les clients plutôt que sur l'administratif. En fait, ils ont atteint zéro erreur de réservation grâce à l'intégration directe entre le PMS Mews et SynXis.
Des paiements intégrés qui améliorent l'expérience
Mews Payments a également été un véritable tournant pour VillaPona. Auparavant, le check-in pouvait sembler laborieux, avec des cartes bancaires traitées manuellement et des factures rédigées à la main. Désormais, les paiements sont une partie invisible et fluide de l’expérience client.
« Le paiement est maintenant entièrement intégré au parcours client, ce qui simplifie les choses pour tout le monde », explique Émilie. « Cela renforce notre image d’hôtel moderne, tout en nous faisant gagner un temps précieux.
Une équipe plus confiante et épanouie
L’efficacité opérationnelle apportée par Mews a eu un impact profond sur l’équipe. Annie, membre de l'équipe de longue date qui n'avait jamais travaillé avec des outils numériques auparavant, a rapidement appris à utiliser le système, malgré des réticences initiales.
« Aujourd’hui, elle utilise Mews avec assurance, même sur son téléphone », raconte Émilie. « Cela a véritablement été une révélation pour elle. »
Avec des processus simplifiés, moins d’erreurs et des outils intuitifs, le niveau de stress a considérablement diminué au sein de l’équipe. Cette nouvelle confiance permet à chacun — propriétaires et personnel — de consacrer davantage d’énergie à créer des expériences mémorables pour leurs clients.
S'adapter avec agilité
Même après avoir transformé ses opérations quotidiennes, VillaPona doit faire face au défi permanent de la saisonnalité, une réalité pour de nombreux hôtels de destination. Mews offre la flexibilité et la visibilité en temps réel nécessaires pour réagir rapidement : ajuster les tarifs, adapter les offres pour les entreprises locales ou modifier les conditions afin de s’aligner sur la demande, le tout en quelques clics.
Cette agilité n’est pas seulement logique sur le plan opérationnel ; elle renforce également la stratégie commerciale de VillaPona, lui permettant de planifier et de réagir en toute confiance. »
Conclusion
Pourquoi VillaPona recommande Mews à ses pairs
Lorsqu’on lui demande de partager ses conseils avec d’autres établissements Hôtels & Préférence envisageant d’adopter Mews, l’enthousiasme d’Émilie est évident.
« Lancez-vous ! Changer de PMS peut sembler intimidant, mais Mews vous accompagne à chaque étape », conseille Émilie. « La plateforme est moderne, intuitive et conçue aussi bien pour les petits établissements indépendants que pour les hôtels plus importants. Elle automatise ce qui compte, fait gagner du temps et offre une expérience fluide aux clients. Même sans expérience dans l'hôtellerie, vous pouvez réussir avec le bon partenaire. »
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