" S'équiper d'un PMS peut sembler intimidant, mais Mews vous accompagne à chaque étape. La plateforme est moderne, intuitive et conçue pour les petits indépendants comme pour les plus grands hôtels. Elle permet d'automatiser ce qui compte, de sauvegarder du temps et d'offrir une expérience client fluide."
La destination
Un établissement français historique et une institution locale
Niché sur les rives de la Loire, l'hôtel VillaPona est un petit boutique-hôtel familial empreint de caractère et d'histoire. Ancien relais de poste du XVIIe siècle, il a été un lieu emblématique de la vie locale pendant plus de 70 ans, transmis de génération en génération. En mai 2023, un nouveau chapitre s'est ouvert lorsqu'un couple a décidé de redonner vie à cet établissement chargé d'histoire, en restaurant avec soin ses murs marqués par le temps.
Même si cet homme et cette femme n'avaient aucune expérience préalable dans le secteur de l'hôtellerie, tous deux partageaient la même passion et la même vision. « Nous avons toujours aimé les belles bâtisses, et ce projet visait à redonner vie à un bâtiment particulier, mais d'une manière totalement différente », explique Émilie Gonin, propriétaire et directrice générale. « Notre ambition était simple : accueillir chaque client comme s'il venait chez nous, avec beaucoup de sincérité et de bienveillance. »
Le défi
Partir de zéro avec des processus manuels et des documents papier
Après avoir découvert les chaînes Hôtels & et Préférence lors d'un salon professionnel à Paris, Émilie et son mari, David Thevenet, ont décidé de rejoindre la collection et de reclasser l'établissement en boutique-hôtel 3 étoiles. « Nous avons très vite compris que l'appui d'une marque reconnue serait indispensable pour assurer la réussite de notre lancement », commente Émilie.
Seulement, sur le plan opérationnel, ils partaient de zéro. Toutes les opérations étaient gérées manuellement : aucun système n'était en place, seulement un agenda papier et des factures manuscrites. Très vite, Émilie et David ont compris qu'ils avaient besoin d'un système de gestion hôtelière (PMS) moderne, capable de piloter leurs opérations et de concrétiser leur vision.
« Nous avons considéré plusieurs options, mais Mews est sorti du lot, notamment grâce à sa facilité d'utilisation, son prix très compétitif pour un petit boutique-hôtel comme le nôtre et son processus d'implémentation simple, même pour des personnes sans expérience », ajoute Émilie. « Nous avons également eu des échos très positifs d'autres hôteliers, qui nous l'ont fortement recommandé. »
La solution
Une implémentation fluide et encadrée avec Mews
Grâce à l'accompagnement et au suivi de Mews, ce qui aurait pu être un processus d'implémentation stressant s'est transformé en une expérience fluide et encadrée.
« L'équipe Customer Success de Mews a bien compris que je partais de zéro et que j'étais dépassée par les événements », confie Émilie. « Elle a su s'adapter, en prenant le temps de clairement m'expliquer les choses et surtout, en me rassurant. L'accompagnement que j'ai reçu était non seulement efficace, mais aussi profondément humain. Selon moi, ce niveau d'attention est très rare et c'est quelque chose que j'ai véritablement apprécié. »
L'Onboarding s'est déroulée sans heurts, rapidement et en parfaite coordination avec Hôtels & Préférence. Mews a guidé l'équipe de VillaPona à chaque étape, en posant les bases d'une réussite à long terme grâce à des fonctionnalités telles que les types de paiement flexibles.
"Nous avons évalué plusieurs options, mais Mews s'est démarqué par sa simplicité, son prix très compétitif pour un petit boutique-hôtel et son implémentation facile, même pour les débutants. Nous avons également reçu d'excellents commentaires de la part d'autres hôteliers qui nous ont chaudement recommandé Mews."
Les résultats
Comment Mews a transformé les opérations et posé les bases d'une réussite durable
Transformation immédiate
« En seulement quelques semaines, Mews a complètement transformé notre façon de gérer un hôtel », affirme Émilie. « Mews nous a permis de nous structurer et de mieux planifier l'avenir, ce qui a été un véritable tournant.
Passer de documents papier à une plateforme numérique nous a immédiatement fait gagner en efficacité. Les réservations que nous devions auparavant suivre manuellement sont maintenant synchronisées automatiquement sur tous nos canaux. Les choses qui prenaient beaucoup de temps, comme la facturation et l'émission de factures, sont désormais automatisées. Les rapports touristiques et les exportations sur les performances, autrefois longs à générer, sont désormais accessibles en seulement quelques clics. »
Un parcours client sans point de friction
Les changements se reflètent à chaque point de contact client. Les réservations en ligne sont fluides et fiables et les check-ins rapides grâce aux prépaiements. Les factures sont générées automatiquement et sont entièrement conformes à la TVA. La fonctionnalité Multicurrency simplifie la vie des voyageurs internationaux.
« Plus important encore, nous n'avons reçu aucun retour négatif de la part des clients, signe que nous offrons constamment une expérience positive », ajoute Émilie.
Automatisation en arrière-plan
Pour Émilie, l'un des avantages majeurs de Mews est l'automatisation, qui assure un fonctionnement optimal en arrière-plan. Le système traite chaque réservation, chaque paiement et effectue chaque mise à jour en parfaite autonomie, sans aucune intervention humaine. Ces automatisations permettent non seulement de gagner de précieuses heures chaque semaine, mais aussi de réduire les erreurs et de libérer les équipes, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur des formalités administratives. En fait, ils ont atteint zéro erreur de réservation grâce à l'intégration bidirectionnelle entre la solution de réservation centrale de SynXis et la solution de réservation centrale de SynXis. Mews PMS et la solution SynXis Central Reservations (CR).
Des paiements fluides qui subliment l'expérience
Mews Payments a également changé la donne pour VillaPona. Auparavant, le check-in était une étape qui manquait de fluidité, avec des factures manuscrites et des cartes de crédit à traiter manuellement.
Désormais, 100 % des paiements sont traités automatiquement et conformes à la TVA, ce qui permet au personnel de gagner du temps et d'améliorer l'expérience client.
« Les paiements sont désormais totalement intégrés à l'expérience client, ce qui simplifie la vie de tout le monde », explique Émilie. « Cela renforce notre positionnement en tant qu'hôtel moderne, tout en nous faisant gagner un temps précieux. »
Une équipe plus en confiance et plus épanouie
L'efficacité opérationnelle de Mews a eu un profond impact sur le personnel. Annie, une collaboratrice de longue date qui n'avait jamais travaillé avec des outils numériques, s'est très vite familiarisée avec le système, malgré quelques appréhensions.
« Aujourd'hui, Annie utilise Mews en toute confiance, même sur son smartphone », confie Émilie. « Cela a été une véritable révélation pour elle. »
Les processus simplifiés et les outils intuitifs qui réduisent les erreurs contribuent à réduire le niveau de stress de toute l'équipe. Cette confiance retrouvée permet à tous - propriétaires et personnel - de consacrer plus d'énergie à la création d'expériences mémorables pour leurs clients.
S'adapter avec agilité
Malgré la transformation de ses opérations quotidiennes, VillaPona doit toujours faire face aux défis de la saisonnalité, une réalité qui touche de nombreux hôtels de destination. Grâce à sa flexibilité et à sa visibilité en temps réel, Mews permet de réagir rapidement, d'ajuster les tarifs, de créer des offres personnalisées pour les entreprises locales ou encore d'adapter les conditions à la demande en seulement quelques clics.
Cette agilité n'est pas seulement un atout sur le plan opérationnel : elle renforce également la stratégie commerciale de VillaPona, qui peut ainsi planifier et réagir en toute confiance.
"Le paiement est désormais totalement intégré à l'expérience client, ce qui facilite les choses pour tout le monde. Cela renforce notre image d'hôtel moderne, tout en nous faisant sauvegarder un temps précieux."
A retenir
Pourquoi l'hôtel VillaPona recommande Mews à ses pairs
Lorsqu’on lui a demandé de partager ses conseils avisés avec les autres établissements du groupe Hôtels & Préférence qui souhaitent adopter Mews, l’enthousiasme d’Émilie était manifeste.
« Foncez ! Changer de PMS peut être intimidant, mais Mews vous accompagne à chaque étape du processus », explique-t-elle. « La plateforme est moderne, intuitive et conçue aussi bien pour les petits établissements indépendants que pour les grands hôtels. Elle automatise les opérations stratégiques, vous fait gagner du temps et crée une expérience client fluide. Avec le bon partenaire, la réussite est à portée de main, même sans expérience préalable dans l'hôtellerie. »
Remise en lumière de l'intégration
SynXis Central Reservations (CR)
SynXis CR est une solution complète et intuitive conçue pour gérer les tarifs, l'inventaire et les réservations. Disponible en huit langues.
Qualitelis
Qualitelis est une solution Saas complète qui fournit un service de gestion/directrice de la clientèle, y compris un CRM innovant.
Série K de Lightspeed
iKentoo est un système de point de vente et de gestion d'entreprise basé sur une tablette et destiné au secteur de l'hôtellerie et de la restauration. iKentoo propose des solutions pour les restaurants, les bars et les hôtels.
