Qu'est-ce que la gestion des stocks (inventory management) ?
La gestion des stocks, ou inventory management, désigne le processus de suivi des produits stockés, de l'approvisionnement dans l'entrepôt à la vente finale. On compte ici les matières premières, les en-cours de production, les produits finis et toutes les fournitures nécessaires au bon fonctionnement de votre activité. Par exemple, pour un hôtel-restaurant, le processus d'inventory management optimisera les niveaux de stock des serviettes de bain, des draps, des produits d'entretien, des produits F&B, des cadeaux de bienvenue…
Élément essentiel de la supply chain, l'inventory management garantit une bonne visibilité sur l'état de l'inventaire de l'entreprise. Il permet de connaître les produits disponibles dans le magasin à l'instant T, où ils sont disposés et tout l'historique des commandes et des ventes. Ainsi, le gestionnaire contrôle précisément les entrées et les sorties du stock. Il sait également combien vaut l'inventaire en temps réel. L'objectif ? Avoir toujours ce qu'il faut de produits pour répondre aux demandes des clients.
Pourquoi l'inventory management est indispensable ?
Sans contrôle des mouvements de stock ni suivi des commandes, la gestion de l'inventaire devient vite chaotique. Rupture de stock, sur-stock, gaspillage alimentaire, conflit dans l'équipe, perte d'argent, mauvaise réputation, insatisfaction client… Un mauvais inventory management entraîne une série de problèmes pour votre hôtel-restaurant. Si les informations sur l'état de votre stock vous manquent, si vous ne savez pas ce dont vous disposez ou, pire, ce dont vous avez besoin pour accueillir vos clients, vous risquez de causer la panique et la frustration.
Imaginez un menu de restaurant dont le quart des plats ne peut être préparé par manque de matières premières. Les commandes ne pourront être livrées, les clients seront déçus, ils écriront un commentaire salé sur Tripadvisor. De plus, vous devrez commander en urgence les produits manquants aux fournisseurs, ce qui risque de vous coûter cher. Vous aurez donc perdu de l'argent, des clients et votre notoriété.
À l'inverse, prévoir un trop grand espace de stockage et commander une quantité importante de matières premières, de fournitures et d'accessoires n'a rien d'idéal non plus. Stocker des produits, c'est stocker de l'argent. Vous payez l'entreposage, l'assurance et le loyer. De plus, les aliments risquent de périmer avant d'être utilisés dans vos recettes. Il faut évaluer les bons niveaux de stock en fonction de la fréquence des commandes. En inventory management, la marge doit rester raisonnable.
Comment optimiser la gestion d'inventaire en hôtellerie ?
Optimiser la gestion des stocks dans son hôtel, c'est d'abord connaître l'état de ses stocks. Vous devez savoir à tout moment combien de riz il vous reste dans les placards, si les draps sont bien revenus de la laverie prestataire, si telle quantité de shampoing suffit pour ce mois ou s'il y a besoin d'en recommander… En résumé, il doit toujours rester un stock minimum par type de produit dans votre entreprise, et vous devez accéder rapidement à ces informations. Pour ce faire, voici quelques conseils d'inventory management pour hôtel-restaurant :
- Réaliser l'inventaire de votre stock régulièrement, et le plus souvent possible, afin de commander au bon moment et de maîtriser vos niveaux de stock (nous rappelons que c'est obligatoire une fois par an en entreprise) ;
- Organiser l'espace de stockage par catégorie de produits, par date de péremption… afin d'éviter le gaspillage alimentaire et de faciliter le travail de votre équipe ;
- Surveiller les prix des fournisseurs et réaliser des commandes groupées à l'avance, afin d'éviter des factures élevées et de respecter votre budget ;
- Mettre en place des plafonds minimum de stock et des alertes lorsque vous passez sous ces plafonds ;
- Utiliser un logiciel de gestion d'inventaire comme le POS Mews afin de contrôler les mouvements de stock, recevoir des alertes avant les ruptures, surveiller les marges et exploiter vos données hôtelières.
Comment choisir un logiciel de gestion d'inventaire ?
Les inventaires prennent du temps. Beaucoup de temps. Plus il y a de transactions et de produits différents à compter, et plus la gestion des stocks vous coûtera cher. Si les processus sont manuels, vous risquez également les erreurs, ce qui peut occasionner de gros problèmes sur la supply chain par la suite, dont la rupture de stock et le gaspillage alimentaire.
Heureusement, il existe aujourd'hui des solutions d'inventory management pour vous assister dans cette tâche ! Suivez vos stocks en temps réel avec un logiciel de gestion de type POS. Mews améliore les performances de votre hôtel-restaurant avec un outil digital en cloud native adapté. Simple et intuitif, il s'intègre à votre PMS hôtelier et récolte les informations de tous vos établissements. Vous contrôlez vos dépenses et tracez automatiquement vos produits sur une plateforme optimisée. De plus, le logiciel organise vos données en temps réel pour vous soumettre des rapports d'analyse, afin d'améliorer vos processus d'entreprise.
Avec un logiciel dédié à l'inventory management pour hôtel-restaurant, vous pouvez facilement :
- Synchroniser votre stock après les commandes ;
- Être alerté avant la rupture de stock ;
- Surveiller les marges et les coûts des produits et chaque fournisseur ;
- Trouver les sources de gaspillage alimentaire.
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