À propos d'Otter Hospitality
Otter Hospitality est un groupe d'établissements basé à Monterey qui opère 11 établissements de marques indépendantes en Californie. En tant qu'entreprise familiale affiliée à l'AAHOA, elle représente une nouvelle génération de propriétaires-exploitants : elle met la main à la pâte et s'attache à moderniser des opérations hôtelières de longue date sans perdre le contrôle de l'entreprise.
Au fur et à mesure que leur portefeuille se développait, les systèmes existants et les flux de travail manuels sont devenus un goulot d'étranglement. Otter Hospitality avait besoin d'une technologie capable de s'adapter à l'ensemble des établissements, de réduire les frictions opérationnelles et de donner aux propriétaires une visibilité claire, sans imposer un modèle unique ni gonfler les coûts.
The reason we switched is simple. Mews gives us flexibility, automation and the freedom to build the tech stack that actually works for us.
Un PMS centralisé qui s'adapte à la croissance du portefeuille
Challenges La gestion de multiples établissements sur des systèmes anciens a engendré des erreurs, des incohérences et un travail manuel inutile au fur et à mesure que le portefeuille s'agrandissait.
Solution Otter Hospitality a mis en place un contrat-cadre de groupe Mews PMS sur l'ensemble de son portefeuille à l'aide d'un contrat-cadre de groupe, ce qui a permis d'assurer la cohérence des prix et des durées au fur et à mesure de la mise en service de nouveaux établissements. La mise en place d'un système de base unique a permis aux équipes de normaliser les opérations tout en conservant un certain crédit au niveau des établissements, ce qui est essentiel pour un groupe d'établissements diversifiés et indépendants. De plus, l'accès des employés est cohérent et étroitement surveillé grâce à la gestion centralisée des fonctions/directions des utilisateurs et des autorisations.
Résultat
- 11 établissements opérant avec un seul PMS
- Des opérations cohérentes sans sacrifier l'indépendance
Une implémentation toujours plus rapide pour chaque établissement
Challenges
Une expansion rapide exigeait un modèle de déploiement qui ne ralentirait pas les opérations et ne surchargerait pas les équipes.
Solution Otter a mis en œuvre une approche d'implémentation progressive à l'aide de Mews, en combinant l'implémentation en ligne standard avec l'implémentation premium et les audits de système pour certains détails. Chaque mise en service a permis de développer les connaissances internes et de créer un modèle reproductible qui a réduit les frictions, rendant le déploiement suivant plus rapide et plus efficace. L'auberge Bay Breeze a été lancée en 21 jours seulement, établissant ainsi des paramètres pour les futurs établissements.
Résultat
- Onboarding plus rapide pour chaque nouvel établissement
- Processus reproductible pour les acquisitions futures
Mews gave us a repeatable rollout model. We can deploy the same core PMS configuration while still supporting property-level differences in rates, products and operations.
L'automatisation qui réduit le travail quotidien et les erreurs coûteuses
Challenges
La facturation manuelle et les compléments de produits, tels que les frais de stationnement, nécessitaient une surveillance constante et donnaient souvent lieu à des erreurs.
Solution
À l'aide des règles de produit deMews , Otter a automatisé les débits récurrents en fonction de la source de réservation, du tarif et des conditions de séjour. Les frais de stationnement et les compléments sont désormais appliqués automatiquement au bon moment dans le parcours du client, ce qui supprime toute intervention manuelle au poste de travail. Ces règles ont permis de réduire les erreurs humaines, d'améliorer la cohérence de la facturation et de faciliter considérablement la formation du nouveau personnel dans l'ensemble des détails.
Résultat
- Moins de tâches manuelles pour les équipes du poste de travail
- Réduction des erreurs de facturation et des litiges avec les clients
- Des prix et un traitement des compléments plus cohérents
Mews product rules removed a lot of manual work. Once it’s set up, it just runs.
La visibilité financière sans la gymnastique des tableurs
Challenges
Le reporting financier au niveau du groupe était lent, fragmenté et fortement tributaire de rapprochements manuels.
Solution
Mews centralisent le suivi financier de tous les détails, en introduisant une logique de comptabilité cohérente au niveau du groupe d'établissements. Les transactions sont désormais enregistrées dans des registres comptables structurés qui rendent les rapports plus clairs et plus rapides, sans avoir recours à des feuilles de calcul exportées ou à un nettoyage manuel. Cela a permis aux propriétaires d'avoir une meilleure visibilité sur les performances tout en réduisant le temps passé à réconcilier les chiffres entre plusieurs hôtels.
Résultat
- Supervision financière centralisée pour l'ensemble des établissements
- Rapprochement et rapports plus rapides
- Une meilleure visibilité au niveau des propriétaires
With Mews ledgers, we finally have clarity across the whole group instead of piecing things together.
Un écosystème conçu pour tester, apprendre et s'adapter
Challenges
Des systèmes rigides ont limité la capacité à expérimenter des outils de revenu, des messages à l'intention des clients et des stratégies de distribution.
Solution
Mews L' API ouverte a permis à Otter de connecter ses outils préférés pour la gestion des revenus, la communication client (Akia) et la gestion des canaux. Plutôt que de s'engager à long terme avec un seul fournisseur, le groupe a adopté une approche d'essai et d'apprentissage - en essayant de nouvelles solutions, en mesurant les résultats et en ne généralisant que ce qui apportait de la valeur. Cette flexibilité a permis de maîtriser les coûts tout en maintenant l'écosystème prêt pour l'avenir.
Résultat
- Liberté de tester de nouveaux outils sans changer de PMS
- Une innovation plus rapide sans enfermement dans la durée
- Une technologie qui s'adapte à l'évolution de l'entreprise
Mews gives us access to integrations so we can test new tools and see what actually works before committing.
Visant vers l’avant
Otter Hospitality prévoit de continuer à développer son portefeuille en utilisant Mews comme base standardisée. Avec l'automatisation, les intégrations ouvertes et la visibilité au niveau du groupe en place, l'équipe se concentre sur une mise à l'échelle efficace tout en protégeant les marges.
En tant que membre actif de l'AAHOA, Otter Hospitality continue de montrer comment des systèmes modernes peuvent soutenir des entreprises hôtelières multigénérationnelles sans compliquer excessivement les opérations. Ils font également un essai de Atomize RMS, un système de gestion des revenus alimenté par l'IA qui suit les signaux du marché et optimise les stratégies de prix en temps réel.
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