Qu’est-ce qu’un système de PDV basé sur le cloud et quels sont ses avantages ?

Un système de point de vente basé sur le cloud est un appareil de point de vente connecté à Internet qui peut être utilisé pour traiter des paiements pour tous types d’activités, dont l’hôtellerie. Pour ce faire, il combine des appareils physiques et des logiciels. On parle quelquefois de point de vente électronique (ou ePOS, pour Electronic Point of Sale), car le système de PDV peut être déployé en se connectant à Internet par voie électronique, à partir d’un navigateur Web.

Ce type de point de vente présente de nombreux avantages, que nous allons vous présenter plus en détail dans cet article. Nous allons également vous expliquer comment choisir le meilleur système de PDV basé sur le cloud pour votre activité. C’est parti !

Qu’est-ce qu’un système de PDV basé sur le cloud ?

Un système de PDV basé sur le cloud permet de traiter les paiements et les transactions pour tout type d’entreprise. Il stocke les informations sur des serveurs externes situés dans le cloud. Les clients et les employés de votre hôtel peuvent interagir directement avec la partie frontale du système depuis une tablette, un smartphone ou un appareil connecté à Internet. La partie dorsale contient un logiciel grâce auquel vous pouvez gérer vos données, les profils client et les données analytiques, entre autres, à partir de n’importe quel navigateur Web.

Dans la mesure où les données et les informations sont stockées sur Internet, vous pouvez y accéder où que vous soyez, tant que vous disposez d’une connexion à Internet. Le point de vente nécessite peu de formation et de configuration, car il suffit de télécharger l’application une fois que votre entreprise dispose d’un contrat avec le fournisseur du PDV et qu’elle utilise la technologie SaaS (Software as a Service).

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un système de PDV basé sur le cloud ?

Un système de PDV basé sur le cloud présente de nombreux avantages et quelques inconvénients. Nous allons les passer en revue.

Intégration avec d’autres systèmes

L’un des avantages les plus importants d’un système dont les fonctionnalités de point de vente sont basées sur le cloud consiste en sa capacité à s’intégrer facilement avec votre PMS pour optimiser vos opérations. Vous pouvez notamment profiter de mises à jour en temps réel et d’un traitement des paiements plus efficace pour l’ensemble de vos systèmes. Plus vos systèmes sont intégrés, plus il vous sera facile d’optimiser tous les aspects de votre activité, des rapports aux tâches quotidiennes.

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Utilisez-le quand vous le souhaitez et où que vous soyez

Grâce à un PDV de restaurant d’hôtel accessible virtuellement, vous pouvez percevoir les paiements de vos clients n’importe où dans l’hôtel : à la réception, au bar de la piscine, dans leur chambre d’hôtel, ou encore dans le restaurant de l’hôtel, ce qui améliore l’expérience client. Vous pouvez également centraliser toutes les données de sorte qu’elles soient accessibles facilement, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez ou l’appareil que vous utilisez pour y accéder. Cela garantit une collecte des données et un processus d’optimisation simplifiés et plus cohérents.

La connectivité présente cependant certains inconvénients, car en cas de panne du serveur ou d’Internet, vous risquez de vous retrouver sans système de paiement, ce qui peut affecter négativement les ventes de votre entreprise. Ceci étant dit, vous serez toujours en mesure de traiter les ventes, et ce même en cas de problème de connexion Wi-Fi. Seules certaines fonctionnalités ne seront plus accessibles.

Aucune formation nécessaire

Un PDV basé sur le cloud présente l’avantage d’être très intuitif. Une fois que vous avez conclu un contrat auprès d’un fournisseur, il vous suffit de télécharger l’application et de vous lancer, sans temps de formation pour vous ou votre personnel. La facilité d’utilisation de ce type de système signifie également que le support peut se limiter au support en ligne.

Tarification

La tarification des systèmes basés sur le cloud a tendance à être basée sur un modèle d’abonnement à trois niveaux qui est particulièrement avantageux pour les hôteliers qui débutent, en raison de l’accessibilité du premier palier. Cependant, plus vous possédez d’établissements et plus les fonctionnalités dont vous avez besoin sont nombreuses, plus votre abonnement mensuel sera élevé.

Aucune copie de sauvegarde nécessaire

Les systèmes cloud bénéficient d’un avantage concurrentiel par rapport aux systèmes traditionnels : toutes les informations sont stockées sur Internet. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’effectuer de copie de sauvegarde des données client et des données analytiques, et que vous ne risquez pas de perdre vos données. Cependant, comme nous l’avons mentionné, une panne de serveur ou de courant peut porter préjudice aux ventes de votre hôtel.

Réaliser des économies matérielles

Les produits SaaS fonctionnent par le biais d’une connexion à Internet, ce qui vous évite d’investir dans un équipement coûteux. Vous pouvez même utiliser un smartphone ou une tablette avec un accès à Internet pour traiter des transactions. Vous ne courrez pas le risque de devoir remplacer des pièces, car aucune machine physique n’est nécessaire. Enfin, les mises à jour logicielles sont installées automatiquement, ce qui signifie qu’il ne sera pas nécessaire de rémunérer des techniciens pour mettre à jour l’appareil manuellement.

Comment choisir le meilleur système de PDV basé sur le cloud pour votre entreprise

Pour choisir le système le mieux adapté à vos besoins, prenez en considération les facteurs suivants :

La facilité d’utilisation

La capacité à accepter et à traiter des paiements est fondamentale pour votre hôtel. Assurez-vous que votre point de vente est rapide à installer pour gagner du temps (et de l’argent) et permettre à vos employés de rester aussi productifs que possible.

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Les fonctionnalités

Les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent de votre hôtel. Avant d’acheter votre système, vous devez donc réaliser une analyse approfondie de vos lacunes ou des domaines de votre activité qui pourraient être optimisés. Les fonctionnalités disponibles ne manquent pas : gestion d’inventaire, intégrations, rapports, planification, entre autres. Il est donc capital de connaître vos limites pour déterminer quel outil est le plus adapté pour vous aider à les surmonter.

Les besoins de votre hôtel

Vous pouvez envisager d’effectuer une analyse SWOT pour identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces en matière de traitement des paiements dans votre hôtel. Cela vous aidera à mieux identifier les caractéristiques et les fonctionnalités dont vous avez besoin et à déterminer le budget que vous souhaitez investir dans un tel système.

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Conclusion

Nous avons examiné en quoi consiste un PDV basé sur le cloud, ses avantages et ses inconvénients, et comment choisir le meilleur PDV pour votre activité hôtelière. Cette solution est source de revenus, mais elle peut également augmenter votre productivité, en réduisant la quantité de travail manuel grâce à ses capacités d’intégration et sa facilité d’utilisation. Les sociétés hôtelières ont tout à gagner à investir dans un outil aussi important que le PDV.

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