Quels sont les outils de contrôle de gestion hôtelière ?

Qu'est-ce que la gestion hôtelière ?

La gestion hôtelière, ou hôtel management, consiste à superviser l'ensemble des tâches commerciales, opérationnelles et administratives d'un établissement hôtelier. De l'entretien des chambres au service de restauration, en passant par la réservation en ligne, ce travail comprend tous les aspects de l'exploitation de l'hôtel.

L'objectif est de coordonner les différents services pour respecter les normes, maintenir un niveau de qualité élevé et satisfaire les clients. Dans l'industrie hôtelière, il faut pouvoir anticiper les besoins des voyageurs et mettre en place des stratégies pour améliorer la performance de l'établissement. Outre le directeur général, le premier responsable de la pérennité de l'hôtel, il faut également comprendre le rôle du contrôleur de gestion hôtelière.

Qu'est-ce que le contrôle de gestion en hôtellerie ?

Le contrôle de gestion en hôtellerie est une technique de pilotage de la performance et d'aide à la décision. Il consiste à vérifier si les procédures relatives à la stratégie d'entreprise et la réglementation en vigueur sont bien respectées, tout en pointant les sources de dysfonctionnement et des axes d'amélioration à court, moyen et long terme…

Ce système offre une vision globale d'une organisation. Complémentaire aux audits internes, qui sont des vérifications plus ponctuelles, le contrôle de gestion hôtelière se consacre à l'ensemble des processus opérationnels. Il alloue les bonnes ressources financières et humaines au bon service et au bon moment, afin d'atteindre les objectifs fixés par l'organisation.

Quelles sont les missions du contrôleur de gestion hôtelière ?

Le contrôleur de gestion hôtelière assiste l'hôtel dans sa stratégie économique globale et dans l'optimisation de sa rentabilité financière. La direction va s'appuyer sur son travail pour définir des objectifs réalistes et suivre les performances de l'activité hôtelière.

Ses missions varient en fonction du secteur et de la taille de l'organisation, mais de façon générale, il s'occupe de :

• Mettre en place des dispositifs et des procédures de contrôle ;
• Suivre les performances de l'hôtel via les KPI du secteur hôtelier ;
• Analyser les dysfonctionnements, points forts et points faibles du système ;
• Alerter sur les non-conformités et les dangers ;
• Préconiser des solutions et des axes d'amélioration ;
• Élaborer et rectifier les budgets ;
• Réaliser des études financières.

Dans la pratique, le contrôle de gestion hôtelière​ ​base sur le cycle PDCA (Planifier, Développer, Contrôler, Agir). Cette méthode de résolution des problèmes interactive transforme vos processus en continu pour mieux convenir aux dernières tendances dans l'hôtellerie-restauration et à vos stratégies d'entreprise. Un bon moyen d'améliorer l'expérience client à l'hôtel !

Comment choisir un système de gestion hôtelière ?

S'il souhaite apporter des solutions et suggérer des actions correctives à son entreprise, le contrôleur de gestion en hôtellerie doit s'appuyer sur des données. Ces dernières proviennent de tout type de service et évoluent à chaque instant. Afin d'utiliser tout leur potentiel et d'être au plus juste dans les analyses, il faut s'équiper d'un outil de suivi comme le Hotel Data analytics de Mews.

Cette plateforme tout-en-un rassemble toutes vos données clés dans des tableaux interactifs et visuels. Vos mesures sont précises et actualisées en temps réel. Vous suivez facilement vos performances et observez votre historique, en combinant si besoin les données de plusieurs établissements. Avec Mews, il n'aura jamais été aussi simple de contrôler ses opérations quotidiennes et d'analyser ses finances !

Envie d'aller plus loin ? Découvrez aussi 10 façons d'améliorer ses opérations en tant qu'hôtelier indépendant dans notre blog Mews.

Les 5 meilleurs outils de gestion en hôtellerie-restauration

Afin de mener à bien sa mission, le contrôleur de gestion hôtelière dispose d'outils complémentaires et évolutifs. On les divise en 3 catégories :

• Prévisionnels et budgétaires ;
• Mesure et suivi ;
• Pilotage et communication.

Ces outils peuvent prendre la forme d'un logiciel de gestion tout-en-un comme Mews afin d'optimiser les processus et de transmettre les informations au directeur de l'hôtel (ou du groupe hôtelier) et de tous les autres services.

La gestion des coûts hôteliers

C'est souvent à travers la comptabilité générale que l'on détermine si la société a généré du profit ou des pertes. Mais c'est plus précisément la comptabilité analytique, focalisée sur les coûts, qui va permettre de mesurer le bénéfice réalisé sur les produits et services.

Le management des coûts suit l'ensemble des postes de charge dans l'hôtel afin d'anticiper les dépenses à engager sur une période donnée. On compte ici les salaires, les consommables, les matières premières, les loyers, etc. La mise en œuvre d'un budget prévisionnel permet ainsi de ne pas naviguer à vue, et les reportings d'optimiser les ressources.

Le système d'information

Le système d'information (SI) désigne l'ensemble de dispositifs permettant de collecter, de stocker et de transmettre des informations dans une organisation. Il doit faciliter la communication interne et externe, optimiser la coordination des tâches et garantir la fiabilité des données. Le SI détient une place centrale dans le fonctionnement de l'entreprise.

Avec un logiciel de gestion hôtelière centralisé comme Mews, toutes vos précieuses données sont triées et analysées au même endroit ! La communication est fluidifiée entre vos équipes, ce qui évite les malentendus et fait gagner du temps à tout le monde. Vous répondez rapidement aux requêtes des clients et permettez à votre personnel d'avoir le même niveau d'information.

Le tableau de bord

Qui dit « pilotage » dit « tableau de bord ». Dans l'idéal, il est pertinent, clair et synthétique. Il doit permettre de prendre des décisions éclairées de manière rapide. Un bon tableau de bord montre les résultats précis et actualisés que vous souhaitez voir. Il peut se combiner à d'autres tableaux ou indicateurs, dans le but de pointer du doigt les réussites ou les problèmes survenus dans un process spécifique. C'est un outil d'aide à la décision à personnaliser en fonction de votre structure et de vos besoins. Afin d'éviter de les multiplier et de créer une usine à gaz, choisissez un outil de management complet et interactif comme celui de Mews.

L'analyse de la performance hôtelière

Les résultats exposés doivent permettre d'établir un bilan : comment avez-vous évolué ? Quels sont vos points forts, vos points faibles, vos axes d'amélioration ? Sur quel élément agir en priorité ?

L'analyse de la performance donne lieu à des actions d'amélioration. C'est à cette étape que le contrôleur de gestion hôtelière va proposer d'allouer de nouvelles ressources, de modifier les processus de l'établissement, de rectifier les budgets…

Le pilotage stratégique de l'hôtel

Vous avez mis en œuvre des actions correctives ? Le contrôle de gestion hôtelière va plus loin. Il pilote votre stratégie d'entreprise sur le long terme avec une vision macro. Vous anticipez ainsi les effets extérieurs qui pourraient impacter votre établissement hôtelier et orientez votre communication de manière cohérente et éclairée. Vous connaissez vos forces et vos faiblesses, suivez vos KPI et mettez en place des mesures pertinentes, vous garantissant ainsi des retombées positives et une meilleure expérience client.

Comment améliorer sa gestion hôtelière ?

Le succès d'un établissement d'hébergement touristique dépend, non seulement de sa force marketing et de son concept, mais surtout de sa capacité à optimiser ses opérations hôtelière​s. Le contrôleur de gestion hôtelière​ peut booster votre productivité et motiver vos équipes avec les bons outils et les bonnes pratiques. Voici quelques astuces éprouvées sur le marché pour améliorer la gestion de votre hôtel-restaurant.

Centralisez et analysez vos données hô​telières

Ne perdez pas de temps à rassembler les informations disséminées à droite à gauche. Une bonne gestion hôtelière, ce sont d'abord des informations faciles d'accès, actualisées et pertinentes. Pour ce faire, munissez-vous des bons outils. Prenez les bonnes décisions avec le logiciel Business Intelligence de Mews ! En un coup d'œil, vous consultez vos performances d'hôtel-restaurant afin de mieux comprendre vos clients et d'améliorer vos processus. Qualité des équipements des chambres, menu du restaurant, accueil à la réception, services annexes… Vous identifiez vos forces et vos axes d'amélioration sur notre plateforme intelligente.

Digitalisez le parcours client à l'hôtel

Le client aime obtenir ce qu'il souhaite le plus rapidement possible, rendez-le donc autonome… avec un hôtel autonome ! Permettez-lui de procéder au check-in, au check-out, aux conseils de tourisme, au paiement, aux réservations des services (spa, restaurant…) depuis la tablette de sa chambre ou son smartphone, via une application hôtelière. Essayez l'outil Guest journey de Mews pour satisfaire vos clients tout en déchargeant votre personnel des tâ​c​hes répétitives. Pour un séjour sur mesure, sans attente !

Besoin d'optimiser vos processus et de maîtriser vos finances ? Avec les logiciels de gestion hôtelière de Mews, vous facilitez la tâ​c​he à vos équipes et gagnez du temps au quotidien ! Maîtrisez vous coûts, fluidifiez la communication du personnel, analysez vos performances et orientez vos décisions stratégiques ! Et si vous souhaitez aussi optimiser vos taux d'occupation et vos tarifs afin de booster votre chiffre d'affaires, découvrez le Rate Management de Mews !

Découvrez notre guide pour maximiser tout le potentiel de votre établissement.